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Wie lange muss ich Belege aufheben?

Belege sind für Privatpersonen und Unternehmen nach unterschiedlichen Richtlinien sorgfältig aufzubewahren. Nicht nur für die Steuererklärung benötigen Sie diese Ordnung Ihrer privaten Dokumente, sondern auch zu Nachweiszwecken, Anträgen etc. Welche gesetzlichen Grundlagen dafür bestehen, welche Ausnahmen es gibt, was Vorbehalt und Vorläufigkeit des Steuerbescheids bedeuten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie bewahren Sie Ihre Belege auf?
Es ist in der Regel die Ausnahme, dass man seine Belege sofort knitterfrei archiviert, dass man eine Kopie gleich nach Erhalt des Papiers anfertigt, dass man das Original in einen übersichtlich nach Bereichen und möglichst noch Kostenarten gegliederten Aktenordner heftet und seine Belege jederzeit tagfertig für die Steuererklärung bereithält.

Wer hielte im Privatbereich auf Dauer schon solche penible Sorgfalt durch. In der Regel ist es ein wenig anders: die Belege werden, wie sie kommen, bestenfalls in eine Mappe oder einen Karton gepackt oder sie liegen einfach auf einem Berg unbearbeiteter Schreiben lose herum, der irgendwann bearbeitet werden soll – nur finden Sie weder Lust noch Zeit dazu.

So kann es sein, dass die Belege vom Handwerker und die des Finanzamts unsortiert beieinander liegen. Das aber kann problematisch werden, denn Sie sollten diese sorgfältig aufbewahren und das am besten nach genau definierten Aufbewahrungsfristen. Allerdings gibt es zweierlei Richtlinien – für Privatpersonen und Unternehmen. Letztere haben andere Aufbewahrungsfristen als Privatleute. Dabei gibt es – wie überall auch – (neuere) Ausnahmen.

Gesetzliche Grundlagen
Es gelten unterschiedliche Gesetze für die Aufbewahrung von Dokumenten und die dazugehörigen Aufbewahrungspflichten und -fristen. Am bekanntesten sind jene nach Handels- und Steuerrecht. Außerdem kennt man branchen- und anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente in der öffentlichen Verwaltung, Pharmaforschung, Lebensmittel- und Pharmaproduktion, in Krankenhäusern, in der Qualitätssicherung, dem Umweltschutz, der Telekommunikation, Energieerzeugung, dem Bauwesen usw.

Welche Ausnahmen gibt es bei Unternehmensbelegen?

  1. Ausnahme seit 2004: Handwerkerrechnungen sind seitdem auch als Privatperson aufzubewahren. Als Grund wird die Gefahr von Schwarzarbeit genannt.
  2. Ausnahme seit 2010: Besserverdiener, die mehr als 500.000 positive Einkünfte pro Jahr haben, müssen ihre Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren.

Sechs und zehn Jahre unterscheidet man als gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Unternehmen in Deutschland nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben. Im Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB und § 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147AO) wird bestimmt, wie lange kaufmännische Dokumente aufzubewahren sind:

Sechs Jahre:

  • Empfangene Handelsbriefe,
  • Wiedergaben (Kopien, Durchschriften),
  • abgesandte Handelsbriefe,
  • Geschäftspapiere
  • und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung.

Alles, was zu Streitigkeiten führen könnte, wird sechs Jahre lang aufbewahrt.

Zehn Jahre:

  • Jahresabschlüsse,
  • Inventare,
  • Handelsbücher,
  • Rechnungen,
  • Urkunden,
  • Hypotheken.

Alles, was gebucht wird, wird zehn Jahre aufbewahrt. Dauerwert: Gerichtsurteile und Baupläne. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist und endet am letzten Tag des Schlussjahres.

Welche Festlegungen gibt es bei Privatleuten hinsichtlich der Aufbewahrungszeit von Belegen?
Privatpersonen haben deshalb ihre Belege aufzuheben, weil sie zunächst einmal dem Lohnsteuerjahresausgleich beigefügt werden müssen und dann zum Finanzamt gehen. Nach dem Prozedere der finanzamtlichen Prüfung werden die Belege wieder an die Person zurückgesandt.

Den Steuerbescheid selbst sollten Privatpersonen vier bis fünf Jahre lang aufheben, weil es dem Zeitraum entspricht, bei dem Sie als Steuerpflichtiger für etwaige Falschangaben belangt werden können. Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung würde sich dieser Zeitrahmen auf zehn Jahre ausdehnen. In jedem Falle sollten Sie diese Steuerunterlagen sehr sorgfältig aufbewahren.

Vorläufigkeit was bedeutet das?
Es kann sein, dass in der Steuererklärung auf Vorläufigkeit hingewiesen wird. Die sogenannte "Vorläufigkeit" wird geregelt nach § 165 Abgabenordnung. Ein Beispiel dazu war der Punkt Arbeitszimmer, der für die Zeit, als dies noch zutraf, unter die Vorläufigkeit fiel.

Vorbehalt – was bedeutet das?
Es kann sein, dass in der Steuererklärung auf Vorbehalt hingewiesen wird. Der sogenannte "Vorbehalt" wird geregelt nach § 164 Abgabenordnung. In diesem Falle sind alle Belege, die den Sachverhalt betreffen, vier Jahre lang aufzubewahren, weil dann die Verjährung eintritt. Erhalten Sie einen solchen Steuerbescheid "unter Vorbehalt der Nachprüfung", ist es jederzeit möglich, dass weitere Belege von Ihnen eingefordert werden können.

Bestandskräftig ist hingegen ein Steuerbescheid dann, wenn er ohne Vorbehaltsvermerk ergeht und das Finanzamt nicht innerhalb von einem Monat Nachweise anfordert. Fragen im Zusammenhang mit abzuschreibenden Arbeitsmitteln und dazugehörigen Belegen sind auch für spätere Veranlagungszeiträume noch bedeutsam und damit so lange aufzubewahren, wie diese Zeiten noch andauern.

Für andere Belege sind differenzierte Aufbewahrungsfristen festgeschrieben. Sie finden diese beispielsweise im Internet zusammengefasst unter:  

Lesen Sie mehr in der Artikelserie "Aufbewahrungsfristen im Griff?":

  • Beispiele von Aufbewahrungsfristen privater Belege
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