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Rechnung schreiben: schnell und rechtsgültig erstellt

Nach der Firmengründung stellen sich Unternehmer die Frage: Wie schreibe ich eine Rechnung richtig und was gehört alles rein? Gibt es Voraussetzungen, die einzuhalten sind, damit das Schreiben rechtsgültig ist? Im folgenden Text wird erklärt, was wichtig ist.

Rechnung schreiben: schnell und rechtsgültig erstellt

Rechnung schreiben: schnell und rechtsgültig erstellt

1. Welche Angaben sind Pflicht?

Im oberen Bereich der Rechnung ist der Vermerk der Firmenadresse und die des Kunden wichtig. Ebenso ist es ratsam, das Rechnungsdatum in diesem Abschnitt zu platzieren.

Die erbrachten Leistungen oder die Art und Menge des Produktes stehen im mittleren Teil des Dokumentes. Am besten vermerken Sie hier zusätzlich das Lieferdatum. Der Preis inklusive Netto-, Brutto-, USt.-Satz- und Ust.-Beitragangabe sollte nicht fehlen. Für das Finanzamt ist eine Rechnungsnummer verpflichtend. Diese muss fortlaufend und einmalig sein.

Im unteren Part stehen die Bankverbindung sowie die Steuernummer. Somit weiß der Kunde schnell, wohin er den offenen Betrag überweisen kann.

2. Muss die Rechnung zwingend unterschrieben sein?

Laut Umsatzsteuergesetz gehört die Unterschrift des Rechnungsstellers nicht zu den Pflichtangaben. Jedoch ist es nicht ratsam, die Rechnung zu unterschreiben. Es besteht die Gefahr, dass Dritte die Unterschrift benutzen, um Dokumente zu fälschen.

3. Was ist als Kleinunternehmer zu beachten?

Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Es ist wichtig, den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung in der Rechnung aufzuführen. Dies ist zum Beispiel mit dem Hinweis „Aufgrund von Paragraph 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ schnell und einfach umzusetzen. So wissen der Kunde und das Finanzamt sofort, dass sie keine Mehrwertsteuer abführen.

4. Was ist beim Design der Rechnung sinnvoll?

Ist der schriftliche Teil der Rechnung erstellt, folgt die Umsetzung des Designs. Darauf kommt es auch ein bisschen auf den individuellen Geschmack und die Branche des Unternehmens an. Beispielsweise hat ein Kosmetikstudio ein anderes Design als ein Informatiker. Auf eine seriöse Gestaltung ist jedoch zu achten. Ein Logo ist sehr ratsam, denn es dient als wichtigstes Wiedererkennungsmerkmal.

Tipp: rechnung.de wird zum schnellen und unkomplizierten Erstellen von Rechnungen verwendet. 

5. Was ist bei einer fehlerhaften Rechnung zu tun?

Unterläuft ein Fehler beim Erstellen der Rechnung, ist der Rechnungssteller verpflichtet, das Dokument zu korrigieren und neu auszustellen. Diese wird Storno-Rechnung genannt. Das fehlerhafte Dokument muss danach aufbewahrt werden. Dies ist so wichtig, da jede Rechnung eine fortgelaufene Rechnungsnummer trägt. Bei Umzug eines Kunden kann es ebenso nötig sein, eine Rechnung zu stornieren. Hier ist der Ablauf gleich.

6. Wie versende ich das erstellte Dokument richtig?

Ist die Erstellung fertig, stellt sich die wichtige Frage: Wie verschicke ich die Rechnung richtig und was ist zu beachten?

Es gibt viele Möglichkeiten, die Rechnung zu versenden. Ob per Briefsendung, als E-Mail oder auch per App. Das liegt ganz im Ermessen des Ausstellers.

Tipp: In einigen Rechnungsprogrammen, gibt es die Möglichkeit, die Rechnung direkt über einen Senden-Button aus der Software heraus zu versenden. Das spart Zeit und geht einfach!

7. Erstelle ich die Rechnung lieber manuell oder mit einem Programm?

Natürlich kann man eine Rechnung ganz manuell in einem Schreibprogramm erstellen und danach versenden. Die Zahlungseingänge sind danach ebenfalls manuell zu kontrollieren. Das macht bei kleinen Unternehmen Sinn. Ist aber in Regel sehr aufwendig. Es gibt diverse Rechnungsprogramme, die den Ablauf vereinfachen.

Ebenso kann man online auf Rechnung.de schnelle und einfache Hilfe finden. Damit kann es sogar Spaß machen, eine Rechnung zu schreiben und es ist zudem kinderleicht.

Bildnachweis: ijeab / stock.adobe.com

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