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Kennen Sie die Good Practice in Word und Excel?

Lesezeit: 2 Minuten In den Microsoft Office Programmen Word und Excel sollten Sie für die Eingabe und Formatierung von Texten, Daten oder Formeln bestimmte Regeln beachten. Die Einhaltung dieser Regeln gilt als Good Practice (Gute Anwendung), weil Sie sich mit Ihnen das (Arbeits-) Leben leichter machen.

2 min Lesezeit

Kennen Sie die Good Practice in Word und Excel?

Lesezeit: 2 Minuten

Good Practice für Texteinträge in Word

  • Schreiben Sie Ihren Text am Ende einer Zeile einfach weiter. Word fügt automatisch Zeilenumbrüche ein. Wechseln Sie zu einem neuen Absatz (Enter-Taste) erst dann, wenn Sie einen neuen Absatz brauchen.
  • Formatieren Sie Ihren Text erst, wenn Sie ihn fertig geschrieben haben. Word schleppt neue Formatierungen (z. B. Fettschrift) immer mit. Sowohl im Text, als auch von Absatz zu Absatz.
  • Vermeiden Sie es für Listeneinträge einfach den Standard-Tabstopp oder Leerzeichen einzugeben. Wechseln Sie die Schriftart oder Schriftgröße, verschieben sich die Einträge und Sie müssen mühsam korrigieren. Richten Sie sich lieber benutzerdefinierte Tabstopps über Format/Absatz oder Einfügen/Tabstopp ein.
  • Möchten Sie auf der nächsten Seite weiterschreiben, obwohl Ihre jetzige Seite noch nicht voll beschrieben ist, sollten Sie nicht so lange die Enter-Taste drücken, bis die Textmarke auf der neuen Seite zu sehen ist. Mit der Tastenkombination STRG + Enter springt die Schreibmarke sofort dorthin.

    Das geht nicht nur schneller, sondern hat auch einen weiteren Vorteil: Geben Sie auf der vorherigen Seite weiteren Text ein, rutschen darunter stehende Texteinträge im Dokument nicht weiter nach unten. Der Seitenumbruch sorgt dafür, dass Einträge in die erste Zeile, z. B. eine Überschrift, immer in der ersten Zeile bleiben.

Absätze in Word nach der Good Practice einrichten

  • Trennen Sie Absätze nicht durch eine Leerzeile! Damit schaffen Sie einen zusätzlichen Absatz, der jedoch völlig überflüssig ist, weil dort kein Text steht. Die Abstände der Absätze werden im Dialogfenster "Absatz" bzw. "Register Seitenlayout/Absatz" über Abstand Vor und Abstand Nach eingestellt.
  • Möchten Sie Einzüge einrichten, sollten Sie keine Leerzeichen verwenden. Nutzen Sie die Möglichkeiten von Word, um über das Format/Absatz bzw. das Seitenlayout/Absatz linke und rechte Einzüge festzulegen. sowie über die Einstellungen im Dialogfenster "Absatz" die Sondereinzüge Erstzeileneinzug und Hängender Einzug zu bestimmen.

Good Practice in Excel

  • Überlegen Sie sich geeignete Arbeitsblattnamen, um bestimmte Tabellen schnell zu finden. Zum Beispiel 1. Quartal, 2. Quartal usw., Monatsnamen (Januar, Februar …) oder Bezeichnungen wie "Fahrtenbuch", "Monatsbudget", "Ausgaben".
  • Beschriften Sie die Spalten und Zeilen Ihrer Tabelle mit einem eindeutigen Begriff wie "MwSt".
  • Formeln sollten Sie unterhalb oder rechts von den Zellen platzieren, mit denen Sie rechnen. So ist eine Zuordnung leichter möglich.
  • Zwischen den Werten einer Tabelle und den Berechnungszellen sollten Leerzeilen bzw. Leerspalten eingefügt werden.
  • Leere Zeilen oder Spalten innerhalb einer Tabelle sollten Sie jedoch vermeiden. Rufen Sie eine Funktion wie AutoSumme auf, stoppt die Markierung vor der nächsten leeren Zelle. Das führt zu falschen Ergebnissen.
  • Verwenden Sie in Ihren Formeln Zellbezüge wie A2 statt Zahlen. Veränderungen in Ihrer Werteliste werden dadurch in den Formeln sofort übernommen und das Ergebnis wird automatisch geändert.
  • Zellbezüge sollten in einer Formel durch Anklicken hinzugefügt werden. So brauchen Sie sie nicht über die Tastatur eingegeben.
  • Auch in Excel gilt: Punktrechnung geht vor Strichrechnung. Im Zweifelsfall setzen Sie lieber eine Klammer zu viel als eine zu wenig.
  • Überprüfen Sie Ihre Formeln stichprobenartig. Machen Sie einen Doppelklick in die Zelle, in der die Formel steht. Mit Hilfe der farbig hervorgehobenen Zellbezüge und den in derselben Farbe umrahmten Zellen kontrollieren Sie die korrekte Zellzuweisung. Auch die Rechenoperatoren lassen sich leichter überprüfen, da sie größer als in der Bearbeitungszeile dargestellt werden.

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