Vielleicht sortieren Sie ja Ihre E-Mails durch Regeln in Ordner vor. Nun gibt es aber eine Fülle von E-Mails und andere Outlook-Elemente wie Termine, Kontakte und Aufgaben, die Sie vielleicht "mit der Hand" verschieben oder kopieren möchte. Im letzten Artikel haben habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie die einzelnen Elemente sicher mit Tastaturbefehlen verschieben können.
In diesem Artikel lernen Sie den "Königsweg" kennen, wie Sie nämlich mit der Drag & Drop-Funktion blitzschnell Elemente kopieren, verschieben und umwandeln.
Outlook-Ordner: Drag & Drop mit "links" oder mit "rechts"
Der Drag & Drop-Vorgang geht so: Sie greifen ein markiertes Element mit der gedrückten linken Maustaste und ziehen (= drag) das Element an einen bestimmten Ort und lassen es fallen (= drop), indem Sie die Maustaste wieder loslassen. Wenn Sie denselben Vorgang mit gedrückter rechter Maustaste machen, dann wird Ihnen am Zielort ein Menü von Möglichkeiten angeboten. Hier wählen Sie mit Klick aus.
Outlook-Ordner: mit Drag & Drop eine E-Mail kopieren
Sie ziehen die E-Mail mit der gedrückten linken Maustaste auf den Zielordner. Wenn dieser markiert ist drücken Sie gleichzeitig mit der Maustaste die Steuerungstaste. Jetzt sehen Sie, dass der Mauszeiger sich in ein +-Zeichen in einem kleinen Viereck verändert hat. Am Ziel lassen Sie die Maustaste los und die E-Mail "fällt" in den Ordner.
Ergebnis: In beiden Ordnern befinden sich identische E-Mails.
Outlook-Ordner: mit Drag & Drop eine E-Mail verschieben
Sie ziehen die E-Mail vom Quellordner zum Zielordner und lassen die E-Mail fallen.
Ergebnis: Die ursprüngliche E-Mail befindet sich im neuen Ordner.
Outlook-Ordner: mit Drag & Drop eine E-Mail umwandeln
Sie ziehen die E-Mail auf einen Zielordner eines anderen Typs – zum Beispiel auf den Kalender – und lassen die E-Mail los. Sogleich öffnet sich ein neues Terminformular mit Betreff der E-Mail in der Terminzeile und der E-Mail-Text erscheint im Infoteil. Jetzt füllen Sie das Formular weiter aus.
Ergebnis: Die E-Mail ist in einen Termin umgewandelt und die ursprüngliche E-Mail verbleibt weiter im Quellordner.
Outlook-Ordner: Drag & Drop mit "gedrückter rechter Maustaste" – der "Königsweg" von Outlook
Sie ziehen zum Beispiel eine E-Mail mit der rechten Maustaste auf einen Zielordner und lassen ihn los. Was passiert jetzt?
- Ist der Zielordner auch ein E-Mailordner, dann gibt Outlook diese drei Auswahlmöglichkeiten vor:
- Kopieren
- Verschieben
- Abbrechen
- Ist der Zielordner zum Beispiel ein Kalenderordner, dann gibt Outlook folgende Auswahl vor:
- Hierhin kopieren als Termin mit Text
- Hierhin kopieren als Termin mit Verknüpfung
- Hierhin kopieren als Termin mit Anlage
- Hierhin verschieben als Termin mit Anlage
- Abbrechen
Super! Sie erkennen sofort, wie das Ergebnis sein wird und entscheiden sich erst jetzt für die entsprechende Auswahl. Diesen Vorgang wiederholen Sie nach Belieben mit Terminen, Kontakten, Aufgaben oder Notizen.
Zusammenfassung: Mit dem Drag & Drop-Verfahren bewegen Sie blitzschnell E-Mails, Termine, Kontakte und Notizen zwischen Outlook-Ordnern: die einen werden kopiert, die anderen verschoben und wieder andere umgewandelt.