Praxistipps Verein

Vernachlässigte Kontrollpflichten der Finanzen im Verein

Lesezeit: 3 Minuten Mindestens einmal im Jahr müssen die Finanzen Ihres Vereins mittels einer gemeinschaftsinternen Kassenprüfung kontrolliert werden. Ihr Finanzvorstand ist zur Offenlegung der Vorgänge verpflichtet. Die Kassenprüfer sollten unabhängige Mitglieder Ihrer Gemeinschaft sein. Die Regularien dazu stehen in Ihrer Satzung. Aber was passiert, wenn Ihr Finanzverantwortlicher sich gegenüber seinem Verein der Buchprüfung entzieht, die Prüfer dann ratlos sind oder sich andererseits erst gar keine Kassenprüfer finden lassen?

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Vernachlässigte Kontrollpflichten der Finanzen im Verein

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Die interne Kassenprüfung der Finanzen Ihres Vereins dient der sorglosen Vorbereitung gegenüber externen Buchprüfungen, der Transparenz und der   Entlastung der Verantwortlichen Ihrer Gemeinschaft gegenüber den Mitgliedern. Getreu dem Motto: "Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser."

Für ein homogenes Vereinsleben müssen sich alle verpflichteten Beteiligten offen und ehrlich diesen Regularien stellen. Die Grundfeste ehrenamtlichen Zusammenseins hängen davon ab. Ihr Gemeinschaftsgesetz, die Satzung, hilft Ihnen dabei. Aber manchmal liegt der Teufel im Detail, nicht jede Eventualität ist vorhersehbar.

Wie können Sie reagieren, wenn keine Kassenprüfung zustande kommt?

a) wenn sich keine Kassenprüfer finden lassen
Zur Überprüfung der satzungsgemäßen Geschäftsführung im Auftrag der Mitgliederversammlung wird eine besondere Aufsichts- und Kontrollfunktion von Kassenprüfern wahrgenommen. In Ihrer Satzung sollte detailliert festgehalten sein, welche Personen Ihrer Gemeinschaft zu Kassenprüfern gewählt oder bestimmt  werden können und wie die Regularien zur Kassenprüfung aussehen.

Zu wählende Kassenprüfer

  • dürfen aus der Unabhängigkeit heraus nicht dem gewählten Vorstand angehören.
  • dürfen privat den Vorstandsmitgliedern nicht nahestehen.
  • dürfen in keinem Dienst- oder Arbeitsverhältnis zum Verein stehen.
  • müssen dem Aufgabengebiet und der Kontrollfunktion entsprechend, ein Anforderungsprofil erfüllen.

Sollten sich aus ehrenamtlichem Desinteresse keine Kassenprüfer zur Wahl stellen, können Sie es mit einem materiellen Stimulanzmittel versuchen. Seit dem 01. Januar 2008 bietet sich für solch einen Fall zur Motivation eine steuer- und sozialversicherungsfreie Nebenberufspauschale nach § 3 Nr. 26a EstG bis zur Höhe von 500 EUR/Jahr an.

Sollten auch diese Bemühungen nicht fruchten, können Sie auf satzungsgemäßen  Mitgliederbeschluss einen externen Kassenprüfer bestellen. Lässt sich auch dieser nicht finden, bleibt noch der Professionelle. Doch der kostet Geld und nicht wenig.

Reißen alle Stränge und Ihre Vereinsmitglieder kommen zu keiner einvernehmlichen Lösung, sieht es düster aus. Es kommt zu keiner Kassenprüfung. Die Folge ist ein Vakuum. Der Finanzvorstand möchte, aber kann prüferisch nicht entlastet werden. Und die Mitgliederversammlung kann formal den Finanzvorstand ohne erfolgte Kassenprüfung nicht entlasten.

Die Rechtssprechung über Dritte funktioniert auch nicht, da die der Satzung verpflichteten Mitglieder ihre selbst auferlegten Gesetze nicht ausüben und ausschöpfen.

Letztendlich gibt es nur zwei Möglichkeiten, um den Vereinsbetrieb nicht erstarren zu lassen: Entweder die Mitglieder besinnen sich zur Kassenprüfung oder der Vorstand wird von den Mitgliedern (da selbst verantwortlich) ohne Kassenprüfung entlastet, zum Nachteil der im Ehrenamt wichtigen Transparenz.

b) wenn sich der Finanzvorstand der Kassenprüfung nicht stellt
Vorstände verwalten das Vereinsvermögen treuhänderisch. Nach § 666 BGB sind sie gegenüber den Mitgliedern verpflichtet, erforderliche Auskünfte über die finanzielle und wirtschaftliche Lage des Vereins zu geben.

Entzieht sich ein Finanzvorstand mehrmals den Terminen und Regularien einer Kassenprüfung, schafft diese Haltung gegenüber den Kassenprüfern und Mitgliedern des Vereins böses Blut. Verdächtigungen machen die Runde und verstärken sich. Eine folgende subjektive Eskalation ist aber die schlechteste Reaktion.

Geben Sie dem Vorstand eine letzte und schriftliche, zeitlich terminierte Frist, um sich zu besinnen und zu offenbaren. Sollte sich nach Ablauf immer noch nichts getan haben, berufen Sie die Mitgliederversammlung ein. Lassen Sie die Kassenprüfer objektiv und bewertungslos die Situation schildern und die Mitgliederversammlung in Verbindung mit der Satzung beraten und gegebenenfalls entscheiden.

Auch wenn Sie es mit der Zeit genervt möchten (um der Ruhe und des lieben Friedens willen), entlasten Sie den Vorstand nicht. Bei einem möglichen strafrelevanten Hintergrund haben Sie als Verein nach erfolgter Entlastung später keine rechtliche Handhabe. Sie können in aufkommender Ratlosigkeit einen Rechtsbeistand hinzuziehen. Solange sich Ihr Problem aber noch in den Gesetzen und Regularien Ihrer Gemeinschaft bewegt, kann Ihnen nur beratend zur Seite gestanden werden.

Handelt es sich in Ihrer Kasse "nur" um die zu verschmerzenden berühmten "Peanuts" und lässt Ihre Satzung diese Möglichkeit zu (Verlust der Mitgliedschaft durch vereinsschädigendes Verhalten), schmeißen Sie in der Endkonsequenz Ihren Finanzvorstand per Mitgliederbeschluss aus dem Verein.

Tun Sie auf den materiellen Verlust den Deckel des Schweigens und Vergessens. Lernen Sie daraus und machen Sie es zukünftig besser. Bei größeren oder existenzbedrohenden Kassenprüfungsproblemen werden bei keiner vereinsinternen Lösungsmöglichkeit strafrechtliche Überlegungen nicht ausbleiben können.

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