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Die 80/20-Regel richtig verstehen und anwenden

Lesezeit: 3 Minuten Wenn Sie einen Blick für die 80/20-Regel entwickelt haben, werden Sie erstaunt sein, wo Sie das Pareto-Prinzip überall entdecken. Es gilt nicht nur in Projekten, beim Städtebau und in der Ökonomie, sondern auch in der Beziehung zwischen Ihnen, Ihren Mitarbeitern, Ihrem Partner, Ihren Kindern und sogar für Ihre eigene Work-Life-Balance.

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Die 80/20-Regel richtig verstehen und anwenden

Lesezeit: 3 Minuten

Die 80/20-Regel oder das Pareto-Prinzip
Vilfredo Pareto war ein italienischer Forscher, der herausgefunden hat, dass 80% des Vermögens von 20% der Bevölkerung gehalten werden. Diese Erkenntnis ist als die 80/20-Regel bekannt geworden und noch lange nach Pareto auf alle möglichen Bereiche des Lebens ausgeweitet worden.

Eine der am häufigsten anzutreffenden Ableitungen des Pareto-Prinzips ist die Aussage, dass zum Beispiel in Projekten 80% der anfallenden Arbeiten in 20% der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden. Für die verbleibenden 20% der Aufgaben, müssen oft 80% der Zeit und Mittel eingesetzt werden.

Diese verbleibenden 20% können einen leicht zum Wahnsinn treiben, denn hier ist Ausdauer, Kraft und Geschick gefragt. Zum Beispiel müssen wir gerade in Urlaubs- und Vertretungszeiten oft vielen Menschen hinterher telefonieren, die nicht zu erreichen sind, deren Vertreter nicht hinreichend informiert sind oder keine Entscheidungskompetenz haben. So verbrennen wir viel Zeit, ohne auch nur einen Schritt weiter zu kommen.

Die 80/20-Regel im Straßenverkehr
Wenn Sie einen Blick für die 80/20-Regel entwickelt haben, werden Sie erstaunt sein, wo Sie das Pareto-Prinzip überall entdecken. Hier einige Beispiele.

In einem meiner letzen Projekte pendelte ich regelmäßig zwischen den Randgebieten von Köln und Bonn. Zwischen diesen beiden Städten gibt es eine erstklassige Autobahn, die zum Teil keine Geschwindigkeitsbegrenzung hat. 80% der Entfernung lege ich in 20% der Zeit zurück, nämlich in verhältnismäßig hohem Tempo auf der Autobahn.

Die Autobahnauffahrt in Köln liegt nur wenige Kilometer von meinem Startpunkt entfernt und die Abfahrt in Bonn nur wenige Kilometer von meinem Ziel. Insgesamt beträgt der Nicht-Autobahnanteil meiner Strecke etwa 20%, aber für diesen kurzen Teil benötige ich regelmäßig 80% meiner Zeit – es gibt Geschwindigkeitsbegrenzungen, Ampeln und jede Menge Staus im Stadtgebiet.

Die 80/20-Regel in Ihrem Unternehmen
Auch wenn diese Erkenntnis weh tut: 80% Ihrer Mitarbeiter und Kollegen erledigen 20% der Arbeit. Das bedeutet, dass 20% Ihrer Mitarbeiter für die Erledigung von 80% der anstehenden Aufgaben gerade stehen. Aber raten Sie mal, wer 80% Ihrer Aufmerksamkeit haben will. Genau, der falsche Anteil, nämlich die 80% die nur 20% leisten.

Vielleicht überlegen Sie jetzt, wie Sie sich von diesen 80% der Mitarbeiter trennen können. Aber das wird nicht funktionieren. Denn schon sehr bald wird sich das Pareto-Verhältnis unter den verbleibenden 20% wieder einstellen. Ihre Aufgabe ist es, einen Weg zu finden, wie Sie mit 20% Aufwand 80% Ihrer Mitarbeiter lenken können und wie Sie 80% Ihrer Aufmerksamkeit den verbleibenden 20% widmen.

Die 80/20-Regel in Ihrer Beziehung
80% des Informationsaustausches zwischen Ihnen und Ihrem Partner erledigen Sie in 20% der Zeit. Hier geht es um die kleinen, alltäglichen Dinge, wie die Abstimmung wer die Kinder zur Schule bringt, was auf den Einkaufszettel soll und was der Nachbar zum Geburtstag bekommen soll. Auch wenn ich hoffe, dass der Großteil Ihrer Kommunikation mit Ihrem Partner weit über "Gib mir mal die Fernbedienung" hinausgeht, so bereiten uns diese 80% in der Regel wenig Kopfzerbrechen.

Wenn es aber ans Eingemachte geht und Sie mit Ihrem Partner ein ernsthaftes Problem oder gar eine Krise durchzustehen haben, dann sitzen Sie Nächte lang zusammen und suchen nach Lösungen, Strategien und alternativen Vorgehensweisen. Im Idealfall sind Sie Ihrem Partner dann ein kleines Stück näher gekommen, aber Sie haben unter Umständen zeitlich, nervlich und emotional sehr viel investiert (und hoffentlich auch wieder bekommen).

Die Grenzen der 80/20-Regel
Zwei Aspekte sollten Sie im Hinterkopf behalten, wenn Sie sich auf die Suche nach der 80/20-Regel in Ihrer Umgebung machen.

  • Erstens ist das Pareto-Prinzip nicht exakt. Das Verhältnis zwischen den Anteilen muss nicht immer 80/20 sein. Oft ist es 90/10 oder 70/30. Aber das Prinzip stimmt immer. Ein kleiner und großer Anteil stehen sich gegenüber. Der größte Anteil der Aufgaben, die Sie jeden Tag meistern, ist Ihnen vertraut und Sie erledigen ihn mit links.
    Die neuen und schwierigen Aufgaben brauchen viel mehr Aufmerksamkeit. Oder: Der größte Teil der Bevölkerung lebt auf relativ kleinem Raum (nämlich in der Stadt) und nur noch wenige leben in den dünn besiedelten, aber sehr großen Arealen (auf dem Land). Ob das Verhältnis immer 80 zu 20 ist, spielt beim Verständnis des Pareto-Prinzips keine Rolle.
  • Zweitens sollten Sie für sich klären, ob die verbleibenden 20% den 80%-igen Aufwand lohnen. Wenn Sie Ihre Beziehung damit retten, dann auf jeden Fall. Aber wenn es zum Beispiel darum geht einer Präsentation den letzten Schliff zu geben und dieser Schliff kostet 80% Ihrer Vorbereitungszeit, wobei dieser Schliff nur 20% Verbesserung bringt, die Ihre Zuhörer aber kaum wahrnehmen, dann sollten Sie sich die Zeit sparen.

Haben Sie daher Mut zur Unvollkommenheit. Wenn Sie 80% Ihrer Arbeit in 20% Ihrer Zeit erledigen können, dann haben Sie 80% Ihrer Zeit, um die Füße auf den Tisch zu legen und sich über die wirklich wichtigen Dinge im Leben Gedanken zu machen. Oft sind 80% eines angestrebten Ergebnisses vollkommen ausreichend. Das gibt Ihnen Raum zur Improvisation und zu spontanem, kreativem Handeln. Bleiben Sie an den Rändern etwas fransig.

Perfektion erwarten wir von Robotern. 80% sind für einen Menschen genau richtig.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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