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Was Sie über Aufbewahrungsfristen im Personalbereich wissen sollten

Lesezeit: < 1 Minute Als Arbeitgeber müssen Sie die Personalakten Ihrer Mitarbeiter führen, die Buchungsbelege für Löhne abheften, Schriftwechsel mit der Krankenkasse aufbewahren usw. Das eine oder andere Dokument werden Sie sicher nicht mehr selbst benötigen. Gerade zum Jahreswechsel werden Sie sich dann vielleicht fragen, ob Sie den für Sie unnötigen „Papierkram“ nicht entsorgen können.

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Was Sie über Aufbewahrungsfristen im Personalbereich wissen sollten

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Allerdings gibt es gerade im Personalbereich viele Aufbewahrungsfristen, an die Sie sich als Arbeitgeber lieber halten sollten.

Aufbewahrungsfristen im Personalbereich
Doch welche Unterlagen können wirklich schnell weg und was müssen Sie im Personalbereich wie lange aufbewahren? Zur Beantwortung dieser Frage müssen Sie im Wesentlichen die folgenden zwei Gesetzesbestimmungen kennen:

  • § 257 HGB (Handelsgesetzbuch); „Aufbewahrung von Unterlagen“, „Aufbewahrungsfristen“
  • § 140 AO (Abgabenordnung); „Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen“

Diese Vorschriften ordnen sowohl 6- als auch 10-jährige Aufbewahrungsfristen an. Hier einige Beispiele für verschiedene Aufbewahrungsfristen:

6 Jahre 10 Jahre
  • Anträge auf Arbeitnehmersparzulage
  • Außendienstabrechnungen
  • Beitragsberechnungen zur Sozialversicherung
  • Bewirtungs- und Fahrtkostenbelege
  • Gehaltskonten und -listen
  • Rechtsstreitfälle mit Unterlagen
  • Reisekostenabrechnungen
  • Verträge
  • Werbegeschenknachweise
  • Zahlungsanweisungen
  • Jahresabschlüsse
  • Belege für offene Posten in der Buchhaltung und Gutschriften
  • Geschäftsberichte
  • Gewinn- und Verlustrechnung
  • Handelsbilanz
  • Inventarlisten
  • Kassenbücher und -blätter, Kostenträgerrechnung
  • Beschreibung für Buchführungsprogramme
  • Steuererklärungen
  • Wareneingangs- und ausgangsbücher

Aufbewahrungsfristen laufen zum Jahreswechsel aus
Fristbeginn ist immer das Ende des Kalenderjahres, in dem Sie die letzte Änderung vorgenommen haben (also z.B. den Brief versandt oder die Buchung vorgenommen haben).

Nun können Sie die Konsequenzen für Ihre Personalunterlagen ziehen: Entsorgen Sie beispielsweise nach dem 31. Dezember 2006 die Reisekostenabrechnungen Ihrer Mitarbeiter aus dem Jahr 2000. Die Buchungsbelege der Verdienstabrechnungen aus dem gleichen Jahr müssen Sie hingegen noch bis zum 31. Dezember 2010 aufbewahren.
Für andere Personaldokumente wie z.B.

  • Bewerbungsunterlagen,
  • Beurteilungen,
  • Versetzungsschreiben oder
  • Stellenbeschreibungen

gibt es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Praxis-Tipp
Theoretisch könnten Sie die allgemeinen Personaldokumente, die keinen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, schon kurz nach dem Ende eines Beschäftigungsverhältnisses in den Reißwolf geben.
Wir raten Ihnen aber, mit der Entsorgung dieser Unterlagen zu warten, bis alle gegenseitigen Ansprüche verjährt sind. Das sind im Regelfall drei Jahre. Und wegen § 15 Abs. 4 AGG sollten Sie auch die Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Bewerbern mindestens drei Monate lang aufbewahren

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