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So halten Sie die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter im Griff

Lesezeit: 2 Minuten Jeder Arbeitstag, an dem einer Ihrer Mitarbeiter fehlt; sei es wegen Krankheit, Urlaub, Mutterschutz oder ähnlichem; kostet Ihr Geld. Aber: Manche “Krankheitstage” lassen sich vermeiden.

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So halten Sie die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter im Griff

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Wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihre Mitarbeiter (oder einzelne Mitarbeiter) überdurchschnittlich oft fehlen, sollten Sie sich einen genauen Überblick verschaffen. Erfassen Sie die Fehlzeiten jedes einzelnen Mitarbeiters mit Ursache und Dauer. Die Ergebnisse fassen Sie dann abteilungsweise zusammen.

Ihr besonderes Augenmerk richten Sie auf Mitarbeiter bzw. Abteilungen mit:

1. Überdurchschnittlich vielen Fehlzeiten
2. Fehlzeiten mit zweifelhaftem Grund, insbesondere montags oder freitags sowie vor oder nach Feiertagen
3. Häufigen kurzen Fehlzeiten

Kommen in einer Abteilung gehäuft Mitarbeiter mit auffälligem Fehlzeitenverhalten vor, sind betriebliche Ursachen wahrscheinlich. Diese Ursachen sollten Sie genau erforschen – etwa durch Gespräche mit den Mitarbeitern oder eine Befragung. Nur so können Sie die richtigen Maßnahmen treffen.

Fehlzeitenreduzierende Maßnahmen für eine Betriebsabteilung können sein:

1. Überprüfung der Arbeitsplatzbedingungen und Sicherheitsvorschriften;
2. Einrichten von Gesundheitszirkeln, also von Arbeitskreisen, in denen Mitarbeiter mit Vorgesetzten und Experten (z.B. Betriebsarzt) über die Ursachen von Arbeitsunfähigkeit in ihrem Bereich sprechen, Schwachstellen an ihren Arbeitsplätzen aufdecken und Verbesserungsvorschläge erarbeiten;
3. Versetzung auf leichtere Arbeitsplätze;
4. Einführung flexibler Arbeitszeiten;
5. neues Vergütungssystem;
6. Reorganisation von Arbeitsgruppen sowie
7. Schulung bzw. Versetzung bzw. Entlassung des Vorgesetzten, wenn er die Ursache ist.

Tipp
Kurzfristig können Sie die Fehlzeiten vielleicht schon dadurch senken, dass Sie Ihre Mitarbeiter über die betriebliche Fehlzeitensituation sowie die dadurch entstehenden Kosten informieren. Langfristig und dauerhaft werden Sie die Fehlzeiten aber nur dann senken, wenn Sie sich kontinuierlich darum kümmern und das Ihren Mitarbeitern auch zeigen. Informieren Sie sich also regelmäßig über Krankenstand, getroffene Maßnahmen usw.

Noch während Ihr Mitarbeiter “erkrankt” ist, schicken Sie ihm einen Brief, in dem Sie ihm seine Fehlzeiten und deren Folgen vor Augen führen. Nach seiner Rückkehr in den Betrieb besprechen Sie dann ausführlich und in Ruhe mit ihm: Häufigkeit der bisherigen Fehlzeiten, auffällige Lage (z.B. vor oder nach Feiertagen oder an Tagen mit angekündigten schwierigen und unangenehmen Arbeiten), Folgen für den Betrieb und die Kollegen, Ursachen für die Fehlzeiten und wie sie beseitigt werden können.

Vielleicht gibt es Schwierigkeiten, die Sie gemeinsam beheben können (z.B. ungünstige Arbeitszeit). In jedem Fall sollten Sie Ihren Mitarbeiter abschließend darauf hinweisen, dass Sie ihn in Bezug auf seine Fehlzeiten weiter beobachten und gegebenenfalls abmahnen werden. Ein Gesprächsprotokoll geben Sie zur Personalakte des Mitarbeiters.Beachten Sie: Wenn Sie generell Fehlzeitengespräche in Ihrem Unternehmen einführen wollen, brauchen Sie hierzu die Zustimmung des Betriebsrats (sofern vorhanden).

1. Organisatorische Maßnahmen
Machen Sie Ihren Mitarbeitern das Krankfeiern nicht zu leicht. Fehlzeitenreduzierend kann es schon wirken, wenn Sie verlangen, dass jeder Mitarbeiter sein Fehlen persönlich bei seinem Vorgesetzten anzeigt. Ein Anruf bei der Sekretärin oder in der Personalabteilung sollte nicht genügen.

Ergänzend können Sie von Ihren Mitarbeitern die Vorlage einer ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schon am ersten Tag verlangen (§ 5 EFZG). Machen Sie von dieser Möglichkeit aber nur in begründeten Einzelfällen Gebrauch. Sonst zwingen Sie alle Mitarbeiter, bei jeder Kleinigkeit zum Arzt gehen. Viele Mitarbeiter werden dann für längere Zeit krankgeschrieben, als sie sonst gefehlt hätten.

2. Kontakte zu den zuständigen Krankenkassen
Enge Kontakte zu den zuständigen Krankenkassen sind wichtig, um zu erreichen, dass in begründeten Fällen Untersuchungen durch den Medizinischen Dienst unverzüglich veranlasst werden.

3. Belohnende Maßnahmen
Anwesenheitsprämien oder andere Belohnungen für geringe Fehlzeiten sind in der betrieblichen Praxis nicht unproblematisch. In der Regel zeigen sie bestenfalls vorübergehende Wirkung. Erfolgversprechender ist die Einführung leistungs- und erfolgsabhängiger Vergütungskomponenten. Denn hier geht es nicht darum, Fehlzeiten (auch wegen echter Krankheit) zu bestrafen, sondern gute Arbeit zu belohnen.

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