Aufbewahrungsfristen nach dem Heimgesetz
Die Heimaufsicht kann noch innerhalb von fünf Jahren nach dem Tod eines Bewohners Einsicht in dessen Pflegeplanung und Pflegedokumentation verlangen. So sieht es § 13 des "alten" Heimgesetzes (HeimG) vor. Diese Vorschriften gelten, denn im Zuge der Föderalismusreform haben die Länder noch keine eigenen Regelungen gefunden und die des Heimgesetzes übernommen oder aber Regelungen gefunden, die weitgehend dem § 13 HeimG entsprechen (Beispiel: Nordrhein-Westfalen).
Aufbewahrungsfristen: Für diese Nachweise können Sie nach 5 Jahren Dokumente vernichten
| Immobilie | Nutzung, Lage, Anzahl, Größe, Belegung der Wohnräume |
| Personal | Name, Geburtsdatum, Anschrift, Ausbildung. Arbeitszeit, Tätigkeit, Dauer der Beschäftigung, Dienstpläne |
| Bewohner |
Name, Geburtsdatum, Betreuungsbedarf, Pflegestufe |
| Medikamente | Erhalt, Aufbewahrung, Verabreichung, Bestandsprüfung, Unterweisung der Mitarbeiter |
| Pflege | Pflegeplanung und Verlauf der Pflege der Bewohner |
| Maßnahmen | Maßnahmen "Qualitätsentwicklung und -sicherung" |
| Maßnahmen | Freiheitsentziehende Maßnahmen mit Anordnung der Verantwortlichen |
| Bewohnereigentum | Verwahrung und Verwaltung von Bewohnereigentum (Geld, Wertsachen) |
| Sonstiges | Sonstige Unterlagen, die den ordnungsgemäßen Betrieb der Einrichtung nachweisen oder die die Heimaufsicht im Einzelfall fordert |
Nach § 199 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) verjähren Verletzungen an Leib, Leben, Gesundheit und Freiheit erst nach 30 Jahren. Kritische Bewohnerakten und Dokumentationen, zu denen ein Rechtsstreit entstehen könnte, sollten Sie daher sicherheitshalber 30 Jahre aufbewahren. Aufbewahrungsfristen für typische Dokumente einer Pflegeeinrichtung
| Dokument | Aufbewahrungsfrist (Jahre) |
| Schriftverkehr mit Pflege- und Krankenkassen | 6 |
| Heimverträge | 6 |
| abgelaufene Versicherungspolicen | 6 |
| Mahnbescheide zu Heimkosten | 6 |
| Kalkulationsunterlagen für Pflegesätze | 6 |
| Abrechnungsunterlagen Bewohner | 10 |
| Abrechnungsunterlagen Pflege- und Krankenkassen | 10 |
| Handzeichenlisten der Mitarbeiter | 10 |
| Pflegedokumentation | 10 |
| Schweigepflichterklärungen ehrenamtlicher Helfer | 10 |
| Spendenbescheinigungen | 10 |
| Überstundenlisten, die als Lohnbelege gelten | 10 |
Aus individuellen Verträgen können sich andere Aufbewahrungsfristen ergeben, etwa aus Vereinbarungen mit den Pflegekassen oder Verträgen zu Fördergeldern. Verstöße können unter Umständen dazu führen, dass Sie Gelder erstatten müssen.
Aufbewahrungsfristen für geschäftliche und steuerliche Unterlagen
Pflegeeinrichtungen unterliegen bei den Aufbewahrungsfristen nach der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) denselben Regelungen wie jeder andere Geschäftsbetrieb auch. Die IHK Nordrhein-Westfalen stellt jedes Jahr eine alphabetisch sortierte Liste mit Unterlagen und zugehörigen Aufbewahrungsfristen auf. Dieses "Merkblatt Aufbewahrungsfristen" finden Sie auf der Internetseite der IHK Nordrhein-Westfalen.