Täglich landen von einer kleinen Anzahl bis zu einigen hundert E-Mails unsortiert im E-Mail-Postfach. Die Mails dort zu lagern, bis Sie diese bearbeiten, dafür ist kein Postfach gedacht.
Wie schaffe ich Ordnung in meinem Postfach?
Sie können einfacher Ordnung schaffen, als Sie denken. Outlook z. B. kann Ihnen viel Arbeit abnehmen. Sie können entsprechenden Ordner anlegen und die eingehenden Mails per drag & drop in die Ordner verschieben.
Sie fragen sich jetzt zu Recht: Welche Ordner brauche ich eigentlich? Dazu ist es nötig zu überprüfen, welche Art „Post“ eingeht. Das können sein:
- Newsletter,
- Nachrichten,
- Produktmails,
- Angebote und vielleicht
- private Nachrichten.
Für genau diese Nachrichten legen Sie Ordner an, und verschieben dorthin diese Mails. Ihre Post ist so ganz fix sortiert. Mails, die im Laufe des Tages zu bearbeiten sind, markieren Sie mit einem Fähnchen. Noch besser, Sie legen einen Ordner an „heute erledigen“. Dann vergessen Sie garantiert nichts.
Was landet jetzt noch im allgemeinen Posteingang?
Im Posteingang finden Sie jetzt nur noch die Mails, die nicht verschoben wurden. Das können z. B. sein:
- E-Mails von neuen Kunden
- Sporadische Anfragen von Interessenten
- Rechnungen
- Unwichtige Mails von unbekannten Absendern
Wie gehen Sie mit diesen Mails um?
Diese Mails sollten Sie mit 4 Fragen abarbeiten:
- Kann ich die E-Mail innerhalb von 5 Minuten erledigen? – dann sofort erledigen
- Kann ich sie delegieren?
- Muss ich sie selbst erledigen, was ist der nächste Schritt?
- Brauche ich die E-Mail noch oder kann ich sie sofort löschen?
Beim Löschen einer E-Mail haben Sie die Wahl zwischen
- Mail komplett löschen oder in
- Gelöscht-Ordner verschieben und später löschen.
Bitte beachten:
Bei „komplett löschen“ ist die E-Mail für immer entfernt und kann auf dem System nicht wiederhergestellt werden.
Wann macht es Sinn Mails in einem „Archiv“ auf der Festplatte in Outlook oder bei „Dokumente“ zu speichern?
Sie sollten alle E-Mails mit Anlagen, die der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen, entweder ins „Archiv“ verschieben oder unter „Dokumente“ speichern. Zum Beispiel:
- Rechnungen
- Geschäftsbriefe
- Quittungen
Legen Sie einen Ordner mit Jahreszahl an und speichern Sie diese Dokumente entsprechend sortiert ab. So haben Sie in einem Zug bereits die grobe Vorarbeit zur endgültigen Archivierung geleistet.
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