Die folgenden Tipps verraten Ihnen, was Sie dagegen tun können.
1. Zeitmanagement-Tipp: Bändigen Sie Ihren Perfektionismus
Wie denken Sie über den Perfektionismus? Ist Ihnen selten etwas gut genug? Kritisieren Sie sich häufig selbst für Ihre scheinbar nicht perfekt erledigten Aufgaben? Dann sollten Sie überlegen, ob diese Einschätzung überhaupt stimmt! Es ist in den allermeisten Fällen nämlich immer Ihre eigene Einstellung zu den Dingen, die Sie alles versuchen lässt, um möglichst perfekt zu sein. Wenn Sie ewig eine Formulierung suchen, die Ihren Vorstellungen entspricht, oder wenn Sie einen Bericht zig mal ändern, nur weil Sie glauben, Ihr Chef könnte daran herummäkeln, dann fragen Sie sich, ob das tatsächlich notwendig ist.
Testen Sie ab sofort eine neue Variante: Gut ist gut genug. Setzen Sie sich einen Termin, bis zu dem Sie eine bestimmte Aufgabe erledigen wollen – und halten sich daran. Sie werden sonst nie fertig und vernachlässigen obendrein andere Dinge, die auch erledigt werden müssen. Das setzt Sie automatisch unter Zeitdruck und kostet Nerven, weil Sie immer nach der vermeintlich noch besseren Version suchen. Abgesehen davon, dass es die in den meisten Fällen nicht gibt, gerät obendrein Ihr Zeitplan völlig aus den Fugen. Die Folge: Sie erreichen genau das, was Sie ursprünglich verhindern wollten.
2. Zeitmanagement-Tipp: Zeigen Sie mehr Selbstbewusstsein
Um es klar heraus zu sagen: Nichts gegen Hilfsbereitschaft, denn die trägt zu einer guten Zusammenarbeit bei. Leider entstehen häufig genug Situationen, in denen diese Hilfsbereitschaft ausgenutzt wird – von Bekannten, Kollegen, aber auch Freunden. Spätestens dann schlägt sie in ihr Gegenteil um. Ihre Gutmütigkeit wird ausgenutzt und Sie kommen unnötig in (zeitliche) Bedrängnis. Das wird sich dann selbst gegenüber gerne so erklärt, dass man ja die Kollegen oder den Freund/die Freundin nicht vor den Kopf stoßen möchte.
Doch genau das ist eine irrige Annahme. Gehen Sie dazu über, sich nur in solchen Situationen überreden oder überzeugen zu lassen, in denen es tatsächlich nötig ist. Auf diese Weise lernen die Bittsteller schnell, dass Sie nicht zu allem Ja und Amen sagen und gehen dazu über, Ihre Meinung zu respektieren. Einen Rückfall in alte Zeiten können Sie vermeiden, wenn Sie das Nein-Sagen trainieren und schon vorher überlegen, wie Sie Ihre Ablehnung begründen.
Denn Fakt ist, sobald Sie anderen unter die Arme greifen, bleibt Ihre Arbeit liegen. Mit diesem Bild vor Augen wird es Ihnen immer besser gelingen festzulegen, wann Ihre Hilfsbereitschaft angebracht ist und wann nicht.
3. Zeitmanagement-Tipp: Achten Sie auf Ihre Leistungskurve
Ihre Leistungskurve gibt Ihnen kurz gesagt Auskunft darüber, wann Sie in Top-Form sind und wann Ihnen weniger Energie zur Verfügung steht. Das zu wissen hilft Ihnen, komplizierte und anspruchsvolle Aufgaben in Zeiten Ihres höchsten Energieniveaus zu erledigen und weniger wichtige Sachen (E-Mails, Ablage, Post) auf die leistungsschwachen Zeiten zu verschieben. Allein die Beachtung dieser unterschiedlichen Leistungslevel kann dazu beitragen, Ihre Produktivität erheblich zu steigern.
Betrachten Sie dazu einfach mal die letzten vierzehn Tage: Zu welchen Zeiten konnte Sie Bäume ausreißen und zu welchen Zeiten wollte Ihnen so gar nichts gelingen? Bei vielen Menschen erreicht die Leistungskurve am frühen Vormittag ihren Höhepunkt, sackt dann nach dem Mittagessen stark ab und steigt erst wieder am späten Nachmittag langsam an, ohne das Niveau vom Vormittag zu erreichen. Andere dagegen erreichen erst in den Abendstunden ihre Leistungsspitze. Entscheidend ist daher, die zu erledigenden Aufgaben nach Ihrer ganz persönlichen Leistungskurve auszuwählen. Das spart Ihnen viel Zeit und lässt Sie wesentlich effizienter arbeiten.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement
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