"5 W’s" bilden das Gerüst einer Pressemeldung. Ihr Text muss Antwort geben auf die Fragen: wer?, wann?, wo?, was? und wie? Am Anfang steht ein aktueller Aufhänger. Er ist für den Redakteur der Nachrichtenwert. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Informationen nach der Rangfolge ihrer Wichtigkeit gliedern. Das Wichtigste steht am Anfang des Textes, das Zweitwichtigste danach: Journalisten kürzen in der Regel von hinten weg! Wichtig ist auch eine gute "Verpackung":
Stellen Sie eine Schlagzeile vorneweg, die Sie im Text später wieder aufnehmen und weiter ausführen. Fügen Sie sinnvolle Zwischenüberschriften ein, an denen sich der Redakteur orientieren kann. Für die Sprache gilt: Meiden Sie Fremd- und Fachwörter, wo immer es geht. Interner Jargon und Abkürzungen sowie komplizierte, lange Satzkonstruktionen sind ebenso fehl am Platz. Verzichten sollten Sie auch auf Adjektive, die Ihre Arbeit / Ihre Einrichtung übermäßig loben, wie etwa "sensationell" oder "spektakulär".
Drucken Sie Ihren Text in Spaltenschreibweise aus. Damit hat der Redakteur einen breiten Rand, auf dem er Anmerkungen machen und redigieren kann. Geben Sie außerdem Ihre direkte Durchwahl an oder die eines anderen geeigneten Ansprechpartners.
An wen schicken Sie Ihren Text? Bloß nicht an die "Redaktion", sondern immer gezielt an einen Ansprechpartner oder zumindest an das entsprechende Ressort. Sonst fühlt sich niemand angesprochen, und Ihr Text bleibt liegen. Rufen Sie deshalb vorher an, sagen Sie kurz, um was es geht, und lassen Sie sich einen Ansprechpartner nennen, dem Sie Ihren Text zuschicken.
Tipp
Verschicken Sie Einladungen an Redakteure rechtzeitig, mindestens drei Wochen vor dem jeweiligen Ereignis. Rufen Sie dann zwei, drei Tage vorher noch einmal in der Redaktion an, und erkundigen Sie sich, ob Ihre Einladung angekommen ist und jemand aus der Redaktion an Ihrer Veranstaltung teilnimmt. Lassen Sie sich durch Absagen nicht entmutigen, und versuchen Sie es immer wieder.
Verschicken Sie Einladungen an Redakteure rechtzeitig, mindestens drei Wochen vor dem jeweiligen Ereignis. Rufen Sie dann zwei, drei Tage vorher noch einmal in der Redaktion an, und erkundigen Sie sich, ob Ihre Einladung angekommen ist und jemand aus der Redaktion an Ihrer Veranstaltung teilnimmt. Lassen Sie sich durch Absagen nicht entmutigen, und versuchen Sie es immer wieder.
Irgendwann einmal wird Ihre Pressemeldung abgedruckt. Nutzen Sie Zeiten, in denen Nachrichtenflaute herrscht, etwa im Sommer oder zwischen Weihnachten und Neujahr.