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Praxistipps Verein

Verwaltung im Verein: Die Geschäftsstelle

Lesezeit: 1 Minute Ab einer nicht mehr überschaubaren Vereinsgröße kommt die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft nicht mehr ohne Geschäftsstelle aus. Sie können die Vereinsgeschicke nicht ewig aus Ihrem heimischen Wohnzimmer lenken. Ein zentraler Punkt als Anlaufstelle für Ihre gewachsene Mitgliederschar und die immer mehr wachsenden und zu bewältigenden Aufgaben ist dann unumgänglich.

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Verwaltung im Verein: Die Geschäftsstelle

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Eine Geschäftsstelle als Mittelpunkt der Verwaltung des Vereins ist die Schnittstelle der Gemeinschaft nach innen und außen. Alle Informationen sind allen Interessierten und Entscheidungsträgern auf kurzen Wegen zugänglich. Um das Vorhaben einer Geschäftsstelle zur Verbesserung der Verwaltung Ihres Vereins umzusetzen, bedarf es öffentlich zugänglicher Räumlichkeiten. Nur so können die Funktionen durchgeführt und die anstehenden Aufgaben gelöst werden. 

Funktionen einer Geschäftsstelle in der Verwaltung des Vereins

  • Anlaufpunkt für alle Vereinsinteressierte
  • Schnittstelle zwischen den Vereinsaktivitäten und den fördernden Bereichen der Öffentlichkeit
  • Informationszentrale für alle Vereinsmitglieder
  • Verwaltungszentrum des Vereins
  • Dienstleistungszentrum im Rahmen des Vereinszwecks
  • Kommunikationszentrum innerhalb und außerhalb des Vereins

Aufgabenbereiche einer Geschäftsstelle in der Verwaltung des Vereins

  • Vorstandsarbeit
  • Sekretariat des Vorstandes
  • Bürotätigkeiten
  • Korrespondenz
  • Finanzbuchhaltung
  • Mitgliederverwaltung
  • Archivierung von Dokumenten, Informationsmaterial, Sitzungsunterlagen und Vereinsakten
  • Beratung
  • Mitarbeiterbetreuung
  • Planungs- und Organisationstätigkeiten
  • Koordination von Arbeitsabläufen
  • Öffentlichkeitsarbeit

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Verein: Auskunftsverpflichtung in der Mitgliederversammlung

Lesezeit: 1 Minute Damit dem Vereinsvorstand in der Mitgliederversammlung auch die volle Entlastung für seine Tätigkeit gegeben werden kann, muss die Mitgliederversammlung umfassend über alle maßgeblichen Aktivitäten informiert werden. Sollte dem Vorstand keine vollständige Entlastung erteilt werden, muss er auch weiterhin in diesen Punkten haften. Daher sollte der Rechenschaftsbericht folgende Punkte beinhalten:

Die Vertretung im Vorstand regeln

Lesezeit: 1 Minute Die Vertretung im Vorstand sollte für alle Fälle klar geregelt sein - sonst geht es drunter und drüber, wenn ein Vorstandsmitglied ausfällt. Grundsätzlich gilt zwar die Gesamtgeschäftsführung, aber die einzelnen Aufgabengebiete sind meist aufgeteilt.

Vereinmanagement: Rücktritt eines Vorstandsmitgliedes in der Wahlperiode

Lesezeit: 1 Minute Tritt ein Vorstandsmitglied Ihres Vereins in der laufenden Wahlperiode von seinem Amt zurück, stellt sich schnell die Frage nach der Handlungsfähigkeit des Vereins, der durch den Rücktritt in seinen Handlungsmöglichkeiten stark eingeschränkt wird, eventuell sogar handlungsunfähig ist.

Vereinsregister: Anmeldungen elektronisch möglich

Lesezeit: 1 Minute Alle Anmeldungen zum Vereinsregister können Sie in Zukunft auch auf elektronischem Weg erledigen, so ein Beschluss des Bundestages aus dem Juli 2009. Sie können fortan den Anmeldeweg nutzen, der für Ihren Verein am praktischsten ist.

Vereinsregister: Diese Veränderungen in Ihrem Verein müssen Sie melden

Lesezeit: 1 Minute In Deutschland wird das Vereinsregister bei den zuständigen Amtsgerichten geführt. In das Vereinsregister werden alle nach dem Deutschen Recht gebildeten Vereine eingetragen, die dies beantragen. Das Register soll eine Publikations-, Beweis-, Kontroll- und Schutzfunktion erfüllen. Deshalb müssen alle Neueintragungen, sämtliche Änderungen und Löschungen gemeldet werden. Eine Ummeldungs-/Veränderungserklärung müssen Sie dem Gericht einreichen, wenn:

Checkliste: Gelungene Veranstaltung

Lesezeit: 1 Minute Es gibt Veranstaltungen, die nicht enden wollen, bei denen ein Vortrag den nächsten jagt und Diskussionen ausufern bis das Zeitmanagement überhaupt nicht mehr eingehalten werden kann. Solche Veranstaltungen sind für Teilnehmer und Veranstalter gleichermaßen ärgerlich. Mit der folgenden Checkliste können Sie sicherstellen, dass Ihnen die gängigsten Organisationsfehler nicht unterlaufen.

Checkliste: Anlageberater

Lesezeit: 1 Minute Wer sein Geld richtig anlegen möchte, sollte gut beraten sein. Leider sind nicht alle Menschen, die sich Finanzberater nennen, auch qualifiziert genug, um Sie optimal zu informieren. Welche Kriterien einen guten Berater und eine lukrative Geldanlage ausmachen, können Sie in der folgenden Checkliste nachlesen.

Terminkalenderoptimierung

Lesezeit: 1 Minute Anhand dieser Checkliste können Sie überprüfen, ob Sie alle Tricks beherrschen, die die Verwaltung Ihrer Termine und Aufgaben optimieren. Nutzen Sie die folgenden Kniffe, um das Beste aus Ihrem Terminkalender herauszuholen, die Übersicht zu maximieren und den Platz optimal auszunutzen.

Vertretung des Verein eindeutig definieren

Lesezeit: 1 Minute Achten Sie unbedingt darauf, dass eindeutig und unmissverständlich geregelt bleibt, wer berechtigt ist, den Verein zu vertreten. Mit anderen Worten: Es darf keinen Zweifel daran geben, wer BGB-Vorstand ist. Denn der erweiterte Vorstand ist nicht Vorstand im Sinne des Gesetzes (§ 26 BGB). Er nimmt lediglich die Funktionen wahr, die nach der Satzung innerhalb des Vereins übertragen sind.

Checkliste: Eigenhändiges Testament

Lesezeit: 1 Minute Nur die wenigsten Menschen denken gerne über ihren Tod nach. Möchte man jedoch selbst bestimmen, was nach dem Ableben mit den eigenen Besitztümern geschehen soll, muss man ein Testament verfassen. Welche Formalitäten Sie beim Schreiben eines eigenhändigen Testaments beachten müssen, erfahren Sie von der folgenden Checkliste.