Computer Praxistipps

Welche Software brauchen Sie im Büro?

Lesezeit: 3 Minuten Bei der Organisation eines reibungslosen Geschäftsablaufs kann spezielle Software eine große Hilfe sein. Das Betriebssystem und die Anwendungen sollten auf die firmenspezifischen Anforderungen abgestimmt sein.

3 min Lesezeit
Welche Software brauchen Sie im Büro?

Welche Software brauchen Sie im Büro?

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Jedoch gibt es ein enorm großes Spektrum an Software für Betriebe. Deshalb stellt sich für viele Unternehmer die Frage, welche Software wirklich benötigt wird, damit es im Büro läuft und auf welche Programme eventuell verzichtet werden kann.

Warum brauchen Sie überhaupt Software?

Software kann die tägliche Arbeit enorm erleichtern. Mit Hilfe von bestimmter Software können Sie effizienter arbeiten. Dies wirkt sich auch positiv auf Ihren Stundenlohn aus. So können Sie zum Beispiel Kalkulationen schneller ausarbeiten, Tätigkeiten bezüglich der Steuer rascher erledigen oder bei Projekten einfacher und besser den Überblick bewahren und letztlich weniger Fehler begehen. Grundsätzlich sollten Sie jedoch bei der Anschaffung solcher Software bedenken, dass es Ihnen nichts bringt, unnötige Programme anzuschaffen. Das sind nicht nur überflüssige Kosten für Ihr Unternehmen, die an anderer Stelle besser investiert wären. Programme, die Sie nicht nutzen, können sich zudem negativ auf Ihre Rechnerleistung auswirken und unnötig viel Speicherplatz belegen. Zudem benötigen Sie im Büro Software, um für die Organisation eines reibungslosen Geschäftsablaufes zu sorgen. Die grundlegenden Prozesse im Betrieb lassen sich mit Standard-Büroprogrammen abbilden. So können Sie tägliche Geschäfte wie die Erstellung von Briefen, Berichten, Präsentationen, Rechnungen oder Adresslisten bequem digital erledigen und sparen sich somit Arbeit und Zeit.

Welche Software ist essentiell?

Es gibt ein breit gefächertes Spektrum an Software für Unternehmen. Je nach firmenspezifischen Anforderungen brauchen Betriebe unterschiedliche Programme. Doch welche Software sollte Standard in Ihrer Firma sein?

Kommunikationssoftware

Die meisten Unternehmen greifen bei der Abstimmungsarbeit zu E-Mails. Arbeiten Sie aber über einen längeren Zeitraum und viel mit einem Kunden über E-Mails zusammen, entsteht eine regelrechte E-Mail-Flut, die Ihre Arbeit lähmen kann und unter der andere wichtige Nachrichten übersehen werden können. In solchen Fällen empfiehlt sich die Verwendung von Chat-Programmen. Die Bedienung dieser ist in der Regel einfach und ermöglicht Ihnen eine schnelle und übersichtliche Abstimmungsarbeit.

Buchhaltungssoftware

Professionelle Buchhaltungssoftware erspart Ihnen die lästige Erstellung von Tabellen sowie Texten zu Rechnungen, Arbeitszeiten und der Buchhaltung. Mit solchen Lösungen haben Sie einen besseren Überblick über Ihre Steuer und verhindern Ärger mit dem Finanzamt. Zudem arbeiten Sie mit solchen Programmen effizienter. Um solche Software zu verwenden, müssen Sie in der Regel kein ausgebildeter Buchhalter sein.

Projektmanagementsoftware

Mit einem Tool zum Projektmanagement können Sie sich die Planung von Projekten erleichtern. Oft gibt es von den eigenen Dateien verschiedene Versionen, über die Sie schnell den Überblick verlieren. Kommt es zum Vorzug einer bestimmten Arbeit, so müssen Sie Ihre gesamte Planung überarbeiten. Eine Projektmanagementsoftware hilft Ihnen, Ihre Projektplanung besser zu überblicken und die Projekte mit weiteren Personen zu teilen.

Software zum Dateimanagement

Selbstverständlich benötigt jedes Unternehmen Programme zur Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Kalkulationen und Präsentationen. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen viele Dateien mit Kunden abstimmen müssen, ist es einfacher, solche Dateien bei Google Docs einzustellen. Dabei können Sie jede Datei individuell für gewisse Personen freigeben. Dafür wird ein Link erstellt, den Sie per E-Mail an den jeweiligen Personenkreis weiterleiten können.

Notizensoftware

Haben Sie zahlreiche Notizzettel überall an Ihrem Arbeitsplatz verteilt und blicken in dem Chaos nicht mehr durch? Dann sollten Sie über die Installation eines Tools nachdenken, in welchem Sie Notizen, Links oder Fotos abspeichern können. So haben Sie alles in einem Programm und die lästige Zettelwirtschaft ist passé. Unter Windows kann man für einen ersten Überblick auf die Sticky Notes zurückgreifen.

Was gilt es bei der Anschaffung von Bürosoftware zu beachten?

Vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen empfiehlt es sich, auf Komplettlösungen bezüglich kaufmännischer Software zurückzugreifen. Damit lassen sich sämtliche Aufgaben dieses Tätigkeitsfelds wie Auftragsbearbeitung, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Rechnungsstellung oder Gehalts- und Lohnabrechnungen effizient abarbeiten. Je nach Bedarf des jeweiligen Unternehmens gibt es verschiedene Software-Pakete. Deshalb ist es wichtig zu ermitteln, für welche Software Sie wirklich Bedarf haben. So können Sie anschließend die passende Lösung für Ihre Firma finden.

Bildnachweis: contrastwerkstatt / stock.adobe.com

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