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Wie Sie sich vor E-Mail-Spams schützen

Lesezeit: 2 Minuten In Teil 1 dieser Serie wurde beschrieben, wie Milliarden USD mithilfe der E-Mail-Spams verschwendet werden. In diesem Teil werden (einfache) Methoden dargestellt, wie ein Teil dieser Milliarden zu retten ist.

2 min Lesezeit

Wie Sie sich vor E-Mail-Spams schützen

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Bisher wurde leider kein Anti-Spam-Filter entdeckt, der gegen firmeninterne Spams – nach dem Motto "Warum schicken Sie mir überhaupt diese Information?" – schützt. Allerdings gibt es andere Methoden, die in der Welt der Spam-E-Mails angewendet werden könnten, wie z. B. das Paretoprinzip (die sog. 80-zu-20-Regel).

Paretoprinzip gegen E-Mail-Spams
Im Paretoprinzip wurde eine inhärente Unausgewogenheit zwischen Ursache und Wirkung, Aufwand und Ertrag, Anstrengung und Ergebnis festgestellt: 80 % des Ertrags rührt von 20 % des Aufwands her, 80 % der Wirkungen sind durch 20 % der Ursachen bedingt, und 80 % der Ergebnisse gehen auf 20 % der Anstrengungen zurück. In der Geschäftswelt wird die 80-zu-20-Regel durch zahlreiche Beispiele bestätigt.

Auch in der Welt der Spam-E-Mails findet das Pareto-Prinzip seine Anwendung: ca. 80 % der E-Mails stammen nämlich von ca. 20 % der Mitarbeiter. Es macht also Sinn, diese Gruppe zu identifizieren und sie gezielt anzusprechen: die Bearbeitung jeder E-Mail kostet Zeit – und Zeit ist doch Geld. Deswegen sollte mit der Zeit anderer Leute sparsam umgegangen werden.

Wenn Sie Empfänger von internen Spam-E-Mails sind, sollten Sie sich den Inhalt Ihrer E-Mail-Box anschauen und bestimmen, wieviel Zeit es in Anspruch nimmt, die nicht notwendigen Nachrichten zu bearbeiten und ein höfliches, aber auch ehrliches Feedback an den Absender diesbezüglich äußern.

Und diejenigen, die ihre E-Mails an größere Verteiler versenden, sollten sich folgendes überlegen:

  1. Ist die E-Mail wirklich notwendig – wäre ein Telefonat nicht ausreichend?
  2. Welche Konsequenzen hat die E-Mail? Die Kosten einer E-Mail sind gleich Anzahl der Personen auf dem Verteiler mal die Zeit, die die Bearbeitung dieser E-Mail in Anspruch nimmt.
  3. Folgende Fragen sollten gestellt werden:
    1. Warum schreibe ich eine E-Mail?
    2. Wer ist der Adressat?
    3. Ist der Verteiler wirklich optimal?
    4. Hat der Inhalt der E-Mail einen Nutzen für den Empfänger?
  4. Und überall, wo es nur möglich ist (Inhalt, Verteiler etc.), sollte an die sog. KISS-Regel ( K eep I t S hort and S imple) gedacht werden.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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