Begriff der Personalakte
Personalakten sind eine Sammlung von Schriftstücken einschließlich der in Dateien abgespeicherten Daten, die in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang zu der/dem Beschäftigten stehen und von dienstlichem Interesse sind.
Zuständige Dienststelle
Die Personalakte wird grundsätzlich von der so genannten Stammdienststelle geführt. Das ist die Dienststelle, die für alle statusrechtlichen Personalmaßnahmen, wie Beförderungen und Höhergruppierungen zuständig ist. Teil- und Nebenakten können auch von anderen Dienststellen geführt werden.
Einsichtsrecht in die Personalakte
Als Personalrat haben Sie zwar kein eigenes Recht auf Einsicht in die Personalakte der Beschäftigten. Aber Sie können bei der Einsichtnahme durch einen Beschäftigten hinzugezogen werden. Denn eine Personalakte darf nur mit Zustimmung des Beschäftigten eingesehen werden.
Diese Daten dürfen in die Personalakte
Natürlich müssen Sie wissen, welche Daten überhaupt in eine Personalakte gehören:
- Arbeitsbescheinigungen
- Arbeitsvertrag und seine spätere Änderung, Nebenabreden
- Aufzeichnungen über Krankheitszeiten
- Aufzeichnungen über Urlaub
- Aufzeichnungen über sonstige Fehlzeiten
- Abtretungserklärungen
- Abmahnungen
- Aufzeichnungen über Personalgespräche
- Bewerbungsunterlagen
- Bescheinigungen und Aufzeichnungen über Schulungs-, Weiterbildungs- und Fortbildungsmaßnahmen
- Beschäftigungsverbote nach dem Mutterschutz
- Dienstliche Beurteilungen
- Gesundheitszeugnisse
- Lohn-/Gehaltsunterlagen
- Lebenslauf
- Personalfragebogen
- Notizen über Jubiläen
- Notizen zu Ehrenämtern
- Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse
- Schriftwechsel mit dem Arbeitnehmer u. a.
- Schlussberichte im Disziplinarverfahren
- Strafurteile nur insoweit, als diese sich auf die dienstliche Verwendbarkeit des Beschäftigten auswirken
- Unterlagen über Arbeitsunfälle
- Unterlagen über die Elternzeit
- Unterlagen über den Wehrdienst, Wehrübungen oder den Zivildienst
- Unterlagen über Schwerbehinderung
- Unterlagen zur Funktion nach dem Personalvertretungsgesetz
- Versicherungsunterlagen
- Zeugnisse