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Zeitmanagement mit Outlook 2010 – Nutzen Sie Textbausteine

Lesezeit: < 1 Minute Beim Schreiben von E-Mails mit Outlook ist der Einsatz von Textbausteinen sehr hilfreich, weil Sie sich damit das wiederholte Schreiben von Texten ersparen. Die Funktion der Textbausteine ist eine Funktion aus Word, die Microsoft ab Outlook 2007 in Outlook zur Verfügung stellt. Ich zeige Ihnen in diesem Artikel, wie Sie Textbausteine erstellen können.

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Zeitmanagement mit Outlook 2010 – Nutzen Sie Textbausteine

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Bestimmt gibt es in Ihrem beruflichen Alltag E-Mails, bei denen Sie den gleichen Inhalt immer wieder schreiben. Einige Beispiele sind:

  • die persönliche Schlussformel (Liebe Grüße Deine Angela)
  • gleichlautende Einladungstexte zur Projektbesprechung
  • Erinnerungs-E-Mails an Kollegen bei der Abgabe von Urlaubs- und Stundenzetteln
  • Hinweise bei Rechnungen per E-Mail
  • Akquisetexte

Mit Hilfe der Textbausteine können Sie sich das wiederholte Schreiben dieser Inhalte sparen.

Wie legt man in Outlook 2010 einen Textbaustein an?

Öffnen Sie eine neue E-Mail, damit Sie einen "Texteditor" haben, um den Text für den Textbaustein zu erfassen. Eine Alternative ist, den Textbaustein vor dem Senden aus einer E-Mail zu erstellen, die Sie gerade verschicken wollen. Gehen Sie, wie folgt, vor:

  • Erfassen Sie den Text für den Textbaustein.
  • Markieren Sie den Text des Textbausteines.
  • Speichern Sie den Textbaustein.
  • Klicken Sie dazu auf das Register "Einfügen" – Symbol Schnellbausteine.
  • Speichern Sie den Textbaustein im Eintrag "Im Autotext-Katalog speichern".
  • Vergeben Sie einen Namen für den Textbaustein (Kürzel).
  • Schließen Sie die E-Mail und speichern Sie diese nicht.

Wie verwendet man in Outlook 2010 den Textbaustein?

  • Öffnen Sie eine neue E-Mail.
  • Erfassen Sie Ihren E-Mail-Text.
  • Geben Sie das Kürzel für Ihren Textbaustein ein, wenn Sie den Text des Textbausteins verwenden wollen.
  • Drücken Sie die F3-Taste.

Tipp: Bestehende Textbausteine können Sie editieren oder korrigieren, indem Sie den geänderten Textbaustein nochmals erfassen und unter demselben Kürzel nochmals abspeichern.

Sie haben das Kürzel für den Textbaustein vergessen?

Das ist kein Problem: Öffnen Sie eine neue E-Mail. Klicken Sie dazu auf das Register "Einfügen – Symbol Schnellbausteine". Dort in der Liste sehen Sie den Textbaustein-Inhalt + Kürzel.

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