Hier kommen wertvolle Tipps zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und ein paar gute Hinweise, wie Sie durch eine gezielte Vernichtung mehr Platz im Büro schaffen können.
1. Beachten Sie die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen für geschäftliche und private Unterlagen
Wer sich an die Aussonderung alter Unterlagen machen will, sollte wissen, dass es für geschäftliche und private Dokumente unterschiedliche Aufbewahrungsfristen gibt. Diese sind in Unternehmen fast immer deutlich länger und auch umfassender geregelt, als im heimischen Bereich. Nur, wer diese Differenzierung beachtet, verhält sich rechtskonform und vermeidet Stress und Ärger.
Leider wissen manche Privatpersonen nicht um die Wichtigkeit einer ausreichenden Aufbewahrung bestimmter Unterlagen und geben vermeintlich unwichtige Belege oftmals viel zu früh im den Altpapiercontainer oder Schredder. Doch insbesondere Rechnungen für hochwertige Haushaltsgeräte oder Unterhaltungselektronik sollten stets bis zum Ende der Gewährleistungsfrist aufgehoben werden, um eigene Ansprüche zu sichern. Zudem bestehen auch für Privatleute gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die zwingend beachtet werden müssen.
2. Werfen Sie als Privatperson nicht vorschnell wichtige Belege weg
Neben der bereits angesprochenen gesetzlichen Gewährleistungsfrist von zwei Jahren für gekaufte Produkte sind Sie als Privatperson aufgrund des § 14 b Absatz 1 Satz 5 Umsatzsteuergesetz (UStG) dazu verpflichtet, Rechnungen für Handwerkerleistungen mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. Dies gilt immer dann, wenn diese im Zusammenhang mit einer zu Wohnzwecken angemieteten Immobilie stehen oder selbst genutztes Wohneigentum betroffen ist. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt dabei, mit dem Ende des Jahres der Rechnungserstellung zu laufen.
So darf beispielsweise eine Rechnung vom Februar 2013 erst am 01.01.2017 vernichtet werden. Gleiches gilt für Rechnungen über sogenannte Haushaltsnahe Dienstleistungen. Zudem sollten Sie private Kontoauszüge mindestens vier Jahre lang aufbewahren, damit Sie im Zweifelsfall eine getätigte Zahlung ordnungsgemäß nachweisen können.
3. Als Unternehmer oder Selbständiger haben Sie strengere Aufbewahrungsfristen zu beachten
Ganz grundsätzlich kann gesagt werden, dass Sie als Gewerbetreibender oder Unternehmer stets dazu verpflichtet sind, sämtliche anfallenden Firmenunterlagen bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorzuhalten. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie zur Buchführung verpflichtet sind. Zu den relevanten Dokumenten zählen beispielsweise:
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse
- Inventarverzeichnisse
- Buchungsbelege
- Steuerunterlagen
Für diese Dokumente gilt nach den Bestimmungen der Abgabenordnung (AO) und des Umsatzsteuergesetzes (UStG) eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Daneben haben Sie auch empfangene und versandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerrechtlich bedeutsame Unterlagen sechs Jahre lang aufzubewahren. Freiberufler oder im Nebenerwerb Selbstständige sollten überdies ihre Kontoauszüge mindestens zehn Jahre lang aufbewahren.
Achtung: Die Aufbewahrungsfristen beginnen bei geschäftlichen Unterlagen erst dann zu laufen, wenn der Jahresabschluss erfolgt ist! Dies kann also für das Jahr 2015 bei umfangreicher Buchführung durchaus im Oktober 2016 der Fall sein, so dass die zehnjährige Frist erst am 31.12.2026 endet.
4. Bedenken Sie die Folgen vorschneller Vernichtung
Wenn Sie gegen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verstoßen, kann dies unangenehme Folgen haben. Vor allem als Unternehmer können Sie sich dabei unter Umständen mit dem Verdacht einer Straftat konfrontiert sehen. Da die Beweislast hier immer beim Steuerpflichtigen liegt, müssten Sie die verlorenen Unterlagen gegebenenfalls kostenpflichtig wiederbeschaffen, um die Vorwürfe zu entkräften. Zudem müssen Sie mit Bußgeldern wegen des Verstoßes gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten rechnen. Ferner können aus einer Missachtung der Aufbewahrungsfristen folgende Vorwürfe resultieren:
- Verdacht der Urkundenunterdrückung (§ 274 Strafgesetzbuch – StGB)
- Verdacht einer Insolvenzstraftat (§§ 283 ff. StGB)
- Verdacht von Steuerstraftaten beziehungsweise Ordnungswidrigkeiten (§§ 370, 378 und 379 Abgabenordnung – AO).
Auch als Privatperson müssen Sie mit empfindlichen Strafen rechnen, etwa wenn Sie eine Rechnung über die Lieferung von Baumaterial vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet haben. Hier kann ein Bußgeld in einer Höhe von bis zu 500 Euro verhängt werden.