Empfehle diesen Artikel auf:
Businesstipps Microsoft Office

Zeitgemäße Korrespondenz in Outlook 2003 – 2010 umsetzen

Outlook bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten, um Ihre Mails, die Sie möglicherweise in Hinblick auf zeitgemäßere Formulierungen überarbeitet haben, zu optimieren. In diesem Artikel wollen wir Ihnen dazu inhaltliche aber auch EDV-technische Tipps für die Nutzung von Outlook 2003 – 2007 – 2010 vorstellen.

Autor:

Zeitgemäße Korrespondenz in Outlook 2003 – 2010 umsetzen

Inhaltliche Grundlagen

Einsatz von

  • Textbausteinen
  • Formularen
    Als Outlook-Formular -*.oft
    Als InfoPath-Formular

Inwieweit sind Textbausteine und Formulare beim Schreiben einer Mail hilfreich?

Textbausteine

Das Abspeichern von gut formulierten Texten als Textbaustein sowie der Einsatz dieser Textbausteine garantiert, dass man zeitgemäße gut formulierte Mails schreibt.
Wenn Sie in Outlook immer wieder die gleichen Formulierungen beim Mailen verwenden, dann können Sie mithilfe der Textbausteine diese Formulierungen einbinden. Zudem werden die Textbausteine mit Hilfe von Kürzeln und der F3 beim Schreiben in einer Mail verwendet. Diese Funktionalität spart Zeit beim Erstellen einer Mail.

Formulare

Der Einsatz von Formularen in Mails ist ein großer Zeitgewinn. Mails mit gleichem Inhalt, gleichem Anhang und gleichem Betreff, die aber an verschiedene Adressaten gehen, können als Formular abgespeichert werden und per Knopfdruck in Outlook dann verwendet werden.

EDV-technische Grundlagen

Textbausteine

Outlook 2003: Textbausteine gibt es nicht in Outlook 2003. Stattdessen muss man die Funktion der Signatur als Textbausteine verwenden.

Outlook 2007

  • Neue Mail öffnen
  • Textbaustein erfassen
  • Textbaustein speichern unter: Register Einfügen – Symbol Schnellbausteine
  • Mail schließen und nicht speichern

 Outlook 2010

  • Neue Mail öffnen
  • Textbaustein erfassen
  • Textbaustein speichern unter: Register Einfügen – Symbol Schnellbausteine
  • Mail schließen und nicht speichern

 

Erstellung von Formularen – *.oft

Öffne Sie eine neue Mail und legen Sie das Formular fest mit mit Inhalt, ggf. Mailadresse und Anhang.

 Outlook 2003

  • Menüpunkt Datei
  • Untermenüpunkt Speichern unter
  • Dateityp Outlook-Vorlage

 Outlook 2007

  • Office Button
  • Speichern unter
  • Dateityp Outlook-Vorlage

 Outlook 2010

  • Register Datei
  • Speichern unter
  • Dateityp Outlook-Vorlage

Verwenden von Formularen

Outlook 2003

  • Menüpunkt Datei
  • Untermenüpunkt Formular auswählen

 Outlook 2007

  • Menüpunkt Datei
  • Untermenüpunkt Formular auswählen

 Outlook 2010

  • Register Start
  • Neue Elemente
  • Weitere Elemente
  • Formular auswählen

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

Bitte teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Beitrag gefällt. Klicken Sie hierzu auf die unten abgebildeten Sternchen (5 Sternchen = sehr gut):

Bitte warten...

PPS: Ihnen hat der Beitrag besonders gut gefallen?

Unterstützen Sie unser Ratgeberportal:

Outlook-Verteilerlisten mit einem kostenlosen Tool erstellen

Mit Outlook-Verteilerlisten können Sie sicherstellen, dass Ihre Nachrichten und Berichte an alle gewünschten Empfänger gesendet werden. Ein kostenloses Tool kann Ihnen bei der Einrichtung von Verteilerlisten gute Dienste leisten.

Zeitmanagement mit Outlook 2003 – Textbausteine erstellen

Beim Schreiben von Mails mit Outlook ist der Einsatz von Textbausteinen sehr hilfreich, weil Sie sich damit das wiederholte Schreiben von Texten ersparen. Die Funktion der Textbausteine ist eine Funktion aus Word, die Microsoft aber erst ab Outlook 2007 innerhalb von Outlook zur Verfügung stellt. Ich zeige Ihnen in diesem Artikel, wie Sie in Outlook 2003 trotzdem Textbausteine erstellen können.

Gleiche E-Mails ganz schnell noch einmal verschicken

Es kommt immer wieder vor, dass E-Mails ihr Ziel nicht erreichen. Bei wichtigen Nachrichten wird sich der Empfänger schon melden und sich über das Ausbleiben Ihrer E-Mail beschweren. Aber was dann? Müssen Sie jetzt den gesamten Nachrichtentext noch einmal schreiben und mühsam alle Dateianhänge heraussuchen, die Sie mitgeschickt hatten? Glücklicherweise nicht! Outlook macht es Ihnen besonders leicht, eine E-Mail erneut zu verschicken. Hier die Schritte im Detail:
Videotipp Outlook Mail: Schluss mit der ständigen Ablenkung durch E-Mails!

Videotipp Outlook Mail: Schluss mit der ständigen Ablenkung durch E-Mails!

Rufen Sie in Outlook-Mail Ihre E-Mails automatisch ab und werden diese noch dazu mit einem Sound angekündigt? Jede Unterbrechung ist eine Ablenkung...

Outlook 2010 – Umstellung von Lotus Notes – und nun?

Ihre Firma hat von Lotus Notes auf Outlook umgestellt? Wenn ja, dann müssen Sie sich bestimmt noch an die neue Oberfläche in Outlook 2010 gewöhnen. Manches geht bei Outlook bei der Erstellung von Mails und Terminen anders als in Lotus Notes. Wir stellen Ihnen einige Änderungen in Outlook vor.

So richten Sie eine Geburtstags-Erinnerung für Outlook ein

Haben Sie schon einmal den Geburtstag Ihres Chefs vergessen? Oder noch schlimmer, einen Ehrentag Ihres Ehegatten? Dann könnte ein kostenloses Tool für Sie interessant sein: Die Geburtstags-Erinnerung für Outlook.

Briefpapier in Outlook verwenden

Sie finden Standard E-Mails langweilig und wollen mal etwas Peppigeres verschicken? Dann versuchen Sie es mal mit dem Briefpapier von Outlook. Viele verschiedene Designs können Ihren Text ansprechender gestalten. Achten Sie nur in einer geschäftlichen Korrespondenz darauf, dass es nicht zu bunt wird.

Outlook: Mail-Empfänger schnell und komfortabel auswählen

Sie möchten in Outlook eine E-Mail an mehrere Empfänger versenden, kennen aber deren Mail-Adressen genau? So wählen Sie die Adressen aus Ihrem Kontakte-Ordner blitzschnell aus:

Newsreader Outlook: mit RSS-Feed am Ball bleiben

Die Zeit, wo Sie Ihre Lieblingsnachrichten auf der Webseite des jeweiligen Herausgebers suchen mussten, ist vorbei! Mit dem Newsreader Outlook können Sie die Nachrichten jetzt direkt in Outlook lesen. Hierfür nutzt Outlook die RSS-Feeds.

Outlook-Fehlermeldung zur genauen Fehler-Diagnose

Ab der Version 2002 / XP kann eine Outlook-Fehlermeldung automatisch protokolliert werden. Informationen aus dem Fehlerprotokoll können den Usern und Administratoren helfen, Outlook-Probleme zu beheben. So aktivieren Sie die Protokollfunktion in Outlook.