Zeitmanagement-Techniken zu nutzen wird mit regelmäßiger Anwendung immer einfacher. Jedoch müssen Sie sich als zuerst an die Grundprinzipien gewöhnen. Ein gelungenes Zeitmanagement wird über einen längeren Zeittraum antrainiert, kommt also nicht von einer Sekunde auf die andere. Verlieren Sie mit den vielen Zeitmanagement-Tips für den Alltag auch nicht den Überblick: Damit Sie sich in Ihren Zeitkoordinationsfähigkeiten verbessern, ist es wichtig nach jeder Einheit die Effizienz des vorhergegangenen Plans zu bewerten.
Effektive Zeitmanagement mit Erstellung eines Zeitplans
Um einen Zeitplan aufzustellen sollte man sich eine Woche als Zeitraum festlegen, da man sieben Tage leicht im Überblick behalten und realistischer planen kann, zudem kann ein ineffektiver Zeitplan nach einer Woche überarbeitet und realistischer gestaltet werden. Hierbei ist es besonders wichtig schriftlich zu planen um nicht den Überblick zu verlieren.
Damit Sie einen effektiven Zeitplan erstellen können, müssen Sie erst einmal herausfinden für welche Aktivitäten Sie durchschnittlich wie viel Zeit benötigen. Soziale Verpflichtungen sind genauso wichtig wie akademische und karriere-orientierte Verpflichtungen. Ebenso müssen Sie Ihre eigenen Prioritäten abwägen und in passender Ordnung in den Zeitplan einbauen.
Das Eisenhower-Prinzip
Dafür gibt es eine Zeitmanagement-Matrix mit vier Quadranten (wichtig/nicht wichtig, dringend/nicht dringend), entwickelt von dem US-Präsidenten und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower.
Zuerst müssen Sie sich überlegen welche Ihrer Aktivitäten wie wichtig und wie dringend sind. Dann unterteilen Sie diese Aktivitäten in die vier Quadranten.
Im ersten Quadrant befinden sich Aktivitäten, welche sowohl wichtig als auch dringend sind. Hierzu können auch soziale Aktivitäten gehören. Im zweiten Quadrant Aufgaben welche wichtig aber nicht sonderlich dringend sind. Der dritte umschließt Unterbrechungen, welche meistens durch die mangelnde Fähigkeit "nein" sagen zu können verursacht werden. Demnach sind dies Dinge mit Dringlichkeit, welche allerdings nicht wichtig sind. Der letzte Quadrant sind Dinge welche weder wichtig noch dringend sind.
Spielraum für Flexibilität, Freizeit und Entspannung in Ihrem Zeitplan ist ebenso wichtig wie die Erledigung Ihrer Aufgaben, da Sie sonst durch Stress, Burn-Out, Überforderung oder vollkommene Lustlosigkeit vom Erfolg abgehalten werden.
Fokus nicht verlieren
Zentrieren Sie Ihren Zeitplan um eine Idee. Sollten neue Ideen hinzukommen, (zum Beispiel bei Aufsätzen im Studium oder Marketing Strategien) schreiben Sie sich diese kurz auf, arbeiten normal weiter und reflektieren am Ende der Woche ob es wert ist diese zu übernehmen. So lassen Sie sich nicht ablenken.