Allerdings gibt es gerade im Personalbereich viele Aufbewahrungsfristen, an die Sie sich als Arbeitgeber lieber halten sollten.
Aufbewahrungsfristen im Personalbereich
Doch welche Unterlagen können wirklich schnell weg und was müssen Sie im Personalbereich wie lange aufbewahren? Zur Beantwortung dieser Frage müssen Sie im Wesentlichen die folgenden zwei Gesetzesbestimmungen kennen:
- § 257 HGB (Handelsgesetzbuch); „Aufbewahrung von Unterlagen“, „Aufbewahrungsfristen“
- § 140 AO (Abgabenordnung); „Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen“
Diese Vorschriften ordnen sowohl 6- als auch 10-jährige Aufbewahrungsfristen an. Hier einige Beispiele für verschiedene Aufbewahrungsfristen:
| 6 Jahre | 10 Jahre |
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Aufbewahrungsfristen laufen zum Jahreswechsel aus
Fristbeginn ist immer das Ende des Kalenderjahres, in dem Sie die letzte Änderung vorgenommen haben (also z.B. den Brief versandt oder die Buchung vorgenommen haben).
Nun können Sie die Konsequenzen für Ihre Personalunterlagen ziehen: Entsorgen Sie beispielsweise nach dem 31. Dezember 2006 die Reisekostenabrechnungen Ihrer Mitarbeiter aus dem Jahr 2000. Die Buchungsbelege der Verdienstabrechnungen aus dem gleichen Jahr müssen Sie hingegen noch bis zum 31. Dezember 2010 aufbewahren.
Für andere Personaldokumente wie z.B.
- Bewerbungsunterlagen,
- Beurteilungen,
- Versetzungsschreiben oder
- Stellenbeschreibungen
gibt es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Praxis-Tipp
Theoretisch könnten Sie die allgemeinen Personaldokumente, die keinen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, schon kurz nach dem Ende eines Beschäftigungsverhältnisses in den Reißwolf geben.
Wir raten Ihnen aber, mit der Entsorgung dieser Unterlagen zu warten, bis alle gegenseitigen Ansprüche verjährt sind. Das sind im Regelfall drei Jahre. Und wegen § 15 Abs. 4 AGG sollten Sie auch die Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Bewerbern mindestens drei Monate lang aufbewahren