In meinem letzten Artikel zum Thema "Organisation von Besprechungsräumen" habe ich Ihnen vorgestellt, wie die Belegung von Besprechungsräumen klappt und wie Terminreservierungen erfolgen können. Doch damit sind die Probleme rund um den firmeninternen Besprechungsraum noch nicht gelöst. Denn: Termine und Räume werden gern angemeldet. Dann ändern sich die Bedingungen -“ und in der Hektik wird vergessen, den reservierten Raum wieder abzubestellen.
Das ist besonders ärgerlich, wenn deshalb andere Anfragen für den Raum abgelehnt wurden. Ebenso, wenn Kaffee und Gebäck umsonst bereitgestellt sind. Für andere Kollegen wiederum war der Termin "erst einmal nur geblockt". Was immer das genau heißen soll, Fakt ist: Wertvolle Ressourcen wurden verschwendet, Ärger liegt in der Luft.
Der Unterschied zwischen "geblockt" und "verbindlich gebucht"
Um Missverständnisse zu verhindern, hat sich in der Praxis nur eine einzige Regel wirklich bewährt: Legen Sie fest, dass der bestellte Raum zu einem bestimmten Zeitpunkt von dem Besteller nochmals bestätigt wird. Das kann beispielsweise sein: "2 Tage vorher nochmals bestätigen". Erfolgt die Bestätigung nicht, wird der Raum automatisch wieder freigegeben.
Mit dieser Sicherung bauen Sie eine weitere Bringschuld ein. Der andere muss aktiv werden, damit der vorab gebuchte Raum auch wirklich "fix" gebucht ist. Größter Fallstrick für Sie: Sie telefonieren anderen Kollegen hinterher, weil sich niemand gemeldet hat. Glauben Sie mir: Wenn sich das rumspricht, können Sie Ihre Regeln und Vorgaben gleich wieder eindampfen. Also muss der andere aktiv werden. Sobald Sie ins Schwitzen kommen, läuft etwas falsch. Dass hier Termine der Geschäftsleitung anders gehandhabt werden, kann dabei allerdings erlaubt sein und keinen Regelverstoß darstellen.
Jetzt sind Sie dran – Besprechungsräume organisieren
Eigentlich sollte es selbstverständlich sein, dass sich alle um einen geordneten Umgang mit dem Thema Besprechungsraum kümmern. Die Realität ist anders. Deshalb ist es eine gute Lösung, den Umgang mit Besprechungsbuchungen eindeutig zu regeln. Dann ist klar, wie alle sich verhalten sollen und können. Klar ist auch, dass dies eine gewisse Umgewöhnungsphase bedeuten kann.
Wie gehen Sie damit um? Entweder knallhart oder Sie kündigen an, wie lang dieser Zeitraum ist und ab wann die Regeln voll und ganz gelten. Zum Beispiel: "Um allen die Umgewöhnung zu leichtern, verfahren wir übergangsweise für zwei Monate so / bis zum xx in Ausnahmefällen auch noch so … Danach wird wie folgt verfahren:…"
Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation