Auch wenn der Spaßfaktor in Ihrer Gemeinschaft an erster Stelle stehen soll, um den Alltagsstress Ihrer Mitglieder einige Stunden vergessen lassen zu können: Bei der Verwaltung und Organisation der Finanzen Ihres Vereins, gerade bei der Buchführung, hört der Spaß auf. Sie müssen in diesen Belangen den Verein wie eine Firma begreifen und auch so führen. Ihr Finanzverantwortlicher (Buchhalter) ist neben dem Vorsitzenden (Firmeninhaber) die wichtigste Person in Ihrer Gemeinschaft.
Der „Finanzminister“ muss neben einer selbstverständlichen Kompetenz, Integrität und Zuverlässigkeit von den Mitgliedern mit weitreichenden Vollmachten ausgestattet sein. Auch mit seinen Entscheidungen und der Art und Weise seiner Buchführung steht und fällt die Existenz Ihres Vereins.
Achten Sie trotzdem als gesamter Verein darauf, dass kein Zugriffsberechtigter Ihre Einnahmen/Ausgaben-Richtlinien, beziehungsweise Ihre Vereinsbuchführung manipulieren kann, um sie zu seinen persönlichen und vereinsschädigenden Vorteilen nutzen zu können.
Die Buchführung muss für jeden berechtigten Interessenten jederzeit aktuell, transparent und nachvollziehbar sein. Sie muss nach den gesetzlichen Richtlinien durchgeführt werden. Zuwiderhandlungen werden hier wie im normalen Leben unter Umständen strafrechtlich verfolgt.
Denken Sie daran: Auch wenn Sie ehrenamtlich agieren oder Ihre Finanzen keine besonderen Größenordnungen beinhalten und dadurch die Ernsthaftigkeit einer gewissen Lockerheit weichen will: Jede Einnahme oder jede Ausgabe in Ihrer Buchführung muss finanzrechtlich und mit den Bestimmungen Ihrer Satzung und den Statuten Ihres Vereins übereinstimmen.
- Grundlegend müssen für die Belegung der Positionen in der Buchführung nachvollziehbare Rechnungen im Original vorhanden sein.
- Benötigt eine nächsthöhere Instanz (Fördermittelinstitution, Spender, Sponsor) für eine gegenüber dem Verein erbrachte Leistung die Originalrechnung für die eigene Buchführung, ist eine beglaubigte Kopie für die Vereins-Buchführung anzufertigen.
- Jede durchgeführte Einnahme oder Ausgabe muss mit einer finanzrechtlich satzungs- oder statutengemäß vereinbarten Leistung verbunden sein.
- Jede Position in der Buchführung muss für die Kontrollinstitutionen so aufbereitet sein, dass der Sinn und Zweck der Einnahme/Ausgabe sofort und leicht nachzuvollziehen ist.