Kennen Sie das? Sie geben Ihrer Kollegin die gewünschte Information zu einem Kunden. Die nimmt sich ein Blatt Papier und schreibt die Angaben mit. Sie unterhalte sich weiter, doch was Sie dann sehen, lenkt Sie zunehmend ab: Die Kollegin nimmt nach wenigen Minuten den Zettel, reißt den unteren, unbeschriebenen Teil ab und notiert etwas für einen Kollegen darauf. Dann legt sie den einen Zettel neben ihr Telefon und Ihr Zettel wandert auf einen Stapel. Na, denken Sie sich, ob das alles klappt? Als könnte sie Gedanken lesen, sagt die Kollegin: "Ich habe da so mein eigenes System.“
Zettelwirtschaft vermeiden, doch wohin damit?
Vielleicht sind Sie dank meiner Artikelserie jetzt von der Zettelwirtschaft abgerückt. Sie haben sich vorgenommen, statt loser Zettel wichtige Informationen zukünftig systematisch aufzuschreiben. Sie haben überprüft, ob ein einfacher Kalender Ihre Termin- und Kontaktverwaltung von "lose“ und "irgendwo“ in "fest“ und "nur an diesem Ort“ verwandelt. Jetzt stelle ich Ihnen wesentliche Aspekte von Zeitplanbüchern vor. Und hier ist die Checkliste dazu. So können Sie am ehesten Klarheit darüber erlangen, welche Kriterien ein Zeitplanbuch für S i e erfüllen muss.
Checkliste: Brauche ich ein Zeitplanbuch?
Die vorherige Checkliste hatte die Basis enthalten, die normalen Funktionen eines Papierkalenders. Wenn dies nicht ausreicht, machen Sie sich jetzt klar, an welchen zusätzlichen Einlagen Sie in dem Papierkalender Bedarf haben. Denn jetzt reicht ein Kalender unter Umständen nicht aus. Finden Sie das selbst heraus:
Kreuzen Sie bitte an: |
brauche ich |
brauche ich nicht |
viel Platz für Tagesplanung |
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Wochenplanung |
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Monatsplanung |
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Jahresübersicht |
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viel Platz für Adressen |
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extra Platz/Hüllen für Visitenkarten |
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Aktivitätenliste |
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Besprechungnotizen/-pläne |
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Memo-Datenblatt für schnelle Notizen, Daten, Fakten |
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Hüllen für Geld- oder Kundenkarten |
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ABC- Register für eigene Unterteilung |
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vorgegebene Checklisten |
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Informationen wie Ferien- oder Messetermine, Steuertermine, Deutschlandkarte etc. |
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Zettelwirtschaft-Alternative: Das Zeitplanbuch
Sie merken: Ein Notizzettel oder Post-it ist schnell geschrieben und schnell irgendwo abgelegt. Ein Zeitplaninstrument wie ein Kalender oder ein Zeitplanbuch erfordert erst einmal mehr Vorüberlegungen und Entscheidungen. Doch Sie profitieren anschließend von dieser Vorarbeit:
Es gibt ein Mehr an Ordnung
Alles hat seinen Platz – schnell notiert und schnell wieder gefunden.
Es gibt ein Mehr an Zeit
Sie brauchen nicht mehr zu überlegen, wo Sie etwas wie hinschreiben. Und Sie brauchen sich nicht mehr den Kopf zu zerbrechen, wo Sie die Information am ehesten wieder finden.
Bislang sind Sie nicht wirklich überzeugt, das passende Systeme für Ihre Termine und Aufgaben gefunden zu haben? Vielleicht ist ein elektronischer Organizer Ihre Lösung? Und bringt Sie weg von der Zettelwirtschaft zu Ordnung im Büro.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation