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Wie Sie eine Rechnung am besten mahnen: Freundlich, aber bestimmt

Lesezeit: 3 Minuten Ein heikles Thema im Umgang mit Ihren Kunden: die unbezahlte Rechnung. Eine unglücklich formulierte oder vorschnell verschickte Zahlungserinnerung kann Ihre Bemühungen, den Kunden zu halten, schnell zunichte machen. Zu laxe Mahnungen verfehlen jedoch oft ihr Ziel. Doch wie lassen sich Zahlungserinnerungen so gestalten, dass der Kunde die Rechnung begleicht und weiterhin Ihr Kunde bleibt?

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Wie Sie eine Rechnung am besten mahnen: Freundlich, aber bestimmt

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Eine Rechnung kann schon mal im täglichen Alltagschaos untergehen. Besonders bei Stammkunden ist es wichtig, vor einer Mahnung erstmal eine freundliche Zahlungserinnerung zu senden, in der Sie besonders höflich um die Begleichung Ihrer Rechnung bitten.
Die Erfolgsaussichten für eine gute erste Mahnung sind beachtlich. Rund 35 Prozent der Kunden begleichen jetzt ihre Rechnung.
Wenn ein Kunde trotz erster Mahnung nicht reagiert, aber auch keinen Fehler an Ihrer Leistung reklamiert oder gar bestreitet, dass Sie eine Forderung gegen ihn haben, können Sie davon ausgehen, dass er seine Zahlung systematisch hinauszögert und Sie auf Ihrer Rechnung sitzen lässt. Deshalb müssen Sie jetzt einen etwas strengeren Ton anschlagen.
In der dritten Mahnstufe kann es sich beim Nicht-Zahlen kaum noch um ein Versehen handeln.

Es wäre zu diesem Zeitpunkt falsch, ein ultimatives Datum zu setzen. Folgende Angaben sollte Ihr Erinnerungsschreiben aber auf jeden Fall enthalten: Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer und Rechnungsgegenstand.

Zeigen Sie sich entgegenkommend, z.B. mit Formulierungen wie: "Sicherlich werden Ihnen meine zusätzlichen Informationen zur Rechnung vom … weiterhelfen. Ich erwarte Ihre Überweisung in den nächsten Tagen.“
Falls Sie dem Kunden Skonto angeboten haben, sollten Sie ihn – falls die Zahlungsfrist noch nicht abgelaufen ist – an die Skontofrist erinnern. Im gewerblichen Handel können Sie die Skontofrist auch verlängern. Weisen Sie in diesem Schreiben und in jeder weiteren Mahnstufe darauf hin, dass Sie bis dato weder eine Retoure noch eine Zahlung erhalten haben.

Legen Sie dieser Mahnung eine Kopie der Rechnung bei, so weiß der Kunde gleich, welche Artikel angemahnt werden. Versender Lands’ End kommt säumigen Zahlern entgegen: Auf der Rückseite der Mahnung befindet sich ein Fax-Formular, mit dem der Kunde dem Unternehmen mitteilen kann, ob und wann er gezahlt, und welche Waren er zurückgesandt hat.

Bei Stammkunden, die bisher immer, wenn auch nur schleppend, bezahlt haben, sollten Sie überlegen, auf die Berechnung von Mahngebühren erst einmal zu verzichten. Besser Sie dulden die verspätete Zahlung Ihrer Rechnung als diese Kunden an die Konkurrenz zu verlieren.
Weisen Sie nachdrücklich, aber doch freundlich auf die Zahlungsverpflichtung hin. Ein Beispiel: "Uns liegt viel an einer guten Zusammenarbeit mit Ihnen. Daher haben wir bisher auf Mahngebühren und Verzugszinsen verzichtet. Bitte honorieren Sie unsere kulante Haltung mit einer schnellen Zahlung. Vielen Dank.“

Beispiel: "Wir nehmen an, dass Sie mit unserer pünktlichen Lieferung Ihrer Postsendungen zufrieden sind. Schade, dass Sie unserer Erinnerung vom 10.9.2007 und der ersten Mahnung vom 20.9.2007, die rückständige Forderung von 180 Euro für 60 Pakete Extraweiss-Kopierpapier (zahlbar zum 1.9.07), bis heute nicht nachgekommen sind.

Wir gehen in Ihrem Interesse davon aus, dass Ihre Zahlung bis zum 1. Oktober 2007 auf unserem Konto eingehen wird. Wenn Sie dieses Zahlungsziel nicht einhalten, müssen wir Ihnen zusätzlich zu den bisher angefallenen Mahngebühren Verzugszinsen berechnen.
Diesen Schritt möchten wir wegen unserer langjährigen guten Geschäftsbeziehung gern verhindern. Rufen Sie uns an, falls es Zahlungsschwierigkeiten geben sollte. Wir werden gemeinsam eine Lösung finden.“

Doch vielleicht hat Ihr Kunde berufliche oder persönliche Gründe, aus denen er die Rechnung nicht bezahlen kann? Eine Alternative kann deshalb ein Erinnerungsanruf sein.

Diesen können Sie selbstverständlich auch schon in einer früheren Mahnstufe einsetzen. Mit einem solchen Anruf können Sie ergründen, warum der Kunde nicht zahlt – und wie man die Sache eventuell durch Ratenzahlung oder Ähnliches regeln kann.
Viele Unternehmen verzichten mittlerweile auf die dritte Mahnstufe – denn erfahrungsgemäß sinkt die Zahlerquote mit jeder Stufe. Mahnbescheid oder Inkassobüro sollte jedoch wohl überlegt sein – ein Kunde, den Sie auf diese Art und Weise zum Begleichen der Rechnung bringen, wird unwiederbringlich verloren gehen.
Deshalb muss der Ansatz hier individuell sein und die Kundenhistorie berücksichtigen. Einen faulen Kunden, der Ihnen nur Ärger bereitet, werden Sie sicher anders behandeln als einen langjährigen, sonst zuverlässigen Kunden.

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