Ihr Mitarbeitergespräch kann nur dann erfolgreich durchgeführt und beendet werden, wenn Sie als Vorgesetzter ausreichend Zeit einplanen. Haben Sie genug Vorlauf, empfiehlt es sich für Sie, Ihren Mitarbeiter rechtzeitig, das heißt einige Tage vorher, über Ihr geplantes Gespräch und Ihre Absichten zu informieren.
Auf den Ort kommt es an
Auch auf die richtige Wahl des Ortes für Ihr Mitarbeitergespräch sollten Sie unbedingt achten. Führen Sie solche Gespräche nie auf dem Flur oder "zwischen Tür und Angel". Zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter Ihre persönliche Wertschätzung. Falls es für Sie möglich ist, sollten Sie für Mitarbeitergespräche nicht unbedingt Ihr Arbeitszimmer, sondern einen neutralen Ort, wie zum Beispiel einen Besprechungsraum, benutzen.
Schaffen Sie eine gute Atmosphäre
Unterschätzen Sie bei Mitarbeitergesprächen die Atmosphäre nicht. Lassen Sie deshalb möglichst keine Störungen zu, stellen Sie Ihr Telefon um, und achten Sie gegebenenfalls auch auf das leibliche Wohl, und stellen Sie Getränke bereit.
Gute Vorbereitung ist Pflicht
Führen Sie Mitarbeitergespräche nie unvorbereitet. Sie sollten sich auf jeden Mitarbeiter vorher richtig einstellen. Legen Sie nötigenfalls Unterlagen bereit, die Sie zur Durchführung des Gesprächs brauchen. Speziell bei Zielvereinbarungsgesprächen ist es zu empfehlen, Unterlagen aus früheren Gesprächen bereitzuhalten. Dazu gehören zum Beispiel die Personalakte, Mitarbeiterbeurteilungen sowie Protokolle früherer Gespräche.
Achten Sie auf Ihr Gesprächsverhalten
Bei jedem Gespräch ist es wichtig, dass Sie Fragen stellen und keine Monologe führen. Behandeln Sie Ihren Mitarbeiter höflich und respektvoll. Unterrichten Sie ihn über Ihr Gesprächsziel. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter immer die Gelegenheit zu einer eigenen Stellungnahme. Seien Sie ein aktiver Zuhörer, der seinem Mitarbeiter Verständnis entgegenbringt. Fassen Sie die erhaltenen Informationen während des Gesprächs mehrmals zusammen, damit Ihr Mitarbeiter die Gelegenheit zur Korrektur erhält.
Bewahren Sie Vertraulichkeit
Besonders wichtig ist, dass Ihr Mitarbeitergespräch vertraulich bleibt. Bestehen Sie bei Ihrem Mitarbeiter darauf, dass er diese Vertraulichkeit ebenfalls aufbringt. Sofern Sie den Gesprächsinhalt dokumentieren, sollten Sie diese Protokollnotiz unbedingt in der Personalakte Ihres Mitarbeiters verwahren und Ihren Mitarbeiter darüber informieren.
Überprüfen Sie Ihr eigenes Verhalten
Nutzen Sie als Arbeitgeber jedes Mitarbeitergespräch dazu, Ihr eigenes Verhalten nachträglich zu überprüfen. Seien Sie selbstkritisch! Was war bei dem Gespräch gut und was weniger gut? Stellen Sie sich die Frage, was Sie beim nächsten Gespräch besser machen können. Sie sollten unbedingt darauf achten, dass die getroffenen und mit Ihrem Mitarbeiter vereinbarten Maßnahmen umgesetzt und keinesfalls vergessen werden. Bei jedem Mitarbeitergespräch steht Ihre eigene Glaubwürdigkeit auf dem Spiel.