So führen Sie die Personalakte

Über jeden Ihrer Mitarbeiter haben Sie in der Personalakte als Arbeitgeber eine ganze Reihe von Unterlagen. Einige davon müssen Sie wegen gesetzlicher oder tarifvertraglicher Regelungen aufbewahren. Andere sollten Sie im eigenen Interesse aufbewahren, um einen reibungslosen Ablauf des Beschäftigungsverhältnisses zu gewährleisten und jederzeit alle wichtigen Informationen zur Hand zu haben.

Um Ihren Pflichten genüge zu tun und selbst den Überblick zu behalten, gehen Sie so vor: Die eigentliche Personalakte (Hauptakte) eines jeden Mitarbeiters enthält:

Deckblatt
Mit den persönlichen Daten des Mitarbeiters, die Sie am häufigsten brauchen, zum Beispiel: Anschrift, Familienstand, Steuerklasse, Beginn des Beschäftigungsverhältnisses, Arbeitsplatz- und Gehaltsentwicklung, Bankverbindung. Wichtig: Halten Sie das Deckblatt der Personalakte stets aktuell. So ersparen Sie sich manches Blättern in anderen Unterlagen.

Arbeitspapiere
Das sind vor allem die Lohnsteuerkarte und die Meldebescheinigungen, unter Umständen der Sozialversicherungsausweis oder eine Kopie davon.

Arbeitsvertrag
Dabei sollten sowohl der ursprüngliche Arbeitsvertrag als auch alle späteren Änderungen enthalten sein.

Nebenakten legen Sie vor allem an für:

Lohn- und Gehaltsabrechnungsunterlagen wie Zeiterfassungskarten, Urlaubs- und Fehlzeitendateien, ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Reiseabrechnungen. Heben Sie diese bei der für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständigen Stelle in Ihren Unternehmen auf.
Medizinische Unterlagen und krankheitsdiagnostische Daten. Sie haben damit die Möglichkeit, diese sensiblen Daten vor unbefugter Einsichtnahme besonders zu schützen.

Bewahren Sie nur die Unterlagen über Ihre Mitarbeiter auf, die eine gewisse offizielle Wirkung entfaltet haben. Das heißt: Erteilte Zeugnisse gehören in die Personalakte, nicht aber Zeugnisentwürfe.

Auch Überlegungen zum Einsatz und zur möglichen Weiterentwicklung des Mitarbeiters oder Planungsunterlagen für Personalentscheidungen, die nicht weiter verfolgt wurden, gehören wegen ihres inoffiziellen Charakters nicht in die Personalakte. Als "ungelegte Eier" würden solche Aufzeichnungen die Akte überfrachten. Und: Sie würden Ihren Mitarbeiter verunsichern, wenn er Einsicht in seine Personalakte nimmt.

Bewerbungs- und Einstellungsunterlagen
Hierzu gehören die Bewerbungsunterlagen Ihres Mitarbeiters, gegebenenfalls aber auch der im Zusammenhang mit der Einstellung ausgefüllte Personalfragebogen oder das testpsychologische Gutachten.

Werdegang des Mitarbeiters
Hier legen Sie chronologisch alle die Unterlagen ab, die die persönliche Entwicklung des Mitarbeiters im Lauf des Arbeitsverhältnisses widerspiegeln, beispielsweise Lohn- und Gehaltsänderungen, Beurteilungen, Versetzungen, Weiterbildungsmaßnahmen usw. Hierher gehören aber auch die Vermerke über besondere Leistungen oder Verbesserungsvorschläge sowie Abmahnungen.

Kündigungsunterlagen
In diesem Abschnitt legen Sie beispielsweise das Kündigungsschreiben oder den Aufhebungsvertrag, die Unterlagen über die Anhörung des Betriebrats, eine Kopie des Arbeitszeugnisses sowie die vom Mitarbeiter unterschriebene Ausgleichsquittung ab.

Sonstiges
Insbesondere der Hinweis darauf, welche Nebenakten zur Personalakte bestehen.

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