Die Personalakte: Aufbau und Bestandteile

Die Personalakte bietet die Grundlage zur Mitarbeiterbeurteilung, beispielsweise im Personal- oder Zielvereinbarungsgespräch. Sie hilft außerdem, Personal besser zu planen. Was Sie sonst noch über die Personalakte wissen sollten, finden Sie im folgenden Artikel.

Die Bestandteile einer Personalakte
Alle Belege, die für das Arbeitsverhältnis in irgendeiner Form relevant sind, gehören in die Personalakte. Dazu zählen persönliche Informationen, beispielsweise die Zeugnisse, der Lebenslauf und weitere Bewerbungsunterlagen, außerdem der Arbeitsvertrag und eventuelle Ergänzungen zum Vertrag. Außerdem gehören Unterlagen wie Beurteilungen, Weiterbildungszertifikate, Abmahnungen, Beförderungen, Entgeltbelege und Fehlzeiten in die Personalakte.

Der Aufbau einer Personalakte
Am besten bauen Sie die Personalakte chronologisch auf: Der erste Punkt sind persönliche Informationen des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin gefolgt von vertraglichen Unterlagen und anschließend führungsrelevanten und rechtlichen Informationen, beispielsweise das Ergebnis eines Einstellungstests.

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Als Nächstes bietet es sich an, Dokumente gefolgt von entgeltbezogenen Unterlagen abzulegen und anschließend Abwesenheitsinformationen, also Urlaubsanträge und Krankmeldungen. Als letzten Punkt fügen Sie Schriftverkehr hinzu. Untergliedern Sie die einzelnen Punkte durch Trennlaschen, so dass Sie alles auf einen Blick sehen und sofort griffbereit haben.

Wer darf die Personalakte einsehen?
Firmeninhaber, die Geschäftsführung und der direkte Vorgesetzte des jeweiligen Mitarbeiters haben ebenso das Recht auf Einsicht der Personalakte wie derjenige, der die Personalakte pflegt. Natürlich darf auch jeder Mitarbeiter selbst seine eigene Personalakte einsehen, wobei es sich nur um Einsicht handelt, denn ausgehändigt wird die Personalakte nicht.

Kopien aus der Personalakte darf sich ein Mitarbeiter nur dann machen, wenn dies nach Absprache mit dem Vorgesetzten geschieht. Jedoch darf er unwahre oder unzulässige Dokumente und Unterlagen bis zu 2,5 Jahren nach dem betreffenden Vorgang aus der Personalakte entfernen. Hierzu zählen zum Beispiel ungerechtfertigte Abmahnungen.

Übrigens: Nach einem Urteil des BAG aus dem Herbst 2010 ist auch der Einblick von ehemaligen Mitarbeitern in ihre Personalakte möglich.

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