Ihre Ausgangsdaten: Umsatzergebnisse mit Cent-Angaben
Ihr Chef schickt Ihnen heute Morgen per E-Mail eine Tabelle mit den Monatsergebnissen Ihrer Filiale in Berlin. Da er kein Freund von centgenauen Zahlen ist, bittet er Sie, die Beträge in vollen Tausendern auszugeben. Sie nehmen sich der Aufgabe gleich an. Für die Rundung wenden Sie die allgemeinen Rundungsregeln an:
- Beträge unterhalb der 500er-Marke runden Sie auf den nächsten Tausender ab und
- Werte gleich oder größer 500 runden Sie auf.
Der Betrag 1.400 wird also beispielsweis als 1.000 und der Betrag 1.600 als 2.000 ausgegeben. Diese Rundungstechnik wenden Sie zuerst auf jeden einzelnen Monat an, bevor Sie im letzten Schritt die Monatsbeträge dann summieren.
Bevor wir uns unserer Matrixformel zuwenden, lösen wir die Aufgabenstellung klassisch mit einer Hilfsspalte. Auf diese Weise lässt sich auch der Rechenweg illustrieren, sodass die Arbeitsweise der Matrixformel verständlicher wird. Los geht’s!
Runden und Addieren: Der klassische Weg über eine Hilfsspalte
Um Zahlen kaufmännisch zu runden, setzen Sie die Funktion RUNDEN() ein. Wenn beispielsweise die Zelle A1 den Wert 10,7825 enthält und Sie diesen Wert auf zwei Dezimalstellen runden möchten, verwenden Sie diese Formel: =RUNDEN(A1;2).
Das Rundungs-Einmaleins: Das erste Argument ist der zu rundende Wert – in unserem Beispiel der Wert in Zelle A1. Die Zahl im zweiten Argument gibt die Anzahl der Stellen an, auf die auf- oder abgerundet wird.
Steht in A1 der Wert 10,7825, liefert die Funktion den Wert 10,78 als Ergebnis. Steht in A1 der Wert 10,785, liefert die Funktion den Wert 10,79 als Ergebnis. Geben Sie als zweites Argument eine 0 ein, wird der Wert im ersten Argument auf eine Ganzzahl gerundet. Die Formel =RUNDEN(A1;0) rundet die Zahl 10,785 auf 11.
Das Schöne an der Funktion RUNDEN() ist, dass Sie damit nicht nur die Stellen nach dem Komma runden können, sondern auch die Stellen davor. Und so einfach geht’s:
Erfassen Sie das zweite Argument für die Funktion als negative Zahl. Um die Zahlen auf volle Tausender zu runden, geben Sie also –3 als zweites Argument in der Funktion RUNDEN() ein.
Nutzen Sie diese Möglichkeit für die Rundung der Monatsergebnisse der Filialen.
- Erstellen Sie nun neben den eigentlichen Ergebnissen in Spalte D eine Hilfsspalte.
- Erfassen Sie in der Zelle D2 die Formel =RUNDEN(B2;-3).
- Per Klick mit gedrückt gehaltener linker Maustaste auf die rechte untere Ecke von D2 kopieren Sie die Formel bis zur Zelle D13.
- Summieren Sie in der Zelle D14 die gerundeten Monatsergebnisse. Erfassen Sie hierzu die Funktion =SUMME(D2:D13) und bestätigen Sie sie mit der Return-Taste.
Blitz-Tipp für Zeitsparfüchse: Wenn Sie die Zelle D14 per Klick aktivieren und die Tastenkombination Alt + = drücken, fügt Excel die Funktion automatisch für Sie ein. Bestätigen Sie den Vorschlag einfach noch mit der Return-Taste – fertig!
Durch die Gegenüberstellung der ursprünglichen Werte in Spalte B und der gerundeten Werte in Spalte D erkennen Sie zwar sehr gut die Unterschiede, aber die Variante mit der Hilfsspalte ist sehr platz- und zeitaufwändig.
Der Clou: Per Matrixformel geht es schneller
Den gleichen Rechenvorgang können Sie auch mit einer einzigen Matrixformel lösen, und zwar so, dass Sie nur eine einzelne Zelle für die Berechnung benötigen:
=SUMME(RUNDEN(B2:B13;-3))
Wichtig: Da es sich um eine Matrixformel handelt, bestätigen Sie die Formel nicht durch Drücken der Return-Taste, sondern durch die Tastenkombination Strg + Umschalt + Return. Excel fügt danach die geschweiften Klammern am Anfang und Ende der Formel ein.
Durch den Formelteil RUNDEN(B2:B13;-3) wird wie in unserem ersten Beispiel eine virtuelle Hilfsspalte erzeugt, in der die Ausgangswerte der Spalte B auf volle Tausender gerundet werden. Passen Sie diesen Bereich an Ihre Aufgabenstellung an. Die gerundeten Werte werden dann an die Funktion SUMME() übergeben, die die Werte addiert.
Bisher haben wir die einzelnen Werte je nach den allgemeinen Rundungsregeln auf- oder abgerundet, bevor wir sie summiert haben.
Wollen Sie die Werte konsequent ab- bzw. aufrunden, dann tauschen Sie einfach die Rundungsfunktion in der Matrixformel aus. Excel verfügt standardmäßig über die Funktionen AUFRUNDEN() bzw. ABRUNDEN():
Die Funktion AUFRUNDEN() rundet immer auf, während die Funktion ABRUNDEN() immer abrundet. Die Syntax der Funktionen ist die gleiche wie bei der Funktion RUNDEN().
Aktualisieren Sie daher Ihre Matrixformel einfach wie folgt:
=SUMME(AUFRUNDEN(B2:B13;-3))
=SUMME(ABRUNDEN(B2:B13;-3))
Wichtig: Auch diese Formeln müssen Sie mit Strg + Umschalt + Return bestätigen, da es sich um Matrixformeln handelt.