Kennen Sie das? Sie wollen eine E-Mail beantworten und ringen um Worte. Persönlich beantwortet, könnten Sie den Sachverhalt schnell darstellen. Beim Schreiben merken Sie, wie umständlich die Schriftsprache sein kann. Vor allem bei komplexeren Sachverhalten.
Oder Sie schieben E-Mails, die nicht so leicht zu formulieren sind, vor sich her. Irgendwann leidet man unter der unerledigten Arbeit und dem schlechten Gewissen. Oder die x-te E-Mail ist bereits geschrieben, doch Sie haben das Gefühl, dass Ihr Geschäftspartner Sie immer noch nicht verstanden hat.
Vielleicht würden Sie gern auch mehr Anfragen auf Xing, Facebook oder Ihrer Lieblingsplattform individuell beantworten, aber dazu fehlt Ihnen einfach die Zeit. Für alle, die schneller sprechen als tippen, habe ich eine Anregung, wie Sie komfortabler E-Mails beantworten könnten. Ich stelle Ihnen dazu beispielhaft die Software von i-talk24 vor.
Wann sich Sprechen statt Schreiben lohnt
Neben der Zeitersparnis bietet das Sprachtool noch einen weiteren Vorteil. Mit Ihrer Stimme können Sie einen Sachverhalt so einfärben, dass Ihre Botschaft eindeutig ankommt. Denn mit Ihrer Stimme können Sie Emotionen transportieren. Mit Text geht das nicht. Noch ein Argument zur Zeitersparnis: Sie sparen die Zeit, die Sie bei Textmails mit der Rechtschreibprüfung und Überprüfung der Grammatik benötigen.
Hier sind einige Anwendungsbeispiele, die normalerweise etwas Zeit im Schriftverkehr erfordern:
- Einen kurzen, persönlichen Gruß verschicken.
- Einem lieben Menschen gratulieren.
- Kunden an das Angebot erinnern bzw. nachfassen.
- Eine Kunden-Supportanfrage beantworten.
- An ein Event oder eine Vereinbarung erinnern.
- Sprachnachricht statt Telefonrückruf, wenn Sie wissen was der Empfänger möchte.
- Kontaktpflege allgemein.
- Eine Arbeitsanweisung erteilen oder eine Aufgabe delegieren.
- Persönliche Mitteilungen im sozialen Netzwerk wie Facebook, Xing & Co.
Einfachstes Handling: Aufnahme – Stopp – Senden
Die Handhabung der Software i-talk24 ist denkbar einfach. Die Bedienung erschließt sich für den Nutzer intuitiv. Sie klicken auf "Aufnahme" und sprechen ganz natürlich Ihren Text. Am besten stellen Sie sich Ihr Gegenüber dabei vor und "erzählen" ihm Ihr Anliegen.
Anschließend werden "Stopp" und "Senden" geklickt. Drei Schritte, einfacher geht es nicht. Die Nachricht ist nach dem Aufnehmen in wenigen Sekunden zum Versenden fertig. Im Preis der Software i-talk24 ist der unbegrenzte Online-Speicherplatz für Ihre Nachrichten bereits enthalten. Der Empfänger Ihrer Nachricht braucht die Software zum Abhören im Übrigen natürlich nicht. Auch das wiederholte oder spätere Anhören der E-Mail ist jederzeit möglich.
Jetzt sind Sie dran – Zeit sparen beim E-Mail-Schriftverkehr
Haben Sie beim Lesen für sich bereits überlegt, ob der Einsatz einer solchen Software für Sie sinnvoll wäre? Wenn die Chance besteht, dass Sie damit Zeit sparen und einen Zusatznutzen darin sehen, mit dieser Art der persönlichen Mail bei Ihren Kunden zu punkten, dann machen Sie den nächsten Schritt.
Informieren Sie sich über geeignete Programme und nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre Lieblings-Software gratis zu testen. Danach wissen Sie auf jeden Fall, ob Ihnen ein solches E-Mail-Sprachtool Ihre Arbeit vereinfachen kann.
Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation