Kennen Sie das? Sie versenden an einen Kunden eine E-Mail. Demnächst halten Sie einen Vortrag, der vielleicht auch für den Empfänger von Interesse sein könnte. Sie überlegen, ob Sie noch einen Hinweis anfügen sollten. Und in zwei Wochen stellen Sie auf Ihrer Firmenwebseite ein neues eBook ein. Darauf würden Sie gern im Vorfeld schon hinweisen, um die Neugierde zu wecken. Hin- und Hergerissen mit diesen Überlegungen und ohne eine befriedigende Lösung, belassen Sie die E-Mail wie sie ist und klicken auf „Senden“. Nachmittags erhalten Sie eine E-Mail, die am Schluss einen Hinweis auf einen Tag der offenen Tür des Absenders enthält. „Andere machen das also auch.“ denken Sie sich und beschließen, zukünftig über Ihre Geschäftsaktivitäten auch auf diesem Wege zu informieren.
Gerade Selbstständige sollten die E-Mail-Signatur optimal nutzen
Gerade für Selbstständige lohnt es sich, sich Gedanken zu machen, wie Sie Outlook für die Selbst-PR, Werbebotschaften, Urlaubsankündigungen oder weitere Aktivitäten nutzen können. Wenn Sie dazu die sogenannten E-Mail-Signaturen nutzen, bringen Sie mit jeder Mail Ihre Aktivitäten in den Fokus des Empfängers.
Das hat den Vorteil, dass Sie – zusätzlich zu systematischen Werbeaktionen und Kundeninformationen – bei jedem E-Mail-Schriftwechsel kontinuierliche Botschaften versenden. Dezent genug, um nicht aufdringlich zu wirken. Anregend genug, um das Interesse des Empfängers vielleicht auch auf Ihre weiteren Geschäftsfelder zu lenken.
Verzichten Sie niemals in Ihrer E-Mail-Signatur auf Ihre Geschäftsdaten
Eine E-Mail-Signatur sollten Sie in Ihrem geschäftlichen E-Mail-Schriftverkehr auf jeden Fall verwenden. Damit wird jede ausgehende E-Mail automatisch mit Name, Anschrift und den Kontaktdaten des Absenders versehen. Das spart Zeit und vermeidet Fehler. Einmal richtig eingerichtet, erfüllen Sie dann auch die gesetzlichen Vorgaben.
Denn die Angaben zum Unternehmen und Kontaktdaten sind nicht nur komfortabel für den Empfänger, sie sind auch gesetzlich vorgeschrieben. Mehr dazu in meinem Artikel E-Mail-Pflichtangaben – hier informieren und online überprüfen. Darin finden Sie auch einen Link, mit dem Sie einen Online-Assistenten zur Überprüfung Ihrer E-Mail-Signatur nutzen können.
Wie Sie so eine Signatur einrichten, lesen Sie im nächsten Abschnitt. Und Sie erhalten einige Anregungen, was genau Sie denn alles im normalen E-Mail-Schriftwechsel mitteilen können.
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