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Rednerunterlagen maßgeschneidert: PowerPoint und Word im Team

Lesezeit: < 1 Minute Teilnehmerunterlagen sind bei vielen Präsentationen ein fester Bestandteil und daher schon selbstverständlich. Doch oft wird vergessen, dass auch die Redner selbst eine gute Unterlage für ihren Vortrag benötigen. Egal, ob es sich um einen Geschäftsbericht oder um eine technische Neuerung handelt: Viele der Zahlen und Fakten kennt der Vortragende nicht auswendig und oft kommt es auf ganz bestimmte Formulierungen an. Daher wird neben den Folien manchmal auch der komplette Text gebraucht. Und der Referent muss wissen, zu welcher Textpassage welche Folie gezeigt wird. Doch wie lässt sich ein Material zusammenzustellen, das Text, die Folien und ggf. Regieanweisungen enthält?

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Rednerunterlagen maßgeschneidert: PowerPoint und Word im Team

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Die Lösung: Alle Folien mit einem Befehl nach Word übertragen.
Die Antwort liegt im Zusammenspiel von PowerPoint und Word. Nach dem Anfertigen der Folien können Sie diese in einem Schritt in ein Word-Dokument übertragen lassen und dort weitere Texte und Hinweise einarbeiten.
Die Vorteile: Die Farben der Folien bleiben dabei erhalten.
Bei Bedarf kann eine Verknüpfung zwischen PowerPoint und Word hergestellt werden, um Folienänderungen sofort in der Word-Datei anzuzeigen.
Das Vorgehen Schritt für Schritt:
1.  Öffnen Sie die betreffende PowerPoint-Präsentation und wählen Sie die Befehlsfolge Datei – Senden an – Microsoft Office Word.
2.  Klicken Sie im folgenden Dialogfeld den Befehl Leere Linien neben den Folien an.
3.  Um eine Verknüpfung zwischen Präsentation und Word-Dokument herzustellen, aktivieren Sie unten links die Option Verknüpfung einfügen.
Die fertige Tabelle in Word weiterbearbeiten.
1.  Nach einem Klick auf OK wird in Word eine dreispaltige Tabelle generiert.
Die erste und letzte Spalte der Tabelle löschen Sie mit Tabelle – Löschen- Spalten.
2.  Klicken Sie in die verbleibende Spalte und wählen Sie Tabelle-Einfügen-Spalten nach rechts. Damit haben Sie zwei gleich große Spalten.
3.  Passen Sie die Zeilenhöhe der jeweiligen Informationsmenge mit der Befehlsfolge Tabelle-Tabelleneigenschaften-Zeile und kein Häkchen bei Höhe definieren an.
Fügen Sie abschließend Texte, wichtige Formulierungen und Zahlen in die rechte Spalte ein und gegebenenfalls auch wichtige Regieanweisungen.

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