Vor- und Nachteile eines Managed Workplace

Was ist ein Managed Workplace? 

Ein „Managed Workplace“ bezeichnet ein Dienstleistungsangebot oder eine Kombination von Dienstleistungen, bei dem ein Dienstleister alle notwendigen Arbeitsmittel für Firmenmitarbeiter zentral bereitstellt. Dies umfasst beispielsweise Hardware, Software, Service-Dienstleistungen und Infrastruktur. Auf Deutsch würde man dies als „extern verwalteter Arbeitsplatz“ bezeichnen.  

Dazu zählen unter anderem: 

• Laptop bzw. PC oder Workstation 
• Externer Bildschirm 
• Dockingstation 
• Maus, Tastatur, Headset 
• Stühle, Tische, etc. 
• EDV-Software wie Microsoft 365 Office-Paket 
• Datenschutz-Software 
• (Video-)Telefonie-Paket 

Ein solches Modell bietet Unternehmen diverse Vorteile. Es reduziert die Anzahl der beteiligten Dienstleister und Lieferanten, wodurch die Organisationsstruktur vereinfacht wird. Dies führt zu einem geringeren Verwaltungsaufwand, insbesondere in Bezug auf Rechnungsstellung und Buchhaltung. Darüber hinaus wird durch die Minimierung der Kontaktpersonen für Support und Wartung die Effizienz gesteigert. Zudem ermöglicht dir ein solcher „all-in-one“ Service bzw. ein Workplace as a Service eine rasche Anpassung an standardisierte Anforderungen und optimiert somit den gesamten Prozess. 

Managed Workplace für StartUps 

Workspace Management in StartUps unterstützt die effektive Nutzung von Ressourcen und verbessert die Teamarbeit innerhalb deiner Organisation. Digitale Plattformen für die Verwaltung von hybriden Arbeitsplätzen erleichtern dir die Koordination der anwesenden Mitarbeitenden mit den Remote-Beschäftigten und die strukturierte Verwaltung von Büroflächen und Co-Working-Spaces. Dank zentralisierter Anwendungen können Desk-Auslastung, Raumnutzung und Gerätebedarf präzise gesteuert werden. Funktionen wie Reservierungen, Übersichten und Wartelisten sorgen für einen störungsfreien Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens oder den Verantwortlichen eines Projekts. Durch Workspace Management wird die Zusammenarbeit zwischen Remote-Mitarbeitenden und Büroarbeitenden erleichtert, was eine ausgewogene Mischung aus Dynamik, Flexibilität und Struktur ermöglicht. 

Die Zeiten in denen StartUps in Garagen groß werden, sind längst vorbei. Ab einem gewissen Punkt müssen Talenten auch entsprechende Arbeitsbedingungen geboten werden und damit dies möglichst professionell und mit minimalem Aufwand gewährleistet werden kann, kann es sinnvoll sein, mit einem Anbieter zusammenzuarbeiten, der alle Teilbereiche vereint. Genau das ist ein Workplace as a Service. 

Worauf muss man als StartUp besonders achten? 

Als StartUp geht es darum, die eigene Idee so schnell und so gut wie möglich umzusetzen. Dabei sollten die technische Ausstattung und benötigte Software nicht mehr als Mittel zum Zweck, also eben Arbeitsmittel sein.  

• Verschwende so wenig Zeit wie möglich mit dem Auswählen, Kaufen, Einrichten und Service für die Ausstattung Deiner Mitarbeiter und konzentriere dich auf die wichtigen Dinge! 

• Lass dich nicht von technischen Hürden bremsen: Dein Unternehmen soll wachsen, neue Mitarbeitende sollen schnell starten und du willst schnell mit neuen aktuellen Tools arbeiten? Dann musst du entweder viel Zeit und Know-how investieren oder gleich mit Experten zusammenarbeiten. Durch Managed Workplace Konzepte können komplette Arbeitsplätze inklusive Hardware und eingerichteter Software innerhalb von nur ein bis zwei Werktagen bereitgestellt werden. 

• Wähle einen Partner für Hardware- und Software-Software, der mit dir zusammen skalieren kann. Heute brauchst du vielleicht zwei oder drei ausgestattete Arbeitsplätze, doch zukünftig könnten es vielleicht auch mal dreistellige Zahlen sein, die neue Software brauchen. Mit dem richtigen Partner für Managed Workplace Service ist es kein Problem für ein größeres Team komplett abgestimmte Ausrüstung zur Verfügung zu stellen.  

• Dank Managed Workplace Konzepten sind die Kosten genau planbar und das Budget wird weniger belastet. Gerade StartUps haben oft keine großen Budgets, dadurch ist von noch größerem Vorteil, dass Hard- und Software nur monatlich bezahlt werden und nicht zu Beginn größere Investitionen notwendig sind. 

Was sind die Vorteile des Managed Workplace Konzeptes? 

• Der Modern Workplace ermöglicht es Teams, ihre Ressourcen effektiver zu nutzen und mehr zu erreichen. Informationen können effizienter und flexibler mit relevanten Teammitgliedern geteilt werden, wodurch Konflikte reduziert und Entscheidungsprozesse beschleunigt werden. 

• Darüber hinaus können die fortgeschrittenen Möglichkeiten, die durch die Entwicklung künstlicher Intelligenz (KI) entstehen, effektiv genutzt werden, um die Produktivität im Modern Workplace zu steigern. So kann beispielsweise das System Informationen genau dann bereitstellen, wenn Mitarbeiter sie benötigen, da es erkennt, dass zu bestimmten Arbeitsphasen regelmäßig Informationen benötigt werden oder thematische Übereinstimmungen vorliegen. 

• Unternehmensabläufe können effizienter gestaltet werden. Mit der Einführung des Modern Workplace können Arbeitsverfahren vollkommen neu konzipiert werden. Es geht hierbei nicht nur um die Implementierung neuer Tools oder Hardware, sondern viel mehr um eine Kulturveränderung. Prozesse können neu überdacht und mit passenden Lösungen unterstützt werden, um weitere Konflikte zu beseitigen und ineffiziente Prozesse zu verbessern. 

• Im Modern Workplace können strengste Sicherheitsstandards für Mitarbeiter umgesetzt werden. Dort, wo in Unternehmen oft Sicherheitsrisiken bestehen, wie zum Beispiel Passwörter auf Bildschirmen oder offen liegende Dokumente auf Schreibtischen, können Sicherheitsstandards durch entsprechende Systeme und Prozesse erhöht werden. 

• Der Modern Workplace kann auch dazu beitragen, das Gemeinschaftsgefühl im Unternehmen zu stärken. In Situationen, in denen Abteilungen durch Stockwerke getrennt sind und ein übergreifender Austausch oft schwierig ist, können solche Barrieren durch Zusammenarbeitslösungen im Modern Workplace überwunden und das Gemeinschaftsgefühl gestärkt werden. 

• Managed Workplaces ermöglichen, neue Arbeitsplätze kurzfristig und flexibel zur Verfügung zu stellen und sorgen so dafür, dass gerade junge Unternehmen schnell und problemlos wachsen können. 

Nachteile Managed Workplace 

Die Nachteile von Managed IT-Services können in einer gewissen Abhängigkeit vom Anbieter und den daraus resultierenden Herausforderungen liegen. Wenn Du in IT investierst, hast Du die Kontrolle über Hard- und Software an einem zentralen Ort und kannst stets auf deine IT-Infrastruktur zugreifen. Für einige Unternehmer kann der Kontrollverlust stressig sein. Weitere Herausforderungen ergeben sich aus einer starken Abhängigkeit vom Managed IT-Services-Anbieter, insbesondere in Bezug auf dessen Personal und die Qualität seiner Dienstleistungen. Die gesamte Datensicherheit und die Funktionsfähigkeit deiner IT-Infrastruktur hängen stark von der Qualifikation der Dienstleistermitarbeiter und der Qualität ihrer Arbeit ab. Mit einer sorgfältigen Auswahl des Anbieters können diese potenziellen Nachteile jedoch erfolgreich vermieden werden. 

Autoreninfo

Marcus Rieck hat sich seit 2016 fast ausschließlich mit dem Thema „Moderner Arbeitsplatz“ beschäftigt. 

Mit vielen Herstellern, Distributoren, Finanzierungsgesellschaften und Versicherungsgesellschaften hat er das Thema vom Kunden her neu gedacht und gemeinsam mit seinem Team einen Baukasten zusammengestellt die Kunden jeder Größe heute gerne nutzen. 

Bildnachweis: peopleimages.com / stock.adobe.com