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Zettelwirtschaft-Alternativen elektronisch gelöst

Lesezeit: 3 Minuten Für die einen sind Termine und Kontakte in einem Kalender aus Papier gar nicht denkbar. Elektronisch muss es sein. Zwar hat Papier längst nicht ausgedient und ist auch kein Zeichen für das Etikett "die ewig Gestrigen“. Doch oft ist der elektronische Organizer genau das richtige Instrument, um Zettelwirtschaft dauerhaft zu beenden.

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Zettelwirtschaft-Alternativen elektronisch gelöst

Lesezeit: 3 Minuten

Kennen Sie folgende Situation? Sie sprechen einen Termin mit Ihrer Kollegin ab. Die zückt dazu einen PDA: "Mein elektronischer Alleskönner,“ sagt sie und zwinkert Ihnen zu, "Ohne den könnte ich gar nicht.“ Sie schauen auf Ihren Kalender aus Papier und fühlen sich ein bisschen wie ein Überbleibsel aus der Dinosaurierzeit. Auf der anderen Seite: Ihr Kalender enthält alle wesentlichen Notizen, die Sie bis vor einem Jahr noch auf Notizzetteln und Post-its im Büro verteilt haben. Auch die Smarttelefone finden Sie schick, in denen andere Kollegen Termine und Notizen verwalten. Doch ob das wirklich etwas für Sie ist, da sind Sie sich noch nicht so sicher. Andererseits stoßen Sie auch immer wieder an Grenzen bei Ihrer Papierlösung.

Ist ein elektronischer Organizer die Alternative zur Zettelwirtschaft?
Ein Kalender ist zu klein und zu unflexibel? Das passende Zeitplanbuch für Sie gibt es noch nicht? Dann ist jetzt die Frage aller Fragen: Sind Sie bereit von Notizzettel und Stift auf ein elektronisches System umzustellen? Wenn Sie es brauchen, Papier richtig anfassen zu können und einen Stift in der Hand zu halten, dann ist der nachfolgende Vorschlag wahrscheinlich nicht für Sie geeignet. Doch machen Sie die Probe aufs Exempel und nutzen Sie die folgende Checkliste.

Checkliste: Papier oder elektronisches Verfahren im Büro?

Kreuzen Sie bitte an:

 

brauche ich

 

brauche ich nicht

 

Papier anfassen/fühlen/zwischen den Fingern spüren

 

 

 

mich an einem schönen Stift erfreuen/das Gleiten über das Papier

 

 

 

meine eigene Handschrift sehen

 

 

 

selbstausgedachte Symbole und Zeichen benutzen

 

 

 

mit verschiedenen Farben, Strichstärken, Bleistift, Füller oder anderem schreiben

 

 

 

Textmarker einsetzen

 

 

 

einkreisen, einkasteln, dreifach unterstreichen

 

 

 

kleine Skizzen als Gedankenstütze

 

 

 

ich brauche das Schreiben zu meiner besseren Sammlung/Konzentration/kann dann besser denken

 

 

 

Je öfter Sie Ihr Kreuz in der Spalte "brauche ich" gemacht haben, desto schwerer wird für Sie ein Umstieg sein. Und desto schwieriger wird es wahrscheinlich, dauerhaft auf Elektronik umzustellen. Wenn Sie also frei wählen können, bleiben Sie doch einfach dabei. Auch wenn "viele“ elektronisch arbeiten, "viele“ arbeiten nach wie vor mit einer Papiervariante. Die Bürowelt ist in dieser Frage überhaupt nicht so eindeutig, wie uns die Werbung und manche "Schreihälse“ so gern weismachen. Selbst junge Menschen verzichten auf Technik und viele Führungskräfte schwören auf Papier. Wenn Sie allerdings viele Kreuze in der Spalte "brauche ich nicht" stehen haben, lesen Sie unseren nächsten Tipp.

Notizzettel-Alternative 3: Der elektronische Organizer im Büro
Elektronische Organizer verfügen in der Regel über Kalender, Kontakte (Adressen, Telefon, Mail- und Webadressen) und Aufgabenlisten. Meist auch über eine Notizenfunktion, die im Prinzip wie ihr Papier-Pedant Post-its funktionieren. Auch hier gibt es wieder eine große Auswahl in unterschiedlicher Ausstattung und Funktionsmöglichkeiten. Bis hin zu den Alleskönnern, die Telefon, Zeit- und Terminplanung, Dokumentenverwaltung, Kamera, Mail und Internet und noch vielerlei nützliche Funktionen und Zusatztools anbieten. Hier wird der Markt immer vielfältiger. Das erhöht Ihre Möglichkeiten, den passenden elektronischen Organizer zu finden, erschwert wiederum die Übersichtlichkeit.  

10 Vorteile, wenn Sie einen Organizer nutzen möchten

  1. Daten können mit dem PC abgeglichen werden.
  2. Termine sind beispielsweise für die Kollegen im Netzwerk einsehbar.
  3. Termine und Aufgaben lassen sich leicht verschieben oder verändern.
  4.  Es gibt für beides eine Erinnerungsfunktion.
  5.  Adressen sind schnell geändert. Kein Radieren, durchstreichen oder darüber schreiben.
  6. Adressen können schnell aus einer Mail heraus übernommen werden.
  7. Sie können in einer Notizenfunktion weitere Daten und Informationen zu den Adressen dazu schreiben, um sich besser an die Person zu erinnern.
  8. Im Netz können Adressen zudem global gepflegt werden.
  9. Doppeleinträge z. B. bei Kontakten werden vermieden, da das System eine automatische Überprüfung hat.
  10. Eine Suchfunktion hilft, wenn Sie nicht mehr genau wissen, ob Sie einen Namen und der Firma oder dem Ansprechpartner abgelegt haben.

Tipp: Der Organizer Ihres Handys
Viele Handys haben mittlerweile Organizer mit Kalender und Aufgabenliste integriert. Bevor Sie viel Geld für ein weiteres Gerät ausgeben, machen Sie sich doch erst einmal mit den Organizer-Funktionen Ihres Handys vertraut. Möglicherweise haben Sie damit schon eine gute Möglichkeit gefunden, die Zettelwirtschaft in Ihrem Büro mit Termin- und Aufgabeneinträgen in Ihrem Handy zu ersetzen.

Jetzt sind Sie dran – Zettelwirtschaft beendenEventuell haben Sie jetzt schon eine Menge Ideen entwickelt, wie Sie zukünftig statt Zettelwirtschaft Ihre Aufgaben, Termine und Kontakte systematischer und zeitsparender verwalten. Das Verwalten von Notizen und Post-its in Papier und elektronisch ist damit noch nicht geklärt, denn hier ging es erst einmal darum, Termine und Kontakte aus dem Bürochaos zu befreien. Welche Tipps waren für Sie passend? Diese sollten Sie verfolgen und den Rest dürfen Sie gern ignorieren. Denn es geht ja darum, was zu Ihnen passt und was Sie umsetzen wollen.

 

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

 

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