Praxistipps Verein

Die Verwaltung der Mitglieder im Verein

Lesezeit: 2 Minuten Die Verwaltung der Mitglieder Ihres Vereins ist ein wichtiger Bestandteil des Managements, der Organisation Ihrer Gemeinschaft. Vordergründig gehört dazu die Datenerfassung Ihrer Mitglieder. Diese brauchen Sie für die verschiedensten Dinge des Funktionierens eines Vereins. Beispielsweise der Statistik zur Fördermittelbeantragung, dem Beitragswesen oder einer Bedarfsermittlung. Je nach dem welche Methode Sie anwenden, können Sie unnütz Zeit opfern oder auch freizeitschaffend einsparen. In jedem Fall dürfen Sie den Datenschutz nicht aus den Augen verlieren.

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Die Verwaltung der Mitglieder im Verein

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Schäfchen zählen Sie eigentlich nur, wenn Sie nachts nicht einschlafen können. Um bei Ihren vielen Mitgliedern im Verein den Überblick zu behalten müssen Sie als Vereinsverantwortlicher ab und an Ihre Schäfchen zählen. Auch um gemeinschaftsverwaltend gut schlafen zu können. Damit Sie sich bei Ihren Vereinsschäfchen nicht verzählen bedarf es einer aussagekräftigen, gut funktionierenden und verzahnten Verwaltung der Mitglieder Ihres Vereins.

Was beinhaltet eine grundlegende Verwaltung der Mitglieder Ihres Vereins?

  • Stammdatenpflege
  • Mitgliederlistenverwaltung
  • Anschriftenverwaltung
  • Aktualisieren der Mitglieder-Statistiken
  • Erstellung, Ausgabe Mitgliedsausweis
  • Beitragsbuchhaltung
  • Mahnwesen

Was enthalten die Stammdaten eines Mitgliedes in der Verwaltung Ihres Vereins?

  • Name, Vorname, Geburtsdatum
  • Anschrift, Telefon/Faxnummer, E-Mail-Adresse
  • Beruf
  • Eintrittsdatum
  • Abteilung
  • Mitgliedschaftsart (aktiv, passiv, Förderer)
  • Beitragszahlerstatus
  • Vereinsfunktionen
  • Ehrungen
  • Vereinsstrafen

Der Einsatz moderner Technik in der Verwaltung der Mitglieder Ihres Vereins
Die Führung der Mitgliederverwaltung nach althergebrachten Prinzipien, handschriftlich mit Karteikarten und verschiedensten Listen für alle möglichen Vorgänge kostet Sie wertvolle Freizeit. Weiter verleiden Ihnen Orientierungsprobleme und Suchaktionen im Papierwust die Datenverwaltung. Die wenigsten Vereinsverwalter in den Gemeinschaften haben das Gemüt eines akribischen Buchhalters.

Nutzen Sie die Segnungen der modernen Computertechnik. Diese gehören zum heutigen Leben. Und vereinfachen die Mitgliederverwaltung kolossal. Sie müssen sich auch nicht mit der Programmerstellung abmühen. Im Handel gibt es unzählige fertige Computerprogramme rund um das Thema “Vereinsmitgliederverwaltung“. Der unschätzbare Hauptvorteil liegt in der zeitsparenden Vernetzung der Mitgliederdaten mit den verschiedenen Bereichen der Mitgliederverwaltung. In Sekundenschnelle springen Sie beispielsweise von der Beitragsbuchhaltung über die Anschriftenverwaltung zum Mahnwesen. Handschriftlich ein ellenlanger zeit- und nervenraubender Akt.

Die Verwaltung der Mitglieder Ihres Vereins in Verbindung mit dem Beitragswesen
Die Mitgliedererfassung in der Verwaltung Ihres Vereins ist mit dem Bereich Beitragswesen Ihrer Finanzbuchhaltung verzahnt. Die Ähnlichkeit in der tabellarisch geführten Verwaltung bringt es mit sich. Auch hier ist die Schnelligkeit in der elektronischen Datenübertragung ein zeitsparender Faktor im Ehrenamt. Beitragserfassung und Mahnwesen lassen sich perfekt mit der Mitgliederverwaltung verbinden. 

Der heutzutage überwiegend bargeldlose Beitragseinzug per Überweisung, Dauerauftrag oder Lastschriftverfahren kann hervorragend in Ihrer Mitgliederverwaltung mit darauf zugeschnittenen Computerprogrammen kontrolliert werden. Beitragssäumige werden umgehend ertappt und gemahnt.
 
Der Datenschutz in der Verwaltung der Mitglieder Ihres Vereins
Bei allen Möglichkeiten und Freuden die eine moderne und zeitsparende elektronische Mitgliederverwaltung in Ihrem Verein mit sich bringt, vergessen Sie unbedingt nicht den Datenschutz. Denn das Sammeln und Verbreiten von Daten, erst recht persönlicher Natur, ist besonders in der leicht von Fremden einsehbaren elektronischen datenverarbeitenden Welt ein heißes Eisen. 

Die gesetzliche Grundlage des allgemeinen Datenschutzes ergibt sich aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und den jeweiligen Datengesetzen der Bundesländer. Alle Vereine sind an diese Bestimmungen gebunden!    

Hauptbereiche des praktischen Datenschutzes in der Verwaltung der Mitglieder Ihres Vereins gegenüber Unbefugten  sind

  • Datenschutz (Schutz der Datenbestände und Informationen des Vereins und Ihrer Mitglieder)
  • Datensicherung (technische Verfahren zum Schutz der Daten)
  • Datensicherheit (Sicherheit der Datenbestände gegenüber unbefugtem Zugriff, Verlust, Beschädigung oder Sonstigem)

Lesen Sie zum Thema Verwaltung im Verein auch den bereits im VNR-Portal Verein erschienenen Artikel Ohne Vereinsverwaltung versinkt ein Verein im Chaos.

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