Bitten Sie Ihren Mitarbeiter, sich auf das Zielvereinbarungsgespräch vorzubereiten. Erklären Sie ihm vorab den Ablauf des Gespräches, und was Sie von ihm erwarten, wie z.B. eigene Zielvorschläge.
Machen Sie sich im Vorfeld ein Bild von dem Beschäftigten. Welche Qualifikationen hat er? Wo hat er sich in der Vergangenheit gut entwickelt, wo gibt es Verbesserungspotenzial? Wie sind seine derzeitigen Leistungen? Besonders wichtig: Welche Arbeiten motivieren ihn besonders? Denn wenn es gelingt, die Ziele mit Tätigkeiten, die der Mitarbeiter gut kann und zudem gerne ausführt, zu verbinden, haben Sie besonders große Chancen, dass die vereinbarten Ziele auch erreicht werden.
Verknüpfen Sie Leistungs- und Entwicklungsziele. Leistungsziele beziehen sich auf den sachlichen Beitrag, den der Mitarbeiter für das Unternehmen oder für seine Abteilung leistet, z.B. bestimmte Projekte abschließen oder Arbeitsrückstände abarbeiten. Entwicklungsziele setzt der Mitarbeiter für seine persönliche Entwicklung, um bestimmte Fähigkeiten zu entwickeln oder auszubauen.
Hören Sie im Gespräch genau hin, welche Visionen und Ideen Ihrem Mitarbeiter vorschweben. Lassen Sie ihn mitreden. Denn je mehr er das Ziel mitbestimmen durfte, desto motivierter wird er die Zielerreichung verfolgen.
Formulieren Sie die Ziele möglichst konkret. Je konkreter die Zielbeschreibung ist, desto besser kann das Ergebnis bewertet werden, und desto höher ist auch die Akzeptanz bei dem Mitarbeiter. Halten Sie sich bei der Formulierung streng an die SMART-Methode:
S: Ist das Ziel substanziell und konkret genug formuliert?
M: Ist das Ziel messbar? Woran erkennen Sie konkret, wann es erreicht wurde?
A: Ist das Ziel so attraktiv, dass Sie wirklich möchten, dass sich der Mitarbeiter dafür engagiert?
R: Ist das Ziel wirklich realistisch, kann es erreicht werden?
T: Ist das Ziel total positiv beschrieben?
Vereinbaren Sie Meilensteine. Dies sind bestimmte Zeitpunkte, an denen geprüft wird, ob Ihr Mitarbeiter auf dem richtigen Weg ist. So haben Sie und der Mitarbeiter Orientierung und
können bei Fehlentwicklungen rechtzeitig Änderungen vornehmen.
Diskutieren Sie nicht-erreichte Ziele. Wurden Vorgaben nicht erfüllt, kann das verschiedene Gründe haben. Sprechen Sie mit dem Mitarbeiter, ob beispielsweise die Ziele zu ambitioniert und damit unrealistisch waren. Vereinbaren Sie dann entweder Teilziele, die der Mitarbeiter leichter verwirklichen kann, oder wählen Sie andere Ziele aus.
Schaffen Sie die notwendigen Voraussetzungen, die der Mitarbeiter braucht, um das Ziel zu erreichen. Denn alle Vereinbarungen nützen nichts, wenn dem Mitarbeiter die Rahmenbedingungen fehlen, die er braucht, um gut zu arbeiten. Setzen Sie deshalb alle dafür notwendigen Arbeitsschritte möglichst zeitnah nach dem Gespräch um. Machen Sie Ihrem Mitarbeiter aber klar, dass er sich selbst melden muss, wenn sich Probleme ankündigen.