Pflege Praxistipps

Aufbewahrungsfristen für Pflegeeinrichtungen

Viele Aufbewahrungsfristen teilen Pflegeeinrichtungen mit anderen Geschäftsbetrieben, für die typischen Unterlagen gelten allerdings spezielle Fristen. Fast alles, was älter als zehn Jahre ist, dürfen Sie entsorgen - einige andere Unterlagen schon viel früher.

Aufbewahrungsfristen für Pflegeeinrichtungen

Aufbewahrungsfristen nach dem Heimgesetz
Die Heimaufsicht kann noch innerhalb von fünf Jahren nach dem Tod eines Bewohners Einsicht in dessen Pflegeplanung und Pflegedokumentation verlangen. So sieht es § 13 des "alten" Heimgesetzes (HeimG) vor. Diese Vorschriften gelten, denn im Zuge der Föderalismusreform haben die Länder noch keine eigenen Regelungen gefunden und die des Heimgesetzes übernommen oder aber Regelungen gefunden, die weitgehend dem § 13 HeimG entsprechen (Beispiel: Nordrhein-Westfalen).

Aufbewahrungsfristen: Für diese Nachweise können Sie nach 5 Jahren Dokumente vernichten

Immobilie Nutzung, Lage, Anzahl, Größe, Belegung der Wohnräume
Personal Name, Geburtsdatum, Anschrift, Ausbildung. Arbeitszeit, Tätigkeit, Dauer der Beschäftigung, Dienstpläne
Bewohner

Name, Geburtsdatum, Betreuungsbedarf, Pflegestufe

Medikamente Erhalt, Aufbewahrung, Verabreichung, Bestandsprüfung, Unterweisung der Mitarbeiter
Pflege Pflegeplanung und Verlauf der Pflege der Bewohner
Maßnahmen Maßnahmen "Qualitätsentwicklung und -sicherung"
Maßnahmen Freiheitsentziehende Maßnahmen mit Anordnung der Verantwortlichen
Bewohnereigentum Verwahrung und Verwaltung von Bewohnereigentum (Geld, Wertsachen)
Sonstiges Sonstige Unterlagen, die den ordnungsgemäßen Betrieb der Einrichtung nachweisen oder die die Heimaufsicht im Einzelfall fordert

Nach § 199 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) verjähren Verletzungen an Leib, Leben, Gesundheit und Freiheit erst nach 30 Jahren. Kritische Bewohnerakten und Dokumentationen, zu denen ein Rechtsstreit entstehen könnte, sollten Sie daher sicherheitshalber 30 Jahre aufbewahren. Aufbewahrungsfristen für typische Dokumente einer Pflegeeinrichtung

Dokument Aufbewahrungsfrist
(Jahre)
Schriftverkehr mit Pflege- und Krankenkassen 6
Heimverträge 6
abgelaufene Versicherungspolicen 6
Mahnbescheide zu Heimkosten 6
Kalkulationsunterlagen für Pflegesätze 6
Abrechnungsunterlagen Bewohner 10
Abrechnungsunterlagen Pflege- und Krankenkassen 10
Handzeichenlisten der Mitarbeiter 10
Pflegedokumentation 10
Schweigepflichterklärungen ehrenamtlicher Helfer 10
Spendenbescheinigungen 10
Überstundenlisten, die als Lohnbelege gelten 10

Aus individuellen Verträgen können sich andere Aufbewahrungsfristen ergeben, etwa aus Vereinbarungen mit den Pflegekassen oder Verträgen zu Fördergeldern. Verstöße können unter Umständen dazu führen, dass Sie Gelder erstatten müssen.

Aufbewahrungsfristen für geschäftliche und steuerliche Unterlagen
Pflegeeinrichtungen unterliegen bei den Aufbewahrungsfristen nach der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) denselben Regelungen wie jeder andere Geschäftsbetrieb auch. Die IHK Nordrhein-Westfalen stellt jedes Jahr eine alphabetisch sortierte Liste mit Unterlagen und zugehörigen Aufbewahrungsfristen auf. Dieses "Merkblatt Aufbewahrungsfristen" finden Sie auf der Internetseite der IHK Nordrhein-Westfalen.  

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