Das wichtigste Vorgehen zur Gründung einer Buchhaltung:
Belege sammeln und ordnen
Viele Existenzgründer machen den Fehler, Kontoauszüge, Belege und Rechnungen im berühmten Schuhkarton zu sammeln. Das ist auf den ersten Blick der einfachere Weg. Doch wenn die Steuererklärung oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung für die Kreditverhandlung mit der Bank erstellt werden muss, müssen die Belege sortiert und erfasst werden. Das frisst viel Zeit und Nerven, die man besser in den Aufbau seines Unternehmens investieren könnte.
Buchhaltungsexperten raten daher dazu, alle Belege in chronologischer Reihenfolge abzuheften – am besten zusammen mit dem Kontoauszug, der die Zahlung belegt. So können die einzelnen Belege anhand des Datums schnell gefunden werden. So kann man mit wenig Aufwand eine gute Buchhaltung gründen. Mehr als ein paar Aktenordner braucht man dazu zunächst nicht.
Computerprogramme helfen bei der Buchführung
In dieser Form geordnete Belege sind die halbe Miete. Noch mehr Arbeit am Jahresende kann man sich ersparen, wenn man die Belege nicht nur ordentlich abheftet, sondern sofort in der eigentlichen Buchhaltung erfasst. Das klingt zunächst kompliziert, ist aber vergleichsweise einfach, zumal es mittlerweile viele hervorragende Computerprogramme gibt, die Existenzgründern dabei helfen, eine gute Buchhaltung einzurichten.
In der Software können die einzelnen Belege und Buchungen eingetragen und einer Kategorie (z. B. Bürobedarf, Betriebskosten, KFZ-Kosten, Versicherungen etc.) zugeordnet werden. Die meisten Programme können auch mit Umsatzsteuersätzen umgehen und erstellen auf Wunsch Kategorien für Vorsteuer und vereinnahmte Umsatzsteuer.
Mit etwas Übung und Gewohnheit gelingt die Eintragung der einzelnen Buchungen schnell, sodass bei einem kleinen Unternehmen die wöchentliche Buchführung nicht mehr als ein bis zwei Stunden in Anspruch nehmen dürfte. Der Lohn für die Mühe ist eine gute Übersicht, denn mit wenigen Klicks können Berichte erstellt werden, die beispielsweise Auskunft darüber geben, wie hoch die Mietzahlungen im letzten Quartal gewesen ist. In Verbindung mit gängigen Steuerprogrammen wird auch die fällige Steuererklärung zum Kinderspiel.
Buchhaltung in Auftrag geben
Wer nicht selbst eine Buchhaltung gründen will, kann sie bei Steuerberatern und selbstständigen Buchhaltern in Auftrag zu geben. Im verabredeten Zeiträumen werden die gesammelten Belege bei den Dienstleistern eingereicht und dort fachgerecht verbucht. Die Kosten für diese Dienstleistung richten sich nach dem Umfang der Buchungen und dem Umsatz des Unternehmens.