Die Begrüßung
Begrüßt man jemanden, so erhebt man sich von seinem Platz, dies gilt sowohl für Männer als auch für Frauen. Reichen Sie deutschen Gästen immer die Hand und nennen Sie dabei Ihren Vor- und Nachnamen. Diese Art der Begrüßung variiert je nach Kultur. Empfangen Sie ausländische Gäste, so erkundigen Sie sich im Vorhinein über landesspezifische Eigenheiten, um mögliche Fettnäpfchen zu vermeiden.
Die Anrede
Wenn nicht anders angeboten, dann sprechen Sie Ihren Gast immer mit seinem vollen Namen an, auch wenn er einen Doppelnamen trägt. Bei akademischen Graden gilt: Der höchste Grad ist der Wichtigste. Und beachten Sie, dass Sie das "Herr" bei "Herr Professor Doktor Meier" nicht einfach weglassen können.
Das Vorstellen
Wenn Sie sich dem Gast vorstellen, dann reichen Sie Ihm die Hand. Achten Sie dabei auf einen festen Händedruck. Schauen Sie Ihrem Gast in die Augen und sagen Sie: "Guten Tag Herr/Frau XY, ich bin (Vorname und Nachname) und arbeite hier für XY/ als XY." Verzichten Sie auf Ihre Titel, dies wirkt schnell eitel.
Sie konnten sich den Namen Ihres Gegenübers nicht merken oder haben ihn nicht richtig verstanden? Dann fragen Sie sofort nach. Sie müssen sich nicht entschuldigen, sagen Sie einfach freundlich: "Sagen Sie mir Ihren Namen bitte noch mal?"
Bekommen Sie eine Visitenkarte, dann stecken Sie diese nicht ungelesen ein, sondern widmen ihr kurz Ihre Aufmerksamkeit. Das Liegenlassen einer Visitenkarte gilt als Unverschämtheit. Auch das Klingeln oder Vibrieren Ihres privaten Handy ist im Büro ein absolutes No-Go. Stellen Sie es deshalb immer auf lautlos und schalten Sie es in wichtigen Meetings vollständig aus. Erwarten Sie einen wirklich dringenden Anruf, dann kündigen Sie dies bereits vor der Besprechung an. Sobald Ihr Handy dann klingelt, verlassen Sie sofort den Raum.