Ein Büro sollte eigentlich ein Ort sein, an dem stets Ordnung herrscht. Die Realität sieht in vielen Unternehmen jedoch anders aus. Hier sind einige hilfreiche Tipps, die Ihnen dabei helfen, das Chaos in den Griff zu bekommen:
Wieso haben so viele Menschen einen chaotisch aussehenden Arbeitsplatz?
Zum einen ist es so, dass viele Arbeitnehmer einen großen Teil ihres Lebens am Arbeitsplatz verbringen. Konkret bedeutet dies, dass viele von ihnen acht oder mehr Stunden am Tag am Schreibtisch sitzen. Während dieser Zeit sammelt sich eine Menge Abfall an, der aus verschiedenen Gründen nicht umgehend entsorgt wird. Manch einer kommt einfach nicht dazu, neben seiner Arbeit noch dafür zu sorgen, dass das Büro aufgeräumt ist.
Manchmal hört man den Satz: „Dazu sind doch die Reinigungskräfte da!“. Dies ist nur teilweise richtig, denn die Hausreinigung kümmert sich nicht darum, das Papierchaos der Angestellten zu ordnen, sondern befreit den Fußboden und die Tische von Schmutz und Staub.
Gerade bei Führungskräften ist es gang und gäbe, dass sich auf dem Schreibtisch ein Berg von Papier befindet. Viele dieser Blätter gehören eigentlich nicht auf den Tisch, sondern in eine Ablage oder gleich in den Abfalleimer.
Benutzen Sie einen Aufgabenplan
Es ist der Ordnung im Büro zuträglich, wenn sie systematisch an Ihre Arbeit herangehen. Wenn Sie bei ihrer täglichen Arbeit nicht methodisch vorgehen, wird das Chaos schnell überhandnehmen. Eine To Do-Liste kann hier Abhilfe schaffen. Auf einer To Do-Liste werden alle anfallen Aufgaben vermerkt.
Dabei wird zwischen Routineaufgaben und dringenden Aufgaben unterschieden, die keinen Aufschub dulden. Notieren Sie sich, was bis zu welchem Termin erledigt werden muss. Arbeiten Sie die einzelnen Punkte dann nach Priorität ab. So vermeiden Sie nicht nur ein Papierchaos, Sie nutzen Ihre Arbeitszeit auch optimal.
Wer jeder Aufgabe die gleiche Priorität zuordnet, kommt im Arbeitsleben nicht weit. Es ist nur natürlich, dass in der Hektik des Berufsalltags manche Sachen liegen bleiben. Dies ist nicht weiter schlimm, wenn es sich nicht gerade um essenziell wichtige Dinge handelt.
Halten Sie Ihren Arbeitsplatz frei
Dieser Tipp mag banal klingen – es ist jedoch eine Tatsache, dass die meisten Arbeitsplätze einen unaufgeräumten Eindruck machen. Der Schreibtisch ist oft nicht nur mit überflüssigem Papier beladen, es finden sich dort auch zahlreiche Gegenstände, die eindeutig in die Schreibtischschublade gehören.
Dazu zählen beispielsweise Lineale, Scheren, Büroklammern, Tacker und Briefmarken. Die eingehende Post sollten Sie sofort bearbeiten. So verhindern Sie, dass sich die Briefumschläge stapeln. Außerdem stellen Sie auf diese Weise sicher, dass wichtige Fristen nicht versäumt werden.
Öffnen Sie alle Briefumschläge und sortieren Sie die Inhalte folgendermaßen: Unwichtiges werfen Sie gleich in den Abfalleimer. Zu Bearbeitendes kommt entweder in eine Arbeitsmappe oder in eine Ablage, die sich in Greifnähe befindet. Es hilft der Ordnung im Büro, wenn Sie wichtige Dinge in Ihrer Nähe platzieren. Unwichtiges, z.B. Archivunterlagen, können sie getrost am anderen Ende des Raumes verwahren.
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