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Zeitgemäße Korrespondenz in Outlook 2003 – 2010 umsetzen

Lesezeit: < 1 Minute Outlook bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten, um Ihre Mails, die Sie möglicherweise in Hinblick auf zeitgemäßere Formulierungen überarbeitet haben, zu optimieren. In diesem Artikel wollen wir Ihnen dazu inhaltliche aber auch EDV-technische Tipps für die Nutzung von Outlook 2003 – 2007 – 2010 vorstellen.

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Zeitgemäße Korrespondenz in Outlook 2003 – 2010 umsetzen

Lesezeit: < 1 Minute

Inhaltliche Grundlagen

Einsatz von

  • Textbausteinen
  • Formularen
    Als Outlook-Formular -*.oft
    Als InfoPath-Formular

Inwieweit sind Textbausteine und Formulare beim Schreiben einer Mail hilfreich?

Textbausteine

Das Abspeichern von gut formulierten Texten als Textbaustein sowie der Einsatz dieser Textbausteine garantiert, dass man zeitgemäße gut formulierte Mails schreibt.
Wenn Sie in Outlook immer wieder die gleichen Formulierungen beim Mailen verwenden, dann können Sie mithilfe der Textbausteine diese Formulierungen einbinden. Zudem werden die Textbausteine mit Hilfe von Kürzeln und der F3 beim Schreiben in einer Mail verwendet. Diese Funktionalität spart Zeit beim Erstellen einer Mail.

Formulare

Der Einsatz von Formularen in Mails ist ein großer Zeitgewinn. Mails mit gleichem Inhalt, gleichem Anhang und gleichem Betreff, die aber an verschiedene Adressaten gehen, können als Formular abgespeichert werden und per Knopfdruck in Outlook dann verwendet werden.

EDV-technische Grundlagen

Textbausteine

Outlook 2003: Textbausteine gibt es nicht in Outlook 2003. Stattdessen muss man die Funktion der Signatur als Textbausteine verwenden.

Outlook 2007

  • Neue Mail öffnen
  • Textbaustein erfassen
  • Textbaustein speichern unter: Register Einfügen – Symbol Schnellbausteine
  • Mail schließen und nicht speichern

 Outlook 2010

  • Neue Mail öffnen
  • Textbaustein erfassen
  • Textbaustein speichern unter: Register Einfügen – Symbol Schnellbausteine
  • Mail schließen und nicht speichern

 

Erstellung von Formularen – *.oft

Öffne Sie eine neue Mail und legen Sie das Formular fest mit mit Inhalt, ggf. Mailadresse und Anhang.

 Outlook 2003

  • Menüpunkt Datei
  • Untermenüpunkt Speichern unter
  • Dateityp Outlook-Vorlage

 Outlook 2007

  • Office Button
  • Speichern unter
  • Dateityp Outlook-Vorlage

 Outlook 2010

  • Register Datei
  • Speichern unter
  • Dateityp Outlook-Vorlage

Verwenden von Formularen

Outlook 2003

  • Menüpunkt Datei
  • Untermenüpunkt Formular auswählen

 Outlook 2007

  • Menüpunkt Datei
  • Untermenüpunkt Formular auswählen

 Outlook 2010

  • Register Start
  • Neue Elemente
  • Weitere Elemente
  • Formular auswählen

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