Bleiben Sie auf jeden Fall ehrlich. Versuchen Sie nicht, die Schuld auf den Vertrieb, die Post oder die "Umstände" zu schieben. Sagen Sie einfach, wie es ist. Das ist am ehrlichsten und kommt auch am besten an.
Jeder Fehler fällt negativ auf
Warten Sie nicht ab, ob ein Kunde sich beschwert, bevor Sie Ihr Entschuldigungsschreiben verschicken. Beschwerden erhalten Sie nur von etwa 5 % aller unzufriedenen Kunden – bleiben 95 %, die auf diesem Wege keine Entschuldigung bekommen. Diese Kunden bleiben dann unzufrieden. Und von diesen wechseln im Schnitt 90 % zu einem anderen Anbieter.
Natürlich erzählen unzufriedene Kunden den Fehler auch weiter, was zu einer Menge schlechter Werbung führt. Grund genug also für Sie, um sofort der negativen Welle entgegen zu treten. So können Sie vor der möglichen Beschwerde schon beweisen, dass Sie und Ihr Unternehmen mehr können.
Entschuldigungsschreiben müssen keine Qual sein
Eine Entschuldigung fällt oft schon schwer genug, da müssen Sie nicht auch noch lange nach passenden Formulierungen suchen. Mit diesen Beispielen ist ein Entschuldigungsschreiben keine Tortur mehr, sondern eine Chance für Sie und Ihr Unternehmen, doch noch einen guten Eindruck zu machen.
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So kommen Ihre Entschuldigungsschreiben professionell an
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"Sie sind zu Recht nicht zufrieden mit uns, wenn … (Fehlerbeschreibung). (Lösungsvorschlag) Sollten Sie in Zukunft noch einmal mit einer unserer Dienstleistungen nicht zufrieden sein, seien Sie bitte so nett und informieren uns wieder umgehend, damit wir unseren Service optimieren können. Vielen Dank für Ihre Unterstützung."
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"Das hätte uns tatsächlich nicht passieren dürfen, dass … (Fehlerbeschreibung). Nun können wir uns nur noch für … (unseren Fehler/ das Versehen) bei Ihnen entschuldigen."
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"Ich wünschte, ich könnte unglückliche Umstände oder jemand anderen für … (Fehler) verantwortlich machen. Aber wir ziehen uns den Schuh an, dass wir nicht mit der gewohnten Zuverlässigkeit gearbeitet haben. Wir entschuldigen uns bei Ihnen und versichern, dass wir in Zukunft wieder der Ihnen bekannte zuverlässige Partner sind."
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