In eine Personalakte gehören Informationen, die notwendig sind für:
- die Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Pflichten (z.B. Anmeldungen bei Sozialversicherungsträgern, Abwicklung vermögenswirksamer Leistungen usw.),
- die Leistungs- und Verhaltensüberwachung bzw. die Leistungsbeurteilung des Beschäftigten (z.B. Zeugnisse und Beurteilungen),
- die Ausübung des Direktionsrechts oder
- die Vorbereitung einer Kündigung (Sozialauswahl).
Im Detail sind dies:
- Abmahnungen
- Abtretungserklärungen
- Arbeitsbescheinigungen
- Arbeitsvertrag und eventuelle spätere Änderungen desselben, Nebenabreden
- Aufzeichnungen über Personalgespräche
- Aufzeichnungen über Urlaub, Krankheits-, und sonstige Fehlzeiten
- Beschäftigungsverbote nach dem Mutterschutzgesetz
- Bescheinigungen und Aufzeichnungen über Schulungen, Weiterbildungs- und Fortbildungsmaßnahmen
- Beurteilungen
- Bewerbungsunterlagen
- Gesundheitszeugnisse
- Lebenslauf
- Lohn-/Gehaltsunterlagen
- Notizen über Jubiläen und zu Ehrenämtern
- Personalfragebogen
- Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse
- Schriftwechsel mit dem Mitarbeiter u.a.
- Strafurteile insofern, als diese sich auf die dienstliche Verwendbarkeit des Mitarbeiters auswirken
- Unterlagen zu Funktionen nach dem Personalvertretungsgesetz
- Unterlagen über Arbeitsunfälle
- Unterlagen über die Elternzeit
- Unterlagen über Schwerbehinderung
- Unterlagen über Wehrdienst, Wehrübungen, Zivildienst
- Versicherungsunterlagen
- Zeugnisse
Diese Auflistung ist nicht verpflichtend – es ist Ihnen überlassen, ob Sie eine Personalakte führen wollen, also auch, was Sie darin aufnehmen.