Zeitmanagement Tipp No. 7: Analysieren Sie Störungen und Unterbrechungen
Sie werden nie ohne Störungen oder Unterbrechungen durch den Tag kommen. Der Punkt ist aber: Einige sind durchaus wichtig, andere sind blanke Zeitfresser, die Sie eliminieren sollten. Um genau zu wissen, was diese Störungen verursacht, notieren Sie sich diese eine Woche lang, um sie dann auszuwerten. [adcode categories=“organisation,zeitmanagement“]
Vorschlag: Notieren Sie auf einem Blatt Datum, Zeit, Wer, Warum und Dauer der Störung. Sie werden nach dieser Woche verblüfft sein, womit Sie Ihre Zeit so verpulvern.
Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen und die Störungen bewerten. Mit A bezeichnen Sie wichtige (Kunde "droht" mit Auftrag), mit B notwendige und mit C schließlich unnötige Störungen. Dann konzentrieren Sie sich in der Folgezeit darauf, die mit C bewerteten Störungen zu reduzieren.
Zeitmanagement Tipp No. 8: Delegieren Sie
Das erlaubt Ihnen, Zeit zu sparen, da andere für Sie Aufgaben erledigen können. Der schwierigste Teil dabei ist loslassen zu können und anderen Vertrauen zu schenken, dass sie diese Aufgabe auch zu Ihrer Zufriedenheit lösen. Sie werden wahrscheinlich häufig der Meinung sein, dass Sie es selbst schneller und besser erledigen können.
Ein Trugschluss, wenn Sie genauer darüber nachdenken und es ausprobieren. Überlegen Sie schon während Ihrer Planungsphase, was Sie konkret an wen delegieren können. Stellen Sie sich immer wieder die entscheidende Frage: "Nutze ich so meine Zeit am besten?" Falls ja, dann erledigen Sie die Aufgabe selbst, falls nein, dann lassen Sie es jemand anderen erledigen.
Zeitmanagement Tipp No. 9: Analysieren Sie die Verwendung Ihrer Zeit
Wenn Sie etwas in den Griff bekommen wollen, müssen Sie messbare Fakten haben, um entscheiden und verändern zu können. Ein über mehrere Tage oder eine Woche geführtes Zeit-Tagebuch gibt Ihnen konkrete Auskunft darüber, wofür Sie Ihre Zeit eingesetzt haben: Telefonate, Meeting, Unterlagen suchen, schreiben, E-Mails und Briefe lesen, mit Kollegen unterhalten usw.
So bekommen Sie schnell einen Überblick über Ihren Umgang mit der Zeit. Auch hier können Sie anschließend wieder eine Bewertung mit A (wichtig), B (notwendig) und C (unwichtig) vornehmen. Und Sie werden erstaunt sein, wie oft Sie hinter viele Aktivitäten ein "C" setzen. Dann kann Ihre Schlussfolgerung nur lauten: "C’s" reduzieren zugunsten von "A’s" und "B’s". So sind Sie auf dem besten Wege, Zeit zu sparen.
Weitere Tipps lesen Sie im vierten Teil dieser Serie.