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E-Mail-Pflichtangaben – Hier informieren und online überprüfen

Lesezeit: 2 Minuten E-Mail ist aus dem Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Doch noch immer herrscht Unsicherheit bei den E-Mail-Pflichtangaben – doch wer lässt sich schon gerne abmahnen?

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E-Mail-Pflichtangaben – Hier informieren und online überprüfen

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E-Mail-Pflichtangaben – Hier informieren und online überprüfen

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Kennen Sie das? Sie schreiben eine E-Mail an einen Kunden, schließen mit freundlichen Grüßen und Ihrem Namen. Dann fügen Sie noch den Unternehmensnamen dazu und die Adresse. Sie finden das ein bisschen übertrieben, schließlich hat der Kunde ja Ihre Mailadresse und Telefonnummer. Ihr Chef will aber, dass Sie es „rechtlich korrekt“ machen. Doch was genau ist die korrekte Version?

E-Mail und E-Mail Pflichtangaben: Die Rechtslage

Bei Geschäftsbriefen ist es schon lange Pflicht: Bereits seit dem 1.1.2007 dürfen auch in E-Mails Angaben zum Unternehmen, wie Name, Rechtsform, Vorstand, Handelsregisternummer und Registergericht nicht fehlen. Was dies bislang nur für gedruckte Geschäftsbriefe vorgeschrieben, hat der Gesetzgeber jetzt auch für die elektronische Post und Fax geregelt.

Und zwar für praktisch alle an externe Empfänger gehenden E-Mails. Dies ist unabhängig davon, ob die E-Mail eine rechtliche Bedeutung hat oder nicht. Jeder Angestellte muss also die entsprechenden Angaben in seine E-Mail-Signatur (Absenderkennung am Ende der Mail) aufnehmen. Ein Link auf die Kontakt- oder Impressumsseite der Webseite des Unternehmens genügt nicht.

Wer an der Quelle nachlesen möchte: Da in den einschlägigen Paragrafen des Handels- und Gesellschaftsrecht (insbesondere in § 37a HGB, 125a HGB und 35a GmbH-Gesetz) neuerdings übereinstimmend von „Geschäftsbriefen gleich welcher Form“ die Rede ist, gelten die Informationspflichten auch für E-Mails und Fax-Sendungen.

E-Mail-Pflichtangaben: Wen betrifft die Regelung?

Ob großer Konzern oder kleines Unternehmen: Das neue Gesetz betrifft alle Kaufleute sowie Personen- und Kapitalgesellschaften. Selbstverständlich betrifft das alle dazu gehörenden Angestellten. Ausgenommen sind bisher eigentlich nur Freiberufler.

E-Mail: Wer muss welche Angaben machen?

  • Ihr Unternehmen ist eine GmbH?
    Bei einer GmbH müssen in der E-Mail vollständige Angaben zur Firma mit Rechtsform, den Sitz der Gesellschaft, das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer sowie alle Geschäftsführer aufgelistet werden.
  • Ihr Unternehmen ist eine AG?
    Bei einer Aktiengesellschaft sind die Rechtsform, der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Handelsregisternummer sowie alle Vorstände und der Aufsichtsratsvorsitzende anzugeben.
  • Und der Kaufmann?
    Beim Kaufmann müssen der Firmenname mit Rechtsform, der Ort der Niederlassung sowie das Registergericht und die Handelsregisternummer unter der E-Mail stehen.  

Und wenn Sie die E-Mail-Pflichtangaben ignorieren?

Ein Verstoß gegen die E-Mail-Pflichtangaben kann Sie teuer zu stehen kommen. Denn hier kann Zwangsgeld fällig werden; bei einer GmbH können bis zu 5.000 Euro angesetzt werden. Hinzu kommt, dass bereits Abmahner unterwegs sind, die ausnutzen, dass viele Unternehmen von dieser Vorschrift noch immer nichts gehört haben bzw. sie fehlerhaft umsetzen. Doch hier gilt das alte Sprichwort: Unkenntnis schützt vor Schaden nicht!

E-Mail-Pflichtangaben: Überprüfung durch Online-Asstistent

Unterstützung für eine rechtssichere Formulierung für Handels- bzw. Kleingewerbetreibenden bietet die IT-Recht Kanzlei mit ihrem kostenlosen Pflichtangaben-Assistenten an. Einfach in der Bedienung, generiert der Assistent die geforderten Angaben je nach Rechtsform online. So erhalten Sie eine korrekte E-Mail-Bezeichnung oder können Ihre bestehende überprüfen.

E-Mail-Pflichtangaben im Unternehmen durchsetzen

Egal ob Ihr Unternehmen groß oder klein ist. Sorgen Sie konsequent dafür, dass die E-Mail-Vorgaben ohne Ausnahme umgesetzt werden.

  1. Geben Sie eine allgemeingültige Formulierung vor: Text, Platzierung, Schriftart, -größe und –farbe.
  2. Jede ausgehende Mail enthält diese Signatur. Ohne Ausnahme.
  3. Richten Sie an allen PC-Arbeitsplätzen und zu allen E-Mail-Benutzerkonten diese Angaben in einer automatischen Signatur ein. So sind Punkt 1 und 2 sicher umgesetzt.  

Jetzt sind Sie dran: E-Mail-Pflichtangaben checken

Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Bei Ihnen ist alles bereits perfekt umgesetzt? Gratulation! Wenn nicht, suchen Sie die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Planen Sie die erforderlichen Schritte und setzen Sie sie schnellstmöglich um!

Bildnachweis: adimas / stock.adobe.com

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