Mit korrekter Vorarbeit kann der steuerliche Vertreter seine Arbeit schneller und effizienter erledigen, was Ihnen wiederrum Kosten erspart. Denn, wenn der Steuerberater erstmals die Finanzbuchhaltung (FIBU) sortieren muss, dauert das in der Regel länger, als wenn er diese sortiert bekommt. In dieser Zeit aber könnte er schon mehrere FIBUS buchen.
Wie können Sie die Belege vorbereiten?
Verwenden Sie am besten einen separaten Ordner und heften Sie dort alle Rechnungen ab, welche Sie erhalten haben. Diesen Ordner benennen Sie auch am besten "Eingangsrechnungen" und hängen noch das Jahr daran. Unter einer Eingangsrechnung versteht man jene Rechnung, die Sie von Lieferanten erhalten und bezahlen müssen.
Sortieren Sie dabei die Rechnungen nach deren Eingangsdatum. Das heißt, die älteste Rechnung ist ganz unten und die aktuellste ganz oben. Somit wissen Sie sofort, welche Rechnung zuerst zu bezahlen ist. Ist diese dann bezahlt, geben Sie die Rechnung in einen separaten Ordner – der bezahlten Eingangsrechnungen – und sortieren Sie diesen wieder chronologisch. Gleiches gilt auch für die Ausgangsrechnungen.
Um Ihre Belege richtig vorbereite zu können, legen Sie sich dann zwei weitere Ordner an. Geben Sie in jedem Ordner ein Register mit den Zahlen eins bis zwölf, welche für die Monate stehen. Titulieren Sie einen Ordner mit "Kassa" und den anderen mit "Bank".
Wenn Sie sich nun die Bankauszüge holen, heften Sie diese in den entsprechenden Monat ab. Achten Sie darauf, dass der Monatserste unten sein muss und der Monatsletzte oben. Oftmals kommt es vor, dass auf einem Beleg zwei Monate aufscheinen. Heften Sie bitte stets in solchem Fall den Beleg zum Vormonat ab. Sprich: sind auf einem Beleg Buchungen von April und Mai enthalten, ordnen Sie diesen Beleg zum April.
Sortieren Sie dann die entsprechenden Belege hinter dem Bankauszug. Beispielsweise wird die Telefonrechnung abgebucht, dann sortieren Sie die dazugehörende Rechnung hinter diesen Auszug.
Gehen Sie mit den Kassabelegen bzw. Barbelegen genauso vor. Legen Sie die entsprechenden Belege hinter dem Kassablatt sortiert ab.
Ideal ist es, – unabhängig von Ihrer Abgabefrist der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) – wenn Sie monatlich die Unterlagen zum Steuerberater geben.
Um Ihre Belege richtig vorzubereiten, schreiben Sie überdies noch auf die Ordner Ihre Mandantennummer groß auf den Ordnerrücken, sowie ihren Namen und das Wort FIBU.
Was zusätzlich wichtig ist, wenn Sie Ihre Belege vorbereiten möchten
Achten Sie stets darauf, dass Sie frühzeitig beginnen und keine Frist, vor allem nicht die Fristen für das Finanzamt, verpassen. Geben Sie dadurch Ihre Belege zeitgerecht bei Ihrem Steuerberater ab.
Ebenso wichtig und entscheidend ist, dass Sie stets auf Vollständigkeit Ihrer Unterlagen achten. Sollten eventuell Belege fehlen, verzögert dies nur unnötig die Fertigstellung der Buchhaltung. Der Steuerberater müsste Sie dann erinnern, einen Beleg nachzureichen, was wiederrum viel Zeit und Geld in Anspruch nimmt.
Lochen Sie Ihre Belege stets nur an der Längsseite und heften Sie diese, wie oben beschrieben, in den jeweiligen Ordner ein. Trennen Sie stets private und geschäftliche Ausgaben. Versuchen Sie also auch nicht, private Rechnungen in die Buchhaltung mit zu übernehmen. Grundsätzlich werden Sie hier spätestens bei einer Betriebsprüfung ertappt.