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So können Sie eine Pressemappe erstellen

Lesezeit: 2 Minuten Pressemappen werden nicht nur auf Messen verteilt, sondern sind flankierendes PR-Material bei Pressegesprächen und Pressekonferenzen. Die Pressemappe ist die Basis für die nachfolgende Berichterstattung des Redakteurs über das Unternehmen und dient auch der Intensivierung von Redaktionskontakten. Sie sollte deshalb mit besonderer Sorgfalt zusammengestellt werden und Redaktionen einen echten Mehrwert bieten. Erfahren Sie hier, wie Sie eine Pressemappe erstellen können.

2 min Lesezeit

So können Sie eine Pressemappe erstellen

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Pressemappe erstellen – die einzelnen Elemente

Es gibt einige wesentliche Elemente, die beim Pressemappe erstellen berücksichtigt werden sollten. Dazu gehören ein Inhaltsverzeichnis, die aktuelle Presseinformation, Firmeninformationen, Bildmaterial und gegebenenfalls zusätzliche Materialien, die dem Redakteur weitere Hintergrundinformationen liefern.

  • Inhaltsverzeichnis: Redakteure haben grundsätzlich ein begrenztes Potenzial an Zeit. Deshalb ist ein Inhaltsverzeichnis in einer Pressemappe hilfreich, das einen schnellen Überblick über die Inhalte verschafft und beim Aufschlagen deutlich sichtbar und übersichtlich gestaltet ist. 
  • Pressemitteilungen: Je nach Anlass enthält eine Pressemappe mindestens eine auf den Anlass abgestimmte aktuelle Presseinformation. Um dem Redakteur weitere interessante Informationen über das Unternehmen an die Hand zu geben, ist es empfehlenswert, auch zwei oder drei vorangegangene Pressemitteilungen chronologisch sortiert in die Pressemappe einzuordnen.
  • Firmeninformationen: In eine Pressemappe gehören auch Hintergrundinformationen über das Unternehmen, beispielsweise die Firmierung, das Gründungsdatum, mögliche Standorte, das Produkt- und Dienstleistungsportfolio, Brancheninformationen und Informationen zum Management. Ob die Informationen ausformuliert oder als Datenblatt tabellarisch mit Zahlen und Fakten präsentiert werden, ist abhängig von der darzustellenden Datenmenge und vom persönlichen Geschmack. 
  • Bildmaterial: Ebenso wichtig wie das Textmaterial ist beim Pressemappe erstellen das Bildmaterial. Die Bildmaterialien sollten nicht wahllos, sondern sorgfältig ausgewählt werden und zum Thema der Veranstaltung passen. Geeignet sind beispielsweise Fotos der Unternehmensrepräsentanten oder Produktfotos.
  • zusätzliche Materialien: Die Pressemappe ist die Basis für die Berichterstattung des Redakteurs. Deshalb kann es wichtig sein, weitere Materialien der Pressemappe beizulegen. Hilfreich sind beispielsweise bereits geführte Interviews eines Unternehmensrepräsentanten sowie bereits erschienene Fach- oder Presseartikel. Das gilt gleichermaßen für Biografien, aktuelle Unternehmenszahlen, Unternehmens- oder Imagebroschüren und zum aktuellen Thema passende Flyer. 
  • Visitenkarte: Um einer Redaktion für mögliche Fragen die Kontaktaufnahme zu erleichtern, gehören in eine Pressemappe auch die Kontaktdaten des Ansprechpartners in der Presseabteilung, beispielsweise in Form einer an die Pressemappe angebrachten Visitenkarte.

Pressemappe erstellen – gedruckt oder digital?

Im Zeitalter der Digitalisierung stellt sich die Frage, ob es noch sinnvoll ist, eine gedruckte Pressemappe zu erstellen. Tatsächlich ist die Printversion noch immer beliebt und bietet einige Vorteile. Dazu gehört beispielsweise, dass der Redakteur sie in einem persönlichen Gespräch in der Hand halten, dazu Fragen stellen und darin blättern kann. Während einer Veranstaltung kann er außerdem handschriftliche Notizen im Randbereich machen.

Doch auch die digitale Variante hat ihre Vorteile. Alle Materialen können in kurzer Zeit an die Redaktion übermittelt und vorhandene PR-Materialen in redaktionelle Texte eingefügt werden. Eine CD bietet darüber hinaus auch die Möglichkeit, in den Medien bereits ausgestrahlte Interviews oder Unternehmenspräsentationen aufzuspielen.

Da beide Varianten ihre Vorteile haben, bietet es sich beim Pressemappe erstellen an, der Printversion auch eine digitale Version beizulegen, während bei der Auslage in einem Pressefach eines Pressezentrums, beispielsweise einer Messe, die digitale Form ausreicht.

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