Kleinere versäumte Beträge lassen sich zwar in der Regel noch ausgleichen, handelt es sich jedoch um einen Kunden, der hohe Rechnungen nicht fristgerecht zahlt, kann dies unter Umständen sogar die gesamte geschäftliche Existenz bedrohen. Natürlich spielt es daneben auch für die generelle Planungssicherheit eine wichtige Rolle, dass die Rechnungen von den Kunden pünktlich beglichen werden.
Es stehen jedoch einige Tipps zur Verfügung, mit denen sich die Zahlungsmoral der Kunden verbessern lässt. Führen diese jedoch auch nicht zu dem gewünschten Erfolg, lässt sich auch ein digitales Inkassounternehmen beauftragen, welches wertvolle Unterstützung bei dem Eintreiben der offenen Forderungen bietet.
Sorgfältig prüfen
Wird der Kunde auf eine noch offene Rechnung angesprochen, zeigt es sich als überaus unangenehm, wenn der Fehler eigentlich beim Unternehmen liegt.
Aus diesem Grund ist nicht darauf zu verzichten, im Vorfeld der Kontaktaufnahme genau zu überprüfen, ob die Rechnung tatsächlich versendet, der Zahlungszeitraum klar definiert und die Summe korrekt angegeben wurde. Daneben ist sicherzustellen, dass die richtigen Bankdaten auf der Rechnung zu finden sind.
Offen kommunizieren
Viele Unternehmen sind der Meinung, dass es das Thema Geld im Kundenkontakt so weit wie möglich zu vermeiden gilt – schließlich wird ansonsten eine Assoziation mit Kleinlichkeit oder Knauserigkeit befürchtet. Allerdings merken die Kunden auch, wenn ein Unternehmen offensichtliche Probleme damit hat, für seine Arbeit die angemessene Entlohnung zu verlangen. Dies hat wiederum zur Folge, dass immer häufiger Zahlungen vergessen werden.
Geht es um das Thema der unbezahlten Rechnungen, ist somit zwar höflich, jedoch selbstbewusst vorzugehen. Für gute Arbeit darf der Lohn durchaus zeitnah eingefordert werden.
Prinzip der Verstärkung nutzen
Um die allgemeine Zahlungsmoral der Kunden zu verbessern, lässt sich außerdem auf die positive beziehungsweise die negative Verstärkung zurückgreifen. So kann in vielen Fällen bereits von vornherein verhindert werden, dass ein Zahlungsverzug entsteht.
Eine Möglichkeit besteht in diesem Zusammenhang darin, den Kunden mit Hilfe eines Rabattes zur Zahlung zu motivieren. Dieser wird auch als Skonto bezeichnet. Auf die Rechnungssumme wird dann ein Nachlass von zwei Prozent gewährt, sofern die Zahlung innerhalb der jeweiligen Frist eingeht.
Eine negative Verstärkung lässt sich nutzen, indem für verspätete Zahlungen eine Strafgebühr erhoben wird. Allerdings sollte diese nicht allzu hoch gewählt werden, um die Kundenbeziehung nicht unnötig zu belasten.
Verschiedene Zahlungsmöglichkeiten anbieten
Werden den Kunden nicht ausreichend Möglichkeiten für die Zahlung geboten, steigert dies das Risiko von unbezahlten Rechnungen erheblich.
Unternehmen sollten daher gemeinsam mit ihren Kunden die besten Lösungen erarbeiten. Werden in diesem Zusammenhang Flexibilität demonstriert und die Wünsche des Kunden berücksichtigt, unterstützt dies ein positives Klima in der Zusammenarbeit und steigert die Zahlungsmoral.
Handelt es sich bei dem eigenen Unternehmen so zum Beispiel um ein Online-Geschäftsmodell, sollten unbedingt alle gängigen Zahlungsoptionen zur Verfügung gestellt werden. Zu diesen zählen etwa PayPal, Online-Überweisungen oder auch Dienstleister wie Klarna.
Zahlungserinnerung versenden
Falls die Rechnung des Kunden noch immer offen sein sollte, obwohl bereits eine Nachfrage erfolgt ist, ist es Zeit für den Versand einer neutralen Zahlungserinnerung. Auch diese ist in einem höflichen, jedoch bestimmten Ton zu verfassen.
Natürlich kann es vorkommen, dass eine Rechnung vergessen wird, dennoch sollte der Kunde darüber informiert werden, dass der Zahlungsverzug bemerkt wurde. Im Zuge der Zahlungserinnerung ist eine Frist für die erwartete Zahlung zu definieren, beispielsweise von sieben Tagen. So wird eine höhere Verbindlichkeit geschaffen, auf welche die meisten Kunden schließlich reagieren.
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