Businesstipps Microsoft Office

So verdichten Sie gekonnt eine Liste ohne Pivot

Lesezeit: 2 Minuten Eine alltägliche Aufgabe im Leben eines Buchhalters oder Controllers: Sie erhalten eine Liste mit Buchungspositionen und sollen diese nach Kunden oder Lieferanten verdichten. Wie gehen Sie am besten vor? Es gibt verschiedene Wege, dies in Excel zu erreichen.

2 min Lesezeit
So verdichten Sie gekonnt eine Liste ohne Pivot

So verdichten Sie gekonnt eine Liste ohne Pivot

Lesezeit: 2 Minuten

Sie können zum einen die Funktion SUMMEWENN() und zum anderen eine Pivot-Tabelle verwenden. Doch es gibt noch eine dritte Lösung, die sehr einfach und schnell ist, die aber trotzdem kaum jemand kennt. Lernen Sie hier die versteckte Lösung kennen.

Verdichten über den Befehl „Konsolidieren“

Ihnen liegt die Aufstellung mit Rechnungen an Kunden vor. Ihre Aufgabe ist es, die Aufstellung pro Kunde zu verdichten, sodass pro Kunde der Gesamtumsatz summiert dargestellt wird.

Um die Werte nach Kunden zu summieren, verwenden Sie den Befehl Konsolidieren: Markieren Sie eine Zelle außerhalb der Liste und aktivieren Sie im Menüband die Registerkarte Daten – Befehlsgruppe Datentools – Symbol für Konsolidieren.

Hinweis: Durch die Markierung außerhalb der Liste geben Sie die Position vor, an der später die konsolidierten Werte im Tabellenblatt eingefügt werden.

Es öffnet sich das Dialogfeld Konsolidieren.

Unter dem Listenfeld Funktion wählen Sie eine Funktion aus, die Sie beim Konsolidieren anwenden möchten. Sie finden hier die gängigsten Funktionen wie Summe, Mittelwert, Anzahl, Min, Max und so weiter.

Da Sie die Werte pro Kunden summieren wollen, wählen Sie die Funktion Summe aus. Unter Verweis erfassen Sie den Bereich der Liste: A1:C9.

So geht’s am schnellsten: Klicken Sie mit der linken Maustaste in das Feld Verweis und markieren Sie dann auch mit der linken Maustaste den Bereich in der Liste.

Klicken Sie danach mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Daraufhin wird der Bereich in die direkt darunter stehende Liste Vorhandene Verweise übernommen. Aktivieren Sie links unten die beiden Kontrollkästchen Beschriftung aus Oberster Zeile und Linker Spalte.

Abschließend klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.

Die Werte werden automatisch pro Kunde summiert dargestellt – und zwar exakt an der Position, die Sie vor Ausführung des Befehls Konsolidieren markiert haben.

Durch die Aktivierung der beiden Kontrollkästchen Oberster Zeile und Linker Spalte werden die Beschriftungen für die Kunden und die Spalten übernommen.

Hinweis: Ändern sich die Werte in der Ursprungsliste oder kommen neue Rechnungen hinzu, werden die Werte nicht aktualisiert. Führen Sie daher die Konsolidierung erneut durch.

Ihnen fällt auf, dass die Spalte F mit den summierten Rechnungsnummern wenig Sinn macht. Entfernen Sie sie.

Klicken Sie hierzu auf die Spaltenbeschriftung F, sodass die Spalte markiert ist. Danach drücken Sie die Tastenkombination Strg und Minuszeichen. Die Spalte F wird sofort entfernt.

Sie sind am Ziel: Neben der eigentlichen Liste werden die Gesamtumsätze pro Kunde angezeigt.

So arbeiten Sie noch effizienter

Sparen Sie sich die Zeit, für kleine Aufgaben gleich eine Pivot-Tabelle anzulegen. Wollen Sie wie in unserem Beispiel nur nach einer Spalte verdichten, kommen Sie auch mit dem vorgestellten Befehl Konsolidieren in Sekundenschnelle ans Ziel.

Wollen Sie hingegen nach mehreren Spalten verdichten, ist die Pivot-Tabelle die richtige Wahl.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

Bitte teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Beitrag gefällt. Klicken Sie hierzu auf die unten abgebildeten Sternchen (5 Sternchen = sehr gut):

Bitte warten...