Maßnahme Nr. 1: Benennen Sie ein Datenschutzbeauftragten
Effektiver Datenschutz lässt sich nicht nebenbei realisieren. Ernennen Sie unbedingt einen Datenschutzbeauftragten und geben Sie ihm ein Team zur Hand, das sich voll auf die Sicherheit Ihrer Betriebsdaten konzentrieren kann.
Maßnahme Nr. 2: Klassifizieren Sie die Daten
Eine Klassifizierung Ihrer Betriebsdaten ist im Wesentlichen vom Aufbau Ihres Betriebes abhängig. Allgemein können Sie aber folgende Unterteilungen vornehmen:
- öffentliche Daten (Pressemitteilungen, Prospekte, Internetauftritt)
- Interne Daten (Fakten, die nicht nach außen gelangen dürfen, z.B. Informationen über geplante Veränderungen in Qualitätseinrichtungen
- Abteilungsbezogene Daten (z.B. Einkaufspreise, die nur den Mitarbeitern der Abteilung Einkauf bekannt sind)
- Hochsensible Daten, deren Geheimhaltung existentielle Bedeutung für die Erhaltung Ihres Betriebs hat.
Unterteilen Sie nicht in zu viele Kategorien, denn das erschwert nur die Auswahl. Außerdem rutschen Informationen leichter in eine unsensiblere Klasse, wenn es viele Unterteilungen gibt.
Maßnahme Nr. 3: Erstellen Sie eine Kriterien-Checkliste für die Klassifizierung
Bei einigen Daten ist es sehr leicht, die geeignete Klassifizierung vorzunehmen – bei anderen fällt das schon schwerer. Erstellen Sie darum eine detaillierte Check-Liste, anhand derer Ihre Mitarbeiter erkennen können, welche Betriebsdaten in welche Gruppe gehören. Eine Automatisierung der Klassifizierung ist nicht sinnvoll. Überlassen Sie es lieber einem verantwortungsbewusstem Mitarbeiter zu beurteilen, wie hoch er das Gewicht der einzelnen Punkte setzt.
Maßnahme Nr. 4: Regeln Sie Informationsströme
Betriebsdaten liegen in unterschiedlichen physikalischen Formen vor und nehmen über Verteilungsnetze ihren Weg zum Nutzer. Sorgen Sie dafür, dass sensible Betriebsdaten auf möglichst wenig Speichermedien gesichert werden und in der Praxis wirklich nur die Informationen verbreitet werden, die die jeweiligen Mitarbeiter auch wirklich brauchen.
Maßnahme Nr. 5: Verschlüsseln Sie vertrauliche Betriebsdaten
Bei aller Vorsicht ist es nicht zu vermeiden, dass jemand an Ihre Betriebsdaten herankommt. Da hilft auch keine Firewall. Einen wesentlich höheren Schutz bekommen Sie, wenn Sie Ihre Betriebsdaten verschlüsseln. So kann man Programme beispielsweise so einrichten, dass Sie nur funktionieren, wenn der entsprechende USB-Stick mit Decodier-Schlüssel eingesteckt ist.
Maßnahme Nr. 6: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter
Am wichtigsten ist natürlich, dass Ihre Mitarbeiter darüber informiert sind, dass es sensible Betriebsdaten gibt, und alle angehalten sind, im Umgang mit diesen Daten Vorsicht wallten zu lassen.