In der frühen Planungsphase eines Messeauftritts stehen zwei Fragen im Mittelpunkt:
- Welche Messe lohnt sich tatsächlich für uns und unsere Pressearbeit?
- Welches Budget haben wir im nächsten Jahr zur Verfügung?
Das Design oder die Größe Ihres Messestandes sind zunächst zweitrangig. Man kann auch mit einer einfachen Ausstellerbox (international Booth genannt) auf einer Messe Erfolg haben. Bereits im Beitrag Messeauftritt: Präsentieren Sie Neuigkeiten auf Ihrem Messestand (Teil 1) habe ich darauf hingewiesen, dass die inhaltliche Gestaltung und die Präsentation von Neuheiten der Schlüssel zum Erfolg eines Messeauftrittes sind.
Nach dem Messeauftritt ist vor dem Messeauftritt
Beginnen Sie mit der Messeplanung unmittelbar nach Abschluss der diesjährigen Messepräsenz. Bei Messen im Ausland würde ich sogar einen längeren Vorlauf empfehlen. Zu den ersten Planungsschritten gehört die Auswertung der vorhergehenden Messe, die Übernahme des Termins in die eigene Planung und ein interner Starttermin für die konkreten Messevorbereitungen.
Spätestens im Herbst des Vorjahres beginnen die konkreten Messeplanungen mit Budgetierung, inhaltlicher Ausrichtung und langfristiger Vergabe von Dienstleistungen. Jeder Tag, den Sie jetzt warten, wird Sie später viel Geld kosten. Zeitverzug in der Planung Ihres Messestandes kann sehr teuer werden.
Messeauftritte sparsam einsetzen
Sie können nicht auf jeder Hochzeit tanzen! Planen Sie deshalb gezielt 1 bis maximal 3 Höhepunkte pro Jahr. Messeauftritte sind auch bei bester Vorbereitung immer Kraftakte, die Ihre Marketingabteilung und die Pressearbeit ganz sicher an ihre Grenzen bringen. Als Entscheidungshilfe dient eine Benchmark-Analyse der wichtigsten Messetermine.
Wählen Sie nach Ihren individuellen Kriterien die geeigneten Messen aus und bemühen Sie sich rechtzeitig um eine Ausstellungsfläche. In der Regel ist das mindestens ein Jahr im Voraus möglich.
Das Budget begrenzt die Messeplanung
Im Budget für Marketing und Pressearbeit sollte der Anteil für Messeauftritte schon langfristig festgelegt sein. Messestände und die Messeteilnahme sind teuer. Nicht selten verschlingen sie rund ein Drittel der gesamten Werbeausgaben. Auf Kostenfallen und Möglichkeiten der Budgetierung werde ich an anderer Stelle dieser Artikelserie eingehen.