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Aufbewahrungsfristen: Welche Arbeitspapiere Sie zum Jahreswechsel vernichten können

Lesezeit: 2 Minuten Eigentlich ist es nicht so sehr eine Frage des Arbeitsrechts. Aber sie ist eng mit dem Arbeitsrecht verbunden. Welche Arbeitspapiere dürfen Sie zum Jahreswechsel vernichten und welche müssen Sie noch weiter aufbewahren?

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Aufbewahrungsfristen: Welche Arbeitspapiere Sie zum Jahreswechsel vernichten können

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Grundsätzlich gilt auch im Arbeitsrecht, dass Sie nicht mehr Papiere aufbewahren sollten als erforderlich und vorgeschrieben. Sie riskieren sonst, dass bei einer etwaigen Prüfung auch Erkenntnisse aus Papieren verwendet werden, die Sie eigentlich schon gar nicht mehr aufbewahren müssen.

Auf der anderen Seite drohen Ihnen Nachteile durch Schätzungen, wenn Sie Papiere und Dokumente nicht vorlegen können, obwohl deren Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind.

Achtung: Dokumente, die ein behördliches Verfahren betreffen, das bereits begonnen hat, dürfen Sie nicht (mehr) entsorgen. Handeln Sie also rechtzeitig. Daher ist es für den mit dem Arbeitsrecht befassten Unternehmer wichtig, die Fristen zu kennen. 

Ebenso wie für andere kaufmännisch relevanten Dokumente gelten für die Aufbewahrung von im Zusammenhang mit dem Arbeitsrecht entstandenen Dokumente 2 Aufbewahrungsfristen:

  1. Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren (z. B. für Lohnabrechnung)
  2. Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (z. B. Lohn- und Gehaltsbuchführung)

Die Laufzeit beginnt immer am Ende des Jahres, in dem die entsprechende Buchung vorgenommen bzw. das Dokument erstellt wurde. Das heißt bei Dokumenten, die 6 Jahre aufzubewahren sind, können Sie zum Jahreswechsel 2008/2009 alle Unterlagen aus den Jahren 2002 und früher vernichten. Bei 10-jähriger Aufbewahrungsfrist können Sie zum gleichen Zeitpunkt Unterlagen aus 1998 und früher entsorgen. Für Dokumente, die Ihnen nur als E-Mail vorliegen, gelten übrigens die gleichen Fristen wie für Dokumente aus Papier.

In der folgenden Tabelle finden Sie eine Zusammenstellung der wichtigsten Unterlagen im Arbeitsrecht mit Angabe der Aufbewahrungsfrist:

Dokumentenart

Aufbewahrungs-frist

entsorgen bis einschließlich

Arbeitnehmersparzulage, Verträge

6 Jahre

2002

Abrechnungen von auswärtigen Tätigkeiten

10 Jahre

1998

Bewirtungsbelege

10 Jahre

1998

Essensmarken (Abrechnungen)

6 Jahre

2002

Fahrtenbücher

10 Jahre

1998

Lohnbelege

10 Jahre

1998

Lohnkonten

6 Jahre

2002

Lohn- /Gehaltslisten

10 Jahre

1998

Lohnsteueranmeldungen

10 Jahre

1998

Provisionsabrechnungen

10 Jahre

1998

Quittungen

10 Jahre

1998

Vermögenswirksame Leistungen (Verträge)

10 Jahre

1998

Zusammenstellungen von Belegen

10 Jahre

1998

Tipp für Arbeitgeber
Unabhängig von Aufbewahrungsfristen sollten Sie alle Dokumente bis zum Ablauf der Verjährungsfristen aufbewahren, aus denen sich Ansprüche der Arbeitnehmer oder eigene Ansprüche ergeben können. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitsverträge. Ansprüche der Arbeitnehmer gegen den Arbeitgeber verjähren im Arbeitsrecht 3 Jahre nach Fälligkeit und Kenntnis vom Anspruch (§ 195 BGB). Dabei beginnt – ähnlich wie bei Aufbewahrungsfristen – die Verjährung mit Ende des Jahres in dem der Anspruch entstanden ist. Gehaltsansprüche aus dem Jahr 2005 sind daher in der Regel zum 01.01.2009 verjährt.

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