Sicher ist es Ihnen schon passiert, dass Sie Informationen erhalten und sich sofort Notizen machen, damit Sie nichts verwechseln. Etwa: "17.10., 10:30, Firma Konradsen, Herr Stübe, Hauptstr. 10". Alle diese Informationen passen natürlich auf einen Post-it. Und den können Sie einfach an Ihren Bildschirm kleben. Damit haben Sie den Termin im wahrsten Sinne des Wortes ständig im Blick. Was aber, wenn der Termin erst in zehn Tagen ist? Dann haben Sie den Notizzettel – wahrscheinlich in guter Gesellschaft mit anderen Post-its – zehn Tage lang, mehrmals täglich, im Blick. Das lenkt ab und macht unkonzentriert. Hier bietet es sich an, den Termin auch wirklich gleich in einen Kalender zu übertragen. Bevor Sie Geld für ein passendes sogenanntes "Zeitplaninstrument" ausgeben, sollten Sie erst einmal Ihren persönlichen Bedarf ermitteln.
Checkliste: Was brauchen Sie als Alternative zur Zettelwirtschaft?
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Kreuzen Sie bitte an: |
brauche ich
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brauche ich nicht
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Kalender
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Aufgabenplanung / to-do-Liste
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Zielplanung
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Checklisten
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Projektplanung
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Adressen- und Telefonverzeichnis
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Notizblätter
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Infos (wie Schulferien, Messetermine)
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Je mehr Kreuze Sie in der Spalte "brauche ich nicht" gesetzt haben, desto einfacher kann Ihr Zeitplaninstrument ausfallen. Je mehr "brauche ich"-Kreuze Sie haben, desto differenzierter sollte Ihr neues System sein. Dazu gibt es später eine erweiterte Checkliste. Erst einmal zu der einfacheren Variante.
Zettelwirtschaft Alternative 1: Der Kalender im Papierformat
Geeignet ist ein handelsüblicher Kalender für eine einfache Terminübersicht. Es reicht, wenn Sie einen Termin eintragen und die Kontaktdaten dazu notieren. Kalender sind preiswert und handlich, so dass sie in jede Tasche passen und gut mitgenommen werden können. Allerdings müssen Sie darauf verzichten, anspruchsvollere Aufgaben mit einem Kalender zu erfassen. Denn ein Kalender erinnert Sie nur an Termine. Anspruchsvollere Aufgaben oder Zielplanung kann dieses Planungsinstrument nicht leisten.
Auch das Ideen- oder Notizenbuch beendet die Zettelwirtschaft
Schaffen Sie sich zusätzlich zu dem Kalender ein Notizbuch oder ein Ideenbuch an. Lesen Sie weiter, wie Sie das Ideenbuch sinnvoll strukturieren. Das wird Ihnen (als Ex-Zettelschreiber) wahrscheinlich sehr gut gefallen. In dieses Notizbuch notieren Sie Ideen oder sonstige Hinweise, vor allem, wenn Sie unterwegs sind. Hier lautet die Devise: Weg vom Zettel hin zum Notizbuch. Und wenn Sie von den Zetteln für Ideen gar nicht lassen können? Dann müssen Sie das auch nicht. Wie Sie Ideen-Zettel sinnvoll und mit ganz viel Spaß nutzen, lesen Sie in der Anleitung für die Schatztruhe.
Zettelwirtschaft Alternative 2: Das Zeitplanbuch im Büro
Zeitplanbücher gibt es in verschiedenen Größen, Ausstattungen und Preisklassen. Sie bieten neben dem Kalender weitere Funktionen, beispielsweise Checklisten oder Formulare. Damit können Sie Ihre tägliche Arbeit besser planen und koordinieren. Welche Ausstattung für Sie die richtige ist, löst nur der Blick in den Zeitplaner. Stöbern Sie ausführlich in Zeitplanbüchern. Schauen Sie in die Register. Lesen Sie die Vordrucke und Checklisten. Was davon brauchen Sie? Was ist überflüssig? Werden Sie zum Minimalisten: "So viel wie nötig und so wenig wie möglich".
Für die Auswahl sollten Sie sich einige Ihrer Arbeitsbedingungen klar machen. Dabei hilft Ihnen meine Checkliste im nächsten Teil.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation